Рейтинг систем управления знаниями 2023

Рувард анонсирует первый рейтинг систем управления знаниями за 2023 год (а также комплексное исследование функционала представленных на рынке решений).

Основная задача рейтинга – предоставить возможность выбора подходящего инструмента для эффективной работы компании среди систем управления знаниями от российских разработчиков ПО.

ТОП-10: Knowledge Management Systems

Система управления знаниями (СУЗ) — это IT-инструмент, который помогает автоматизировать процесс сбора, хранения и распространения корпоративных знаний для эффективной работы компании. Знания и опыт компании аккумулируются внутри одной конкретной системы и доступны для сотрудников или других участников деятельности этой компании в любое время.

Благодаря прозрачности и доступности знаний, сотрудники эффективнее решают задачи компании: оперативно находят нужную информацию, быстрее принимают решения, фиксируют экспертные знания и прикладной опыт компании, лучше коммуницируют с коллегами, заказчиками и подрядчиками.

Несмотря на то, что в чарте представлены и зарубежные продукты, основной акцент при подготовке рейтинга KMS-систем (в рамках концепции импортозамещения) был сделан на анализ российских решений, представленных на рынке.

В основу методики построения рейтинга лег детальный анализ функционала представленных на рынке решений. Сбор и анализ данных в рамках исследования проводились с февраля по апрель 2023 года.

Краткий обзор участников рейтинга систем управления знаниями

1. Confluence

Универсальный сервис для управления корпоративными знаниями, который можно кастомизировать с помощью дополнительных платных плагинов. Confluence занимает лидирующую позицию в корпоративном сегменте и за годы своего существования стал образцом для многих продуктов. Основа сервиса — база знаний с расширенными функциями совместной работы. Внутри рабочих пространств пользователи создают и коллективно работают над документами. В Confluence реализованы широкие возможности визуального редактора, опция параллельного редактирования, интеграции с различными сервисами. Права доступа детально настраиваются — это помогает реализовать доступ к контенту для сотрудников и внешних пользователей, например, клиентов или подрядчиков. Популярностью пользуется сочетание продуктов семейства Atlassian: базы знаний Confluence и таск-трекера Jira.

2. Notion

Notion — современное решение, которое чаще всего выбирают для командной работы над проектами или компании с небольшим штатом сотрудников. Notion позволяет упорядочить внутренние процессы компании: вести базу знаний, заметки, списки дел, протоколы встреч, контент-план, работать с канбан-досками и таск-трекером, составить дорожную карту проекта. В этом сервисе база знаний функционирует по принципу вики. Для создания контента базы знаний реализован функционал параллельного редактирования, тегирования, комментирование по тексту.

3. TEAMLY

TEAMLY — платформа для совместной работы и управления знаниями компании. По сути, это многофункциональная база знаний, где большое внимание уделяется совместной работе. Внутренняя структура схожа с западным сервисом Confluence: есть рабочие пространства, которые хранятся на платформе методом дерева. Пространство может принадлежать конкретному отделу или создаваться под проект. По функционалу и структуре TEAMLY среди российских сервисов ближе всех к полному аналогу Confluence. Но, в отличие от Notion, разработчики сервиса не реализовали базы данных, с помощью которых информация может быть представлена в разном виде: таблицы, списки, доски и др. Нет и маркетплейса интеграций, как у Confluence. Командная работа реализована на всех уровнях: от создания материала с большим набором инструментов визуального редактора, широких возможностей совместного редактирования до многоуровневого workflow согласования документов. Права доступа к пространству или отдельным документам гибко настраиваются. Создавать документ и редактировать его может сразу несколько пользователей в режиме онлайн. Для совместной работы реализован легкий функционал постановки задач. Также есть встроенный LMS-модуль для создания обучающих курсов из материалов базы знаний. Реализовано полноценное мобильное приложение, в котором можно читать материалы базы знаний и проходить обучение.

4. L2U InKnowledge

По анализу функционала, сервис InKnowledge несколько уступает предыдущим продуктам по нескольким пунктам. Есть совместная работа и редактирование онлайн, но нет возможности параллельного редактирования документа несколькими пользователями. Также отсутствует модуль создания курсов. Функцию обучения здесь выполняют тестовые формы. Также нет отдельного мобильного приложения, но предусмотрена мобильная версия сервиса. Мощный конструктор скриптов позволяет быстро создавать готовые шаблоны, а детальные поисковые настройки — найти нужную информацию. Есть BI модуль аналитики с разными инструментами визуализации данных.

