Цифровая трансформация дизайн-студии: как Start Office увеличила пропускную способность проектов с помощью Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Start Office работает на рынке коммерческого дизайна с 2015 года. За это время команда выполнила более 50 проектов — от офисных пространств до кабинетов первых лиц крупных компаний. Основные клиенты — средний и крупный бизнес, которому требуется комплексное решение «под ключ».

Специфика бизнеса создавала серьезные операционные сложности:

• В компании работают несколько отделов: дизайнеры, инженеры, строительство, комплектация, продажи и администрация.
• Циклы сделок растягиваются на несколько месяцев, что требует постоянной координации между командами.
• Компании требовалось решение, которое объединило бы управление проектами и финансовую аналитику в едином интерфейсе.

После изучения различных решений выбор пал на Аспро.Cloud. В ходе аудита бизнес-процессов были сформулированы четыре ключевые задачи:

• Улучшение контроля сроков по проектам.
• Настройка планового и фактического финансового учета.
• Возможность вести больше проектов одновременно без потери качества.
• Упрощение коммуникации между отделами.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Процесс внедрения начался с комплексного анализа существующих бизнес-процессов.

Первый этап — настройка воронки продаж

Длинные циклы сделок требовали особого подхода. Была внедрена воронка продаж с канбан-доской, где наглядно видно количество потенциальных клиентов на каждом этапе:

• Подготовка коммерческого предложения.
• Согласование договора.
• Принятие решения клиентом.

Это позволило не терять контакт с клиентами, которые принимают решение месяцами.

Второй этап — организация базы контрагентов

Была проведена миграция и сегментация базы контрагентов. Поставщиков разделили по категориям и сферам деятельности: декор, ткань, мебель. В карточки внесли подробную информацию о преимуществах каждого партнера для быстрого поиска.

Третий этап — централизация проектной информации

Ключевой проблемой была потеря информации при передаче между отделами. Решением стала централизация всей коммуникации в карточках проектов в Аспро.Cloud. Теперь в одном месте хранятся:

• Комментарии клиента и чертежи.
• Email-переписка.
• Текущие задачи.
• Финансовые документы и счета.

Четвертый этап — стандартизация через шаблоны

Для упрощения работы был создан единый шаблон проектов. Он отражает все ключевые этапы:

• Подготовительный этап.
• Дизайн-проект.
• Инженерное проектирование.
• Строительно-монтажные работы.
• Комплектация.

Это позволило вести все работы в рамках единого процесса вместо создания множества разрозненных проектов.

Пятый этап — настройка финансового планирования

С помощью Аспро.Финансы специалисты настроили план-факт анализ по проектам и обучили команду работе с прогнозированием денежных потоков. Это помогло повысить контроль над рентабельностью и избежать кассовых разрывов.

Шестой этап — обучение команды

Были проведены тренинги для всех сотрудников. В течение двух месяцев команда получала приоритетную поддержку в отдельном чате, что ускорило адаптацию к новой системе.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

• Полная прозрачность бизнес-процессов благодаря централизованному управлению проектами.
• Улучшение контроля сроков оплат и поступлений от клиентов.
• Возможность вести больше проектов одновременно без потери качества.
• Исключение потерь информации при коммуникации между отделами.

Финансовые показатели:

• Четкое представление о рентабельности каждого проекта в режиме реального времени.
• Эффективное управление дебиторской задолженностью и бюджетами проектов.
• Контроль денежных потоков помогает избегать кассовых разрывов.

Качественные улучшения:

• Централизация всей проектной документации и коммуникации.
• Возможность отслеживать взаимодействие с клиентом от первого контакта до сдачи проекта.
• Повышение эффективности работы по удержанию клиентов.
• Стандартизация процессов через единые шаблоны проектов.

Масштабируемость:

Start Office получила возможность принимать больше проектов в работу, не опасаясь что-то упустить. Системный подход к управлению создал фундамент для дальнейшего роста компании.

Генеральный директор Start Office отмечает, что главным достижением стала полная прозрачность процессов, особенно в области финансового управления проектами.