Directline сократила время на управление проектами в 5 раз, объединив 7 платформ в одной системе

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Агентство Directline работает с крупными клиентами типа 2GIS, Borjomi, Lazurit. Компания оказывает комплексные услуги — от SEO до контекстной рекламы. Часто один заказчик получает несколько услуг параллельно.

До внедрения Аспро.Cloud команда использовала семь разных платформ.

Наталья Штанюк, технический директор Directline, объясняет проблему тем, что компания может оказывать одному заказчику несколько услуг одновременно. Требовался контроль работы не только по отдельным направлениям, но и цельно по проекту. Большая часть услуг носит абонентский характер из-за неточной даты завершения. Поэтому было важно организовать работу спринтами по месяцу.

Работа в семи разных системах создавала хаос. Информация терялась. Сотрудники тратили время на переключение между платформами. Новичкам было сложно разобраться в процессах.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Команда провела внутренний опрос сотрудников. Определили ключевые требования к новой системе. Нужно было управление процессами в единой платформе. Возможность хранить все проектные данные в одном месте. Инструменты для личного и проектного планирования. Финансовый учет с расчетом рентабельности. Доступ клиентов к проектам. API для интеграций.

Рассматривали три варианта. Плагины RedmineUp позволяли не переносить данные, но интерфейс был неудобен. Другая CRM-система привлекла дизайном, но не хватало готовых модулей для учета времени и контроля бюджета.

По словам Натальи Штанюк, когда обратились к Аспро.Cloud, сразу заметили интуитивно понятный интерфейс. После оценки функционала поняли — система на 90% соответствует ожиданиям. Можно организовать работу сразу после внедрения.

Внедрение заняло три месяца. Компания выполнила его самостоятельно.

Первый этап — настройка базового функционала.

Перенесли сделки из другой CRM. Настроили интеграцию с телефонией, почтой и веб-формами сайта. Менеджеры по продажам первыми начали работать в новой системе.

Упорядочили задачи и проекты на общей доске. Распределили задачи с помощью тегов. Создали готовые шаблоны и пользовательские поля для сегментации.

Интегрировали 1С:Бухгалтерия для выгрузки счетов и актов. Скорректировали процессы обработки документов. Подключили календарь для бронирования переговорной, планирования отпусков и встреч.

Второй этап — построение автоматизации на базе системы.

Логика была в том, чтобы хранить информацию в одном месте, а отчеты дорабатывать под специфические задачи.

Настроили выгрузку по API. Компания выгрузила данные по отчетам, задачам и проектам. Построили дашборды в дата-студии. Доработали систему планирования загрузки технического отдела. Предоставили клиентам доступ к задачам через API в личном кабинете.

3. Результаты сотрудничества

Операционные метрики:

- Объединили 7 разрозненных платформ в одну систему

- Автоматизировали процессы продаж, проектного управления и финансового учета

- Упростили адаптацию новых сотрудников

- Стандартизировали рабочие процессы

Качественные улучшения:

- Комплексное управление проектами в едином интерфейсе

- Прозрачность бюджетов и контроль расходов по проектам

- Возможность отслеживать оплачиваемые и неоплачиваемые часы

- Централизованное хранение всей проектной информации

Масштабируемость:

- Готовность к росту команды без потери качества работы

- Возможность быстрого внедрения новых сотрудников

- Гибкость настройки под новые бизнес-задачи

По словам технического директора Натальи Штанюк, система Аспро.Cloud удовлетворила большинство запросов компании. Функционал позволил быстро закрыть ключевые задачи с помощью настройки модулей. Отдельно отмечает качественную техническую поддержку для решения вопросов.