Как мы обновили портал стоматологической ассоциации для 3000+ врачей из США и почему «просто обновить сайт» было недостаточно

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Порталы профессиональных ассоциаций (особенно зарубежных) редко выглядят как современные цифровые продукты. Чаще это разросшиеся системы, которые годами обрастают функциями, интеграциями, временными решениями и костылями.

Эти проекты постепенно превращаются в сложный пазл, где элементы настолько плотно подогнаны друг к другу, что изменение одного может потребовать пересборки половины картины. Пользоваться ими становится некомфортно, а поддерживать — всё сложнее.

Именно в такой ситуации к нам обратилась крупная стоматологическая ассоциация из США. Организация объединяет 3000+ стоматологов и охватывает более 80% практикующих специалистов штата. К сожалению, данный кейс у нас под NDA и мы не можем раскрыть информацию о заказчике, но сам штат входит в 15-крупнейших по населению в стране.

Ассоциация выстроила работу вокруг портала как единой точки доступа: управление членством и взносами, доступ к образовательным программам, регистрация на мероприятия, работа с контентом и внутренняя коммуникация.

При ежегодном обороте более $2 млн портал фактически выступает центральной операционной платформой, от стабильности и удобства которой напрямую зависит работа организации и взаимодействие с тысячами её членов.

Со временем, по мере развития портала, его слабые места начали проявляться всё заметнее. Платформа стала слишком сложной для самой себя: авторизация требовала нескольких шагов и разной логики входа, интерфейс давно не обновлялся, система оплаты регулярно давала сбои, а личный кабинет перестал выполнять свою главную функцию – помогать пользователям, а не путать их. Контент развивался стихийно: страницы и статьи публиковались без единого стандарта, из-за чего портал всё сильнее напоминал разрозненный набор разделов, а не единую систему.

В какой-то момент стало очевидно: косметические правки здесь уже не помогут. Чтобы портал снова стал рабочим инструментом для ассоциации и её членов, его нужно было пересобрать изнутри: упростить авторизацию, навести порядок в платежах, выстроить интеграцию с CRM, аккуратно провести миграцию пользовательской базы в новую структуру и привести контент к единой логике.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Разбор портала показал, что ключевые сценарии (вход, доступы, оплаты и контент) выстроены разрозненно. Отдельные части работали, но между ними не было общей логики, из-за чего система постоянно давала сбои на стыках.

Мы начали с аудита пользовательских сценариев и архитектуры: как стоматологи заходят на портал, как получают доступ к материалам, как оплачивают взносы и курсы, как эти действия отражаются во внутренних системах ассоциации. Это позволило увидеть, где именно ломается логика и почему точечные правки не дают эффекта.

Дальше встал ключевой вопрос: чинить существующие решения или пересобирать платформу целиком. Готовые плагины и «коробочные» модули рассматривались, но быстро стало ясно, что они не закрывают специфику ассоциации, особенно в части членства, доступов и интеграций. Любая попытка подогнать процессы под стандартные решения приводила либо к ограничениям, либо к новым костылям.

В итоге мы выбрали путь кастомной пересборки на базе существующей платформы. Это позволило сохранить привычную среду для заказчика, но при этом заново выстроить ключевые сценарии.

Основной фокус был на нескольких зонах:

• Авторизация и доступы. Мы привели вход в систему к единой логике, убрав разрозненные сценарии и дублирующие механики. Внедрили единый вход через OpenID Connect. Теперь один логин открывает доступ ко всем функциям: от личного кабинета до оплаты.
• Платежи и подписки. Для ассоциации с оборотом более $2 млн в год стабильность финансовых сценариев была критична. Мы взяли WooCommerce как основу и переработали сценарии от корзины до успешного платежа. Важно было исключить ситуацию, когда человек не понимает, завершён ли заказ. Для этого мы добавили отдельные страницы подтверждения и ошибок.
• Личный кабинет. Вместо перегруженного интерфейса мы сосредоточились на том, чтобы личный кабинет стал понятным центром управления членством, доступами и активностями, без лишних элементов и дублирующих функций.
• Контент и структура. Большой пласт работы занял контент. Раньше статьи и страницы публиковались вразнобой: разные шрифты, шаблоны, отступы. Мы создали систему категорий и стандартные шаблоны. Теперь любой материал выглядит как часть целого, а не как отдельный эксперимент редактора.

Отдельным этапом стала интеграция с CRM и работа с данными. Ассоциация использовала Salesforce, и задача состояла в том, чтобы данные о пользователях и их заказах попадали туда автоматически. Мы настроили синхронизацию, и теперь администраторы видят актуальную картину без ручного ввода и экспорта файлов.

На портале уже существовали тысячи аккаунтов с историей членства и оплат, поэтому перенос данных проводился поэтапно, с тестовыми прогонами и проверками. Это позволило избежать потерь и сделать переход на обновлённую платформу максимально незаметным для пользователей.

3. Результаты сотрудничества

В результате ассоциация получила пересобранную членскую платформу, которая соответствует реальному масштабу организации и её цифровым задачам.

Обновлённый портал:

• стал понятнее для стоматологов и сотрудников ассоциации;
• избавился от разрозненных сценариев авторизации и оплат;
• получил стабильную логику работы с членством и доступами;
• стал удобнее для администрирования и дальнейшего развития.

Платформа перестала быть «наследственным проектом», который сложно менять без риска, и превратилась в управляемую систему, готовую к росту и добавлению новых функций.