Автоматизация проектной деятельности в IT-компании: как разработчики ПО увеличили прозрачность процессов с Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания Planoplan разрабатывает программное обеспечение для 3D-планировки дизайна интерьера и создает интерактивные решения для застройщиков. География клиентов охватывает Германию, Финляндию и Казахстан. При этом команда из 60+ специалистов сталкивалась с серьезными организационными вызовами.

Руководитель отдела продаж Валерий Шеркунов столкнулся с ситуацией, когда CRM-система была внедрена всего на 30%. Команда использовала купленный продукт несистематично, без контроля руководства. Некоторые отделы полностью игнорировали работу в системе. Компания была вынуждена параллельно использовать две разные CRM для различных юридических лиц.

Основной целью стал переход на единое решение Аспро.Cloud для улучшения сервиса и организации работы с задачами и проектами. Требовалось создать прозрачную систему контроля процессов и автоматизировать рутинные операции.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Процесс перехода на Аспро.Cloud проходил поэтапно. Команда начала с анализа текущих рабочих процессов и постепенного отказа от старых решений в пользу единой платформы.

Центральным элементом новой системы стала канбан-доска, отображающая все задачи текущего спринта. Доска была структурирована по четырем ключевым этапам: «бэклог», «в работе», «согласование» и «сделано». Это позволило создать визуальную карту всех процессов и обеспечить полную прозрачность работы команды.

Для более сложных проектов была внедрена возможность настройки индивидуальных этапов с сохранением в качестве шаблонов. Это существенно ускорило запуск типовых проектов и стандартизировало подходы к работе.

Особое внимание уделялось настройке автоматических действий. Система была сконфигурирована для автоматической отправки уведомлений менеджерам, создания задач и событий, отправки документов клиентам и добавления комментариев к задачам. Автоматизация коснулась даже расчета заработной платы для сотрудников отдела продаж.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

- Достигнута полная прозрачность всех проектных процессов

- Внедрен систематический контроль выполнения задач через канбан-доску

- Автоматизированы рутинные операции, включая уведомления и документооборот

- Стандартизирована работа с проектами через систему шаблонов

Управленческие результаты:

- Возможность отслеживания ошибок на всех этапах воронки продаж

- Автоматическое формирование детализированных отчетов в виде графиков и диаграмм

- Выявление проблемных участков, где замедляется работа

- Улучшение координации между отделами

Качественные изменения:

- Переход от хаотичного использования CRM к структурированной проектной работе

- Повышение эффективности команды за счет устранения дублирования усилий

- Создание единой информационной среды для всех сотрудников

- Возможность быстрого анализа и корректировки рабочих процессов