Переход с самописной СЭД на Битрикс24 для судостроительной компании с оборотом 27+ млрд рублей

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Клиент — крупная судостроительная и судоремонтная компания, работающая с 2013 года в сфере строительства гидротехнических сооружений, обслуживания буровых установок и эксплуатации флота России. Компания базируется в Санкт-Петербурге, годовой оборот превышает 27 млрд рублей.

До начала проекта внутренний документооборот был реализован в самописной системе электронного документооборота на базе Microsoft Access. Со временем эта система перестала соответствовать требованиям бизнеса: отсутствовала мобильная версия для руководителей и сотрудников, работающих вне офиса, не было удобного предпросмотра и загрузки файлов, а согласования договоров и счетов могли занимать по два–три рабочих дня.

Процессы были фрагментированы, не существовало единого цифрового пространства для смежных подразделений, а работа с реестрами требовала большого объёма ручных операций. Компания приняла решение перейти на современную CRM-платформу и выбрала Битрикс24.

Первая попытка самостоятельного внедрения облачного портала не позволила выстроить полноценные процессы согласования и документооборота, поэтому в марте 2024 года клиент обратился в «Соль» за профессиональным сопровождением.

Задачей проекта стало не просто внедрение новой системы, а полноценная цифровая трансформация внутренних процессов: переход с самописной СЭД на коробочный Битрикс24, перенос исторических данных и реестров, автоматизация согласований, создание цифровых рабочих мест и повышение прозрачности и скорости работы всех подразделений.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Проект стартовал с развёртывания коробочного портала и переноса пользователей из облачной версии, которую клиент временно сохранил в качестве архива. Далее команда приступила к поэтапной миграции процессов и данных из СЭД в Битрикс24.

Первым этапом стала реализация процесса согласования договоров. Для этого была выполнена выгрузка данных из СЭД, изучено техническое задание и спроектирована статусная модель на базе смарт-процессов. Были проработаны карточки, статусы и задания, настроены уведомления, подобрано решение из «1С-Битрикс24 Маркетплейс» для отображения заданий бизнес-процессов прямо в карточках. После демонстрации и обучения сотрудников система была передана клиенту на тестирование. В настоящее время процесс согласования договоров продолжает развиваться и дорабатывается по запросам пользователей.

Следующим этапом стало внедрение процесса согласования счетов как части общего процесса закупок. Ранее согласование велось в СЭД, а сама логика закупок оказалась сложной и многоступенчатой. Совместно с клиентом была подробно разобрана механика процесса и сформировано техническое задание. Первоначально рассматривалась разработка отдельного модуля, однако в итоге было принято решение реализовать процесс на базе стандартных инструментов Битрикс24 — через смарт-процесс согласования счетов. После внедрения была проведена презентация для сотрудников, а затем началась поэтапная оптимизация процесса по пользовательской обратной связи.

Отдельным блоком стала автоматизация работы с корреспонденцией. У клиента работает более пяти юридических лиц, каждое из которых имеет собственный официальный почтовый ящик. Регистрация входящих и исходящих писем представляла собой сложный и трудоёмкий процесс. Для его автоматизации в Битрикс24 были реализованы почтовые реестры, реестры входящих и исходящих писем, а также разработан отдельный модуль, который автоматически парсит входящие email-сообщения и заполняет поля смарт-процесса, включая вложения. В процессах предусмотрена возможность согласования ответов на входящие письма. По итогам этапа были загружены реестры за 2024 год и проведено обучение сотрудников.

Четвёртым этапом стал перенос большого массива договорных данных. Из СЭД требовалось выгрузить более 4000 элементов со всеми вложениями и загрузить их в Битрикс24. Для решения этой задачи был разработан отдельный модуль миграции данных. Перенос прошёл успешно, и новая система стала доступна для пользователей.

Параллельно с основными задачами были реализованы цифровые рабочие места для смежных подразделений. Для водолазной службы были созданы реестры оборудования, учёт гарантийных сроков и комплектующих. Для службы главного механика был реализован комплекс процессов по учёту техники, водителей, документов, истории аренды и страхования. Дополнительно были настроены связи между договорами и объектами техники, поскольку техника является объектами аренды и лизинга.

В ходе проекта была выстроена комплексная техническая архитектура на базе смарт-процессов, бизнес-процессов, роботов, триггеров и умных сценариев. Были внедрены решения из «1С-Битрикс24 Маркетплейс», реализованы кастомные модули под задачи клиента и разработан собственный модуль обработки корреспонденции для коробочного портала.

3. Результаты сотрудничества

В результате перехода с самописной СЭД на Битрикс24 клиент получил централизованную систему документооборота и единое цифровое пространство для работы всех подразделений.

Были оцифрованы и автоматизированы ключевые процессы: согласование договоров и счетов, работа с реестрами, обработка корреспонденции, взаимодействие между подразделениями. Появилась иерархия согласований, которой ранее не существовало, и возможность оперативно оповещать сотрудников о необходимости срочного принятия решений через десктоп- и мобильные уведомления.

Смежные подразделения получили собственные цифровые рабочие места с профильными наборами данных. Повысилась скорость обработки заявок, внутренние процессы стали прозрачнее, а сотрудники получили удобный набор инструментов для совместной работы, обсуждения задач, комментирования и коммуникаций.

В системе работают около 100 сотрудников. Самописная СЭД сохранена в качестве архива, но больше не используется в операционной деятельности.