5. MinervaSoft

Minerva Knowledge — это база знаний для быстрого поиска ответа на необходимый вопрос. У сервиса в меньшей степени развит функционал совместной работы по сравнению с предыдущими ПО. Нет параллельного редактирования, комментирования фрагментов текстов, отсутствует функционал постановки задач. Нет отдельного хранилища для файлов, а также мобильного приложения. Сервис доступен в мобильной версии. В базе знаний хорошо реализован поиск и полноценный конструктор скриптов. Также MinervaSoft предлагает сильный модуль обучения, который доступен в отдельной LMS-системе MinervaLearn. Продукты компании интегрируются между собой.

6. EvaWiki

Разработчики базы знаний EvaWiki предусмотрели хороший блок совместной работы над документами, но без функции параллельного редактирования несколькими пользователями. Поисковый движок проработан в недостаточной степени, что критично для эффективного использования сервиса. Также не хватает инструментов для удобного управления знаниями в системе: журнала изменений, предпросмотра статей, возможности установить обложку и других. Также нет модуля для построения обучающих курсов на материалах базы знаний. Полноценного мобильного приложения нет, но сервис доступен в мобильной верстке. EvaWiki — инструмент базы знаний из большого семейства продуктов компании. EvaWiki интегрируется с другими продуктами компании, например, с полноценным таск-трекером EvaProject, создавая функциональный инструмент для управления знаниями компании.

7. Platrum

Platrum — это мультифункциональный сервис автоматизации менеджмента, который позволяет упростить и систематизировать управление и организацию работы бизнеса. В набор инструментов Platrum входит база знаний. Некоторые недочеты в функционале совместной работы: визуальный редактор с минимальным набором опций, нет параллельного редактирования документа, не реализован документооборот и недостаточно разнообразны настройки прав доступа к материалам. Поиск внутри системы не обладает полным функционалом: нет фильтров, морфологического поиска, поиска по файлам, история поиска не сохраняется. Зато у Platrum есть полноценный встроенный модуль обучения и отдельное мобильное приложение.

8. Yonote

Yonote — онлайн-сервис для работы проектных команд или компаний с небольшим штатом сотрудников. Одна из возможностей Yonote — организация базы знаний компании с минимальным функционалом. Инструменты командной работы и совместного редактирования реализованы с некоторыми ограничениями: визуальный редактор с минимальным набором инструментов, нет комментирования текста, отсутствует workflow согласования статей, нет наследования прав доступа и выдачи прав для группы пользователей. Есть недочеты с точки зрения функций поиска, и не хватает инструментов для управления контентом, таких как журнал изменений, тегирование статей, сравнение версий. Не реализованы блоки аналитики и обучения. Доступна мобильная версия Yonote, но нет отдельного приложения. У сервиса хорошо реализована работа с базами данных: есть возможность предоставления исходных данных в различных форматах (таблицы, списки, канбан-доски). Также пользователям доступны широкие возможности встроенной интеграции с другими сервисами (Figma, Miro, Trello, GitHub, Telegram и другими).

9. WEEEK

WEEEK — это сервис для управления личными и командными проектами, основанный на канбан-методологии и недельном планере. Это комплексный инструмент, включающий в себя таск-трекер, базу знаний, CRM и воркспейс для командной работы. Ведение базы знаний — одна из функции продукта, но не основная, поэтому функционал реализован не всегда в полном объеме. Визуальный редактор доступен с минимальным набором опций. В командной работе нет параллельного редактирования и комментирования текста; отсутствует workflow согласования статей. Не проработаны настройки прав доступа: нет наследования прав доступа и выдачи прав по email и ссылке. Внутренний поиск по системе не проработан, что затрудняет быструю работу с хранящимися знаниями. Также не доступны фичи для удобной систематизации контента: рейтинги статей, тегирование, сравнение версий. Нет блоков аналитики и обучения.

10. Яндекс.Wiki

Yandex Wiki — бесплатная облачная база знаний в формате вики — со всеми вытекающими плюсами и минусами. В этом формате отсутствуют привычные инструменты современных баз знаний: мощный визуальный редактор, разнообразные возможности совместной работы, обучения и анализа знаний в системе. Сервис использует классический язык разметки Markdown, который позволяет форматировать текст, а также совместно работать над созданием документов. Расширить функционал базы знаний можно с помощью другого сервиса — Yandex Tracker, позволяющего добавлять в базу знаний списки задач.