Комплексная автоматизация строительной компании: переход от Excel к единой CRM-системе увеличил контроль над проектами

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Небольшая строительная компания с командой из 5 штатных сотрудников и сетью региональных подрядчиков столкнулась с типичными проблемами растущего бизнеса. Руководитель компании увяз в микроменеджменте и не мог сосредоточиться на стратегических задачах развития.

Основные болевые точки касались отсутствия системности в управлении. Проекты велись в одном сервисе, финансы — в другом, а показатели по сотрудникам и организационную структуру приходилось собирать в Excel-таблицах. Такая разрозненность инструментов не позволяла получать целостную картину происходящего в компании.

Для решения накопившихся проблем собственник обратился к бизнес-консультанту Павлу, который специализируется на помощи малому бизнесу в масштабировании. Перед командой стояли амбициозные цели: настроить перераспределение обязанностей, прописать измеримые результаты для каждой должности, внедрить новую систему мотивации, определить ключевые показатели бизнеса и перейти к планированию проектов по вехам.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Работа началась с глубокого анализа текущего состояния бизнеса. Консультант провел детальное исследование с помощью опросника на несколько сотен вопросов и создал ментальную карту проблемных зон. Цель этого этапа — помочь собственнику самому увидеть сложившуюся ситуацию и принять правильные решения.

Следующим шагом стало построение новой организационной структуры с прописанными функциями и метриками для каждого звена. Изначально консультант планировал внедрить другой сервис, который казался оптимальным решением для отслеживания KPI отделов и связи их с финансами. Часть структуры и процессов уже успели перенести в выбранную систему.

Однако неожиданный поворот произошел, когда клиент сам обнаружил Аспро.Cloud и прислал ссылку со словами: «Это то, что нам нужно!» Консультант потратил около двух суток на изучение новой платформы и оценку ее возможностей. Опыт работы интегратором помог быстро освоиться с интерфейсом и понять потенциал системы.

Аспро.Cloud оказался достаточно универсальным инструментом, способным закрыть не только задачи клиента, но и потребности самого консультанта. Система позволила объединить управление проектами, финансовый учет и CRM в одном месте, что было критически важно для достижения поставленных целей.

Основным препятствием во время внедрения стал саботаж со стороны сотрудников. Они привыкли работать с другими инструментами и отказывались переходить на новую систему. Поскольку команда состояла из доверенных людей, которых собственник не хотел заменять, потребовалось вмешательство руководителя. Он взял ситуацию под личный контроль и донес до сотрудников важность перехода на Аспро.Cloud, убедив их, что новая система не усложнит работу, а откроет новые перспективы.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

- Объединение всех бизнес-процессов в единой системе вместо работы с разрозненными сервисами

- Удобное планирование задач и отслеживание статуса их выполнения

- Гибкая настройка задач для контроля показателей эффективности по каждому проекту

- Переход к планированию проектов по вехам с четкими метриками

Управленческие результаты:

- Создание прозрачной организационной структуры с измеримыми результатами для каждой должности

- Внедрение новой системы мотивации сотрудников

- Определение ключевых показателей бизнеса и установление взаимосвязей между ними

- Освобождение руководителя от микроменеджмента для фокуса на стратегических задачах

Системные преимущества:

- Замена Excel-таблиц на автоматизированный учет показателей по сотрудникам

- Интеграция CRM для работы с клиентами в общую систему управления

- Возможность получения целостной картины происходящего в компании

- Подготовка инфраструктуры для масштабирования бизнеса