Цифровизация юридических процессов: как REDROW GROUP повысила качество клиентского сервиса с Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

В юридической сфере пропущенные сроки или невыполненные задачи могут подорвать репутацию и привести к проигрышу дела. REDROW GROUP столкнулась с этими вызовами в период активного роста.

Компания появилась на рынке в 2018 году как проект одного специалиста. За последние два года бизнес существенно развился — в команде появилось 7 сотрудников: судебные, налоговые, договорные и таможенные юристы. Портфель расширился до 20+ постоянных клиентов, включая крупные компании: Weissgauff, PERI, VIVA LA VIKA, CHOUX и MevaFresh.

По словам Романа Захарова, генерального директора компании, изначально команда использовала электронную почту и мессенджеры для обмена задачами и документами. Такой подход быстро показал свою неэффективность — не было возможности отслеживать статус выполнения поручений и проектов. Руководитель понимал важность системы управления, особенно видя, как многие клиенты успешно применяют CRM в своем бизнесе.

Основные требования к системе включали: полноценный таск-трекер для юридической специфики, контроль процессуальных сроков, централизованное хранение документов и прозрачность процессов для клиентов.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Поиск подходящего решения привел Романа к Аспро.Cloud. Он изучил обзоры и обучающие материалы в интернете, система произвела положительное впечатление благодаря гибкости и множеству пользовательских настроек.

Руководитель принял решение о самостоятельном внедрении. Сначала он протестировал систему и убедился в соответствии функционала потребностям компании. Процесс внедрения занял всего несколько дней благодаря интуитивно понятному интерфейсу.

Как отмечает Роман, никаких сложностей не возникло — все оказалось достаточно просто и понятно. По его словам, освоение системы было даже легче, чем работа с кабинетом налогоплательщика.

Команда настроила рабочий процесс с определенными этапами, через которые должна проходить каждая задача. Все актуальные дела и статусы их выполнения отображаются на канбан-доске, что помогает сотрудникам планировать рабочий день, а руководителю — контролировать ход процессов.

Система была адаптирована под три основные задачи:

- Постановка и отслеживание статусов задач

- Планирование и контроль процессуальных сроков

- Хранение материалов дела в едином пространстве

Для хранения документов команда использует модуль «Файлы». Материалы по всем делам загружаются и распределяются по папкам. Каждый член команды получил доступ к необходимой информации, при этом для конфиденциальных материалов настроены ограниченные уровни доступа.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

- Полное исключение пропущенных процессуальных сроков

- Систематизация всех материалов дела в едином пространстве

- Прозрачность статусов задач для всей команды

- Ускорение поиска и доступа к документам

Качественные изменения:

Роман Захаров подчеркивает, что услуги компании стали качественнее в глазах клиентов. Появилась возможность уделять внимание каждому человеку благодаря постоянному мониторингу выполнения задач и обновлению статусов. Клиенты получают регулярную информацию о ходе дела, что создает ощущение заботы и профессионального подхода.

Управленческие преимущества:

Руководитель получил возможность в любой момент зайти в карточку дела и посмотреть полную историю: что в какие сроки было сделано, какие документы есть, кто обновлял статусы и кому передавал задачи. По словам Романа, самый большой плюс — система позволяет не упускать задачи.

Экономия времени:

Благодаря порядку в процессах команда перестала тратить время на поиск информации. Это позволило ускорить выполнение операционных задач и освободить ресурсы для общения с клиентами — ключевого фактора успеха в юридической сфере.