Как юридическая компания Win&Joy автоматизировала управление 30 параллельными проектами с помощью Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Юридическая компания Win&Joy с 2015 года оказывает услуги по защите бизнеса. За 10 лет команда реализовала более 100 проектов, защищая интересы крупных клиентов — от агрохолдинга «Московский» до сети аптек «Мелодия здоровья». В портфеле компании арбитражные споры, корпоративные конфликты, банкротства и судебные разбирательства между партнерами.

Команда из 5 человек — руководитель, ассистент и 3 юриста с помощниками — одновременно ведет до 30 проектов. Большинство задач выполняется удаленно или в гибридном формате. Такой объем работы породил серьезные операционные проблемы: согласование сроков превратилось в хаос, контроль поручений стал невозможным, переписка с клиентами терялась, а распределение задач между сотрудниками происходило стихийно.

Основатель компании Ольга Яшукова понимала: операционные задачи съедают время и внимание команды, не позволяя сосредоточиться на главном — делах клиентов. Это приводило к снижению качества работы, упущенным срокам, росту стресса и рискам ошибок в юридических заключениях. В юриспруденции цена ошибки особенно высока — от тайминга команды может зависеть исход судебного дела.

Компании требовалась система с удобным дистанционным доступом, дружественным интерфейсом, инструментами для проектной работы и обязательно — учетом рабочего времени. Последний критерий был особенно важен: контроль времени помогает строить планы, вести учет по проектам и влияет на их стоимость.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Путь к Аспро.Cloud был непростым. Сначала команда использовала Trello, но таск-трекер не закрывал возросшие потребности растущего бизнеса. Затем попробовали специализированную CRM для юристов ProjectMate, но проработали в ней только два года.

По словам Ольги Яшуковой, ProjectMate не устроил команду интерфейсом — слишком скучный, серый, тяжелый для работы. Руководитель сравнивала сервис с операционной системой MS-DOS, которая была на старых компьютерах до появления Windows.

После ProjectMate команда выбирала между Мегапланом и Аспро.Cloud. Оба сервиса понравились внешним видом, удобством и функционалом. Но Аспро.Cloud выгодно отличался системой ценообразования — оплата происходит не за каждого пользователя, а за группу.

Как отмечает Ольга Яшукова, такой подход оказался очень удобным: если нужно привлечь стажера или аутсорсера, можно просто включить его в систему. Не нужно думать о заказе отдельного платного доступа или продолжительности использования.

Переход на новую систему прошел гладко благодаря понятному интерфейсу. Внедрением занималась сама Ольга, настраивая CRM под специфику рабочих процессов. На старте команда воспользовалась бесплатной консультацией от Аспро.Cloud. Эксперт рассказал об основных возможностях системы, настройках и использовании конкретных инструментов. Это помогло быстрее внедрить систему и понять ее потенциал.

На первых порах руководитель столкнулась с саботажем от сотрудников. Причина была не в сложности системы, а в консервативности отрасли. Как объясняет Ольга Яшукова, юристы неохотно пользуются новыми технологиями, проблема заключается в самоорганизации сотрудников. До сих пор случается, что юристы забывают закрывать задачи, отмечать затраченное время или вести базу знаний.

3. Результаты сотрудничества

За год использования команда внедрила большинство модулей Аспро.Cloud в работу компании и получила измеримые результаты.

Воронка продаж

Руководитель настроила воронку под особенности юридического бизнеса: Новая заявка → Юридическая консультация → Согласование условий → Заключение договора → Исполнение → Документы → Оплата. Гибкие настройки позволили создать любые этапы и реализовать нужный сценарий автоматизации.

Особенность юридических услуг в том, что в рамках одной сделки часто реализуется несколько услуг — консультация, подготовка претензии, подача иска, сопровождение в суде. Поэтому карточка сделки может несколько раз перемещаться между этапами «Исполнение» и «Документы».

Управление проектами

Для типовых задач команда использует заранее подготовленные шаблоны с прописанными стадиями и задачами. Например, при банкротстве физических лиц проект проходит через этапы: оценка финансового состояния → подготовка документов → подача заявления → участие в суде. Это экономит время на планировании и позволяет сразу начать работу над делом.

Контроль времени и финансов

Сотрудники отмечают время на каждую задачу, а система автоматически формирует отчеты. Руководитель видит, какой юрист, сколько времени и на какую задачу потратил. Это помогает оценивать стоимость проектов, понимать их рентабельность и корректировать процессы.

Ежемесячное выставление счетов по завершенным этапам стало проще — система автоматически подтягивает данные контрагента и сумму из сделки. Интеграция с банками автоматически фиксирует оплаты и формирует отчеты.

Координация команды

Общий календарь помогает синхронизировать задачи и события, отслеживать занятость коллег, не забывать о судебных заседаниях и встречах с клиентами.

База знаний содержит данные о завершенных делах, кейсы, шаблоны договоров и законодательную базу. Новые сотрудники быстрее адаптируются, находя регламенты самостоятельно.

Качественные улучшения:

- Контролировать проекты, загруженность коллег и качество работы стало значительно легче

- Работа с продажами стала удобнее и приятнее

- Нагрузка на руководителя снизилась — система экономит время и силы на операционных задачах

- Финансовый учет упростился благодаря интеграции с банком

Как отмечает Ольга Яшукова, у системы приятный, дружелюбный интерфейс, в ней просто приятно работать. Самое главное — с внедрением Аспро.Cloud контролировать процессы стало значительно проще. Раньше она тоже следила за качеством работы и старалась не допустить потери информации, но это отнимало гораздо больше времени и сил.