Цифровизация проектного управления в инжиниринговой компании: от хаоса к системности с Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

MIC-system работает в узкоспециализированной сфере — производит крепления для инжиниринговых сетей и занимается их многоуровневым монтажом. Как объясняет руководитель компании Константин Добрынин, их продукция используется для крепления систем вентиляции, пожаротушения, отопления, электрики и канализации в любых зданиях — от жилых домов до торговых центров и заводов.

Специфика деятельности компании заключается в проектной работе с большим количеством клиентов, которых приходится вести параллельно. Это создавало серьезные организационные вызовы.

Основная проблема заключалась в отсутствии единой системы для управления многочисленными проектами и координации работы разных отделов. Без централизованного хранения информации о клиентах и проектах команда рисковала потеряться в потоке задач и не обеспечить должный уровень сервиса.

Компании требовалось решение, которое позволило бы удобно хранить всю информацию о клиентах и объединить рабочие процессы всех отделов в единую систему.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Для решения задач управления проектами и координации работы команда MIC-system выбрала российскую CRM-систему Аспро.Cloud. Выбор пал на это решение благодаря его специализации на проектном управлении и возможности настройки под специфику бизнеса.

Константин Добрынин понимал, что перенос всей работы в CRM — это длительный процесс, который может занять несколько месяцев. Систему необходимо было настроить под специфику компании и обучить сотрудников эффективному использованию новых инструментов.

Внедрение началось с настройки базового функционала. В первую очередь команда сконфигурировала календарь для удобного планирования встреч. В Аспро.Cloud настроили совместный доступ к модулю, что позволило назначать мероприятия совместно с коллегами. Также была настроена синхронизация с сервисами Google для ведения личных календарей.

Следующим этапом стала настройка модулей контрагентов и контактов. Однако полноценное внедрение функционала проектов потребовало более серьезной подготовки. Как отмечает Константин Добрынин, сложность заключается в многоуровневой структуре участников каждого проекта — заказчик, подрядчик, агент подрядчика, субподрядчик, проектировщик, субпроектировщик, и у каждого есть свои контактные лица, ответственные за проект.

Особое внимание уделили настройке канбан-доски для управления задачами. Этот инструмент позволил руководителю в любой момент видеть, на каком этапе находится каждый проект, отслеживать статус отдельных задач и получать обратную связь по конкретным поручениям.

Для оптимизации работы с большим количеством проектов команда начала создавать шаблоны проектов с типовыми задачами, что позволило ускорить запуск новых проектов.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

- Централизация управления множественными проектами в единой системе

- Повышение прозрачности рабочих процессов через канбан-доски

- Улучшение координации между отделами благодаря совместному календарю

- Ускорение запуска новых проектов за счет использования шаблонов

Управленческий контроль:

- Возможность отслеживания статуса каждого проекта в реальном времени

- Быстрое выявление задач, которые могут затормозить выполнение проекта

- Улучшенная обратная связь между руководителем и исполнителями

- Структурированное хранение информации о всех участниках проектов

Качественные изменения:

- Снижение риска потери важной информации о клиентах и проектах

- Повышение качества планирования встреч и мероприятий

- Улучшение координации работы с многоуровневой структурой участников проектов