Цифровизация процессов управления арендой сценического оборудования: опыт компании DEEPSOUND

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания DEEPSOUND работает на рынке технического обеспечения культурных мероприятий с 2009 года. Организация предоставляет комплексные услуги: от проектирования сценографии до аренды звукового, видео и светового оборудования. За годы работы команда реализовала свыше 2500 проектов разного масштаба — от презентаций автосалонов до концертов звезд эстрады.

Пандемия кардинально изменила отрасль проката оборудования. Половина игроков рынка прекратила деятельность за год. DEEPSOUND также пришлось полностью перестраивать бизнес-модель под новые реалии. Компания ликвидировала отдел продаж, сосредоточившись исключительно на проектной работе.

Специфика деятельности DEEPSOUND заключается в том, что компания практически не занимается активными продажами — клиенты сами обращаются за арендой оборудования. Основные заказчики представлены концертными агентствами, муниципалитетами и отделами культуры. Такая модель требовала принципиально иного подхода к автоматизации бизнес-процессов.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Специалисты Аспро.Cloud провели комплексный аудит существующих процессов компании. Анализ показал, что классическая CRM-модель ведения сделок не соответствует специфике бизнеса DEEPSOUND. Было принято решение отказаться от модуля CRM в пользу проектного управления всеми этапами работы с клиентами.

Ранее сотрудники использовали CRM только потому, что коммерческие предложения можно было привязать исключительно к сделкам. Это создавало дублирование работы: сначала оформлялась сделка в CRM для формирования КП, затем все процессы переносились в проекты. По запросу клиента команда Аспро.Cloud оперативно доработала функционал, реализовав возможность привязки коммерческих предложений непосредственно к проектам.

Был создан универсальный шаблон проекта, охватывающий два основных вида услуг компании: мероприятия «под ключ» и аренду оборудования без монтажа. Предыдущие проекты содержали излишнюю детализацию — слишком много мелких задач по каждому этапу. Новый подход объединил задачи в логические блоки с детальными чек-листами.

В описание каждой задачи интегрировали шаблоны отчетов, которые сотрудники заполняют в процессе выполнения работ. Это обеспечило стандартизацию документооборота и упростило контроль качества.

Параллельно была настроена интеграция с телефонией Mango Office. Все входящие и исходящие звонки автоматически фиксируются в системе с возможностью прослушивания записей. Это особенно важно, поскольку руководитель находится в Москве, а офис расположен в Челябинске — удаленный контроль качества коммуникаций стал критически важным.

3. Результаты сотрудничества

Операционные метрики:

- Устранение дублирования работы между CRM и проектами

- Автоматическое создание проектов по готовым шаблонам при поступлении заявки

- Формирование КП и выставление счетов в два клика прямо из проекта

- Централизованный учет всех взаимодействий с клиентами в одной карточке проекта

Финансовые показатели:

Оптимизирован учет финансов по проектам с четким разделением плановых и фактических показателей. Бухгалтер получил возможность оперативно разносить платежи по статьям, обеспечивая корректное планирование денежных потоков. Система автоматически отображает отклонения от графика поступлений.

Качественные улучшения:

Внедрен календарный учет занятости оборудования, исключающий конфликты при планировании аренды. Создан пользовательский список для учета договоров с привязкой к клиентам и проектам. Добавлено поле Instagram-аккаунта в карточки контрагентов для формирования целевой аудитории рекламных кампаний.

Масштабируемость:

Система обеспечила единые стандарты ведения проектов и прозрачность работы руководителей проектов. Готовые шаблоны позволяют быстро масштабировать процессы при росте объемов заказов.