Переход с двух разрозненных систем на единую платформу: как производитель светопрозрачных конструкций повысил эффективность управления проектами

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ООО «Хартек» — компания с 15-летней историей, специализирующаяся на проектировании, производстве и монтаже светопрозрачных конструкций любой сложности. От простых окон до высокотехнологичных архитектурных решений с металлоконструкциями. По словам руководителя, организация развилась от производства автоматических дверей с немецкой фурнитурой до разработки сложных узлов и креплений с проведением испытаний на прочность.

Специфика деятельности требует выполнения многоступенчатых задач: проектирование, изготовление, доставка, монтаж и последующее обслуживание. Сотрудники обычно ведут несколько сложных проектов одновременно. Контролировать такие процессы без системы управления практически невозможно.

Изначально компания использовала две отдельные системы. Популярную CRM-платформу для управления проектами и отдельный сервис для финансового учета. Такой подход создавал серьезные операционные проблемы: сотрудники постоянно переключались между системами, руководитель не видел общую картину состояния бизнеса, а двойная оплата сервисов увеличивала расходы.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Руководитель выявил два критических недостатка существующей системы. Первый — отсутствие разделения рабочих зон. Задачи бухгалтерии, проектов и обслуживания техники сваливались в единый список, что затрудняло поиск информации и контроль процессов. Второй — отсутствие интеграции с финансовыми программами, что заставляло тратить время на постоянные переходы между системами.

Руководитель протестировал бесплатный период Аспро.Cloud и принял решение о переходе. Как он отмечает, система привлекла возможностью объединить проекты и финансы в одном месте.

Миграция данных прошла в шесть этапов при поддержке специалистов Аспро.Cloud:

1. Выгрузка данных из финансовой системы в формат CSV

2. Корректировка CSV-файла с необходимыми правками

3. Сверка проектов между системами для исключения дублирования

4. Внесение организационных данных и счетов с начальными остатками

5. Загрузка CSV-файла и сверка остатков по счетам

6. Подключение банковских интеграций для продолжения учета

Перенос клиентской базы и настройка интеграции с IP-телефонией руководитель выполнил самостоятельно в минимальные сроки. По его словам, переход оказался легким благодаря понятному интерфейсу, а команда освоила систему довольно быстро.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

Модуль «Проекты» позволил создать отдельные рабочие процессы для каждого отдела: бухгалтерии, производства, проектировщиков, маркетологов. Каждый процесс включает этапы «Сделать», «В работе», «Сделано». Руководитель получил возможность видеть прогресс проектов и общую нагрузку сотрудников через доску задач и фильтры.

Для типовых проектов внедрены готовые шаблоны с заданными этапами, вехами и стандартными задачами. Это позволило запускать проекты быстрее и получать результаты с минимальным количеством ошибок точно в срок.

Финансовая прозрачность:

Система обеспечила контроль движения денежных средств без входа в онлайн-банк. Все остатки по счетам стали видны на одной странице. Руководитель получил доступ к отчетам ДДС и ОПиУ для анализа выручки и расходов по направлениям деятельности.

Динамические виджеты с финансовой информацией и остатками по счетам обеспечили оперативный доступ к данным с любого устройства в любое время.

Улучшение CRM-процессов:

Внедрена автоматическая привязка электронных писем к конкретным задачам. Например, счет от поставщика автоматически привязывается к задаче по закупке, проекту и задаче по оплате в бухгалтерии. Это исключает потерю документов и обеспечивает доступ всех ответственных сотрудников.