Directline сократила время на управление проектами в 5 раз, объединив 7 платформ в одной системе

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Агентство Directline работает с крупными клиентами типа 2GIS, Borjomi, Lazurit. Компания оказывает комплексные услуги — от SEO до контекстной рекламы. Часто один заказчик получает несколько услуг параллельно.

До внедрения Аспро.Cloud команда использовала семь разных платформ. Redmine — для постановки задач. AmoCRM — для работы с лидами. 1С:Бухгалтерия — для финансового учета. Slack — для внутренних коммуникаций. Google Таблицы — для фиксации информации. Плюс отдельные системы для личного кабинета клиентов и базы знаний.

Наталья Штанюк, технический директор Directline, объясняет проблему тем, что компания может оказывать одному заказчику несколько услуг одновременно. Требовался контроль работы не только по отдельным направлениям, но и цельно по проекту. Большая часть услуг носит абонентский характер из-за неточной даты завершения. Поэтому было важно организовать работу спринтами по месяцу.

Работа в семи разных системах создавала хаос. Информация терялась. Сотрудники тратили время на переключение между платформами. Новичкам было сложно разобраться в процессах.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Команда провела внутренний опрос сотрудников. Определили ключевые требования к новой системе. Нужно было управление процессами в единой платформе. Возможность хранить все проектные данные в одном месте. Инструменты для личного и проектного планирования. Финансовый учет с расчетом рентабельности. Доступ клиентов к проектам. API для интеграций.

Рассматривали три варианта. Плагины RedmineUp позволяли не переносить данные, но интерфейс был неудобен. Битрикс24 привлек дизайном, но не хватало готовых модулей для учета времени и контроля бюджета.

По словам Натальи Штанюк, когда обратились к Аспро.Cloud, сразу заметили интуитивно понятный интерфейс. После оценки функционала поняли — система на 90% соответствует ожиданиям. Можно организовать работу сразу после внедрения.

Внедрение заняло три месяца. Компания выполнила его самостоятельно.

Первый этап — настройка базового функционала. Перенесли сделки из AmoCRM. Настроили интеграцию с телефонией, почтой и веб-формами сайта. Менеджеры по продажам первыми начали работать в новой системе.

Упорядочили задачи и проекты на общей доске. Распределили задачи с помощью тегов. Создали готовые шаблоны и пользовательские поля для сегментации.

Интегрировали 1С:Бухгалтерия для выгрузки счетов и актов. Скорректировали процессы обработки документов. Подключили календарь для бронирования переговорной, планирования отпусков и встреч.

Второй этап — построение автоматизации на базе системы. Логика была в том, чтобы хранить информацию в одном месте, а отчеты дорабатывать под специфические задачи.

Настроили выгрузку по API. Компания выгрузила данные по отчетам, задачам и проектам. Построили дашборды в дата-студии. Доработали систему планирования загрузки технического отдела. Предоставили клиентам доступ к задачам через API в личном кабинете.

3. Результаты сотрудничества

Операционные метрики:

- Объединили 7 разрозненных платформ в одну систему

- Автоматизировали процессы продаж, проектного управления и финансового учета

- Упростили адаптацию новых сотрудников

- Стандартизировали рабочие процессы

Качественные улучшения:

- Комплексное управление проектами в едином интерфейсе

- Прозрачность бюджетов и контроль расходов по проектам

- Возможность отслеживать оплачиваемые и неоплачиваемые часы

- Централизованное хранение всей проектной информации

Масштабируемость:

- Готовность к росту команды без потери качества работы

- Возможность быстрого внедрения новых сотрудников

- Гибкость настройки под новые бизнес-задачи

По словам технического директора Натальи Штанюк, система Аспро.Cloud удовлетворила большинство запросов компании. Функционал позволил быстро закрыть ключевые задачи с помощью настройки модулей. Отдельно отмечает качественную техническую поддержку для решения вопросов.