Как RANX объединила финансовый учет и документооборот в одной системе и сократила время выставления счетов в 4 раза

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Веб-студия RANX столкнулась с классической проблемой растущего бизнеса — разрозненностью систем учета. Компания уже использовала Аспро.Cloud для формирования счетов и актов, но с расширением деятельности потребовался детальный управленческий учет финансов.

Основная боль заключалась в том, что контролировать финансовые показатели мог только бухгалтер. Руководство не имело оперативного доступа к данным о рентабельности услуг и движении денежных потоков. По словам руководителя компании Константина Султанова, анализ прибылей и убытков проводился лишь раз в квартал при выплате дивидендов.

Команда приняла решение автоматизировать управленческий учет и даже заказала разработку финансовой модели. Для решения задач финансового контроля была приобретена полугодовая подписка на специализированный сервис финучета стоимостью 30 000 рублей.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Первоначальное решение привело к еще большему усложнению процессов. В итоге компания работала с тремя системами одновременно: Аспро.Cloud для счетов и актов, сервис финучета для анализа показателей и потенциально 1С:Бухгалтерия для синхронизации.

Константин Султанов описывает критическую проблему: при поступлении платежей невозможно было быстро определить их источник. Каждую транзакцию приходилось сопоставлять вручную — сначала найти счет в Аспро.Cloud, затем вернуться в сервис финучета и проставить соответствующую статью доходов.

Особенно трудозатратными были платежи за комплексные услуги вроде разработки сайтов или SEO-оптимизации — их требовалось разделять по нескольким статьям расходов.

Переломный момент наступил, когда в Аспро.Cloud появился полноценный модуль работы с финансами. Султанов отметил, что платформа активно развивается и добавляет востребованные возможности.

Миграция обратно в Аспро.Cloud прошла относительно безболезненно. Шаблоны документов уже были настроены, требовалось лишь перенести финансовый учет. Система была сконфигурирована так, чтобы счета и акты автоматически подгружались в модуль финансов сразу после формирования.

3. Результаты сотрудничества

Операционные метрики:

- Сокращение времени выставления счетов в 4 раза за счет автоматической интеграции с финансовым учетом

- Автоматическое распределение поступлений по статьям доходов без ручного сопоставления

- Мгновенное обновление финансовых показателей при оплате счетов

Качественные улучшения:

- Руководители получили возможность контролировать финансы в реальном времени

- Единый интерфейс для работы со счетами, актами и финансовой аналитикой

- Прозрачное разделение денежных потоков по направлениям: операционная, инвестиционная и финансовая деятельность

Экономический эффект:

- Экономия 30 000 рублей в год на подписке стороннего сервиса финучета

- Сокращение времени сотрудников на сопоставление платежей и документов

- Возможность оперативно реагировать на отклонения от финансового плана