Как маркетинговое агентство из 6 человек автоматизировало проектную работу и вышло на международный рынок

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Агентство интернет-маркетинга «Бамбл» работало на рынке с 2018 года в условиях жесткой конкуренции. Четыре года команда из шести человек функционировала без специализированного ПО, что создавало серьезные операционные проблемы.

Основные вызовы включали потерю информации между сотрудниками, систематические нарушения бюджетов и сроков проектов. Сотрудники забывали передавать важную информацию по задачам, что негативно влияло на качество работы. Организация совместной работы даже в небольшой команде вызывала трудности.

По словам генерального директора Дарьи, такой подход был крайне неэффективным и не способствовал формированию лояльности клиентов. Компания понимала необходимость кардинальных изменений для конкурентоспособности на рынке.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Руководство приняло решение внедрить комплексную систему управления Аспро.Cloud. Процесс начался с демонстрации функционала, где за 30 минут специалист показал возможности системы и ответил на вопросы по специфике маркетингового агентства.

Компания выбрала профессиональное внедрение вместо самостоятельной настройки, учитывая ограниченные ресурсы команды. Изъятие сотрудника из рабочего процесса могло парализовать выполнение проектов.

Основной акцент сделали на модулях CRM, финансов и проектов. Срок внедрения составил два месяца. Главной проблемой стало сопротивление персонала новым принципам работы — креативные сотрудники отвергали введенные правила и отказывались работать в системе.

Ситуацию удалось разрешить благодаря обучению от специалистов Аспро.Cloud. Они продемонстрировали преимущества системы для каждого сотрудника и показали практические аспекты работы с функционалом.

3. Результаты сотрудничества

Упорядочивание проектной работы

Модуль «Проекты» решил проблему контроля многоэтапных услуг. Команда создала шаблоны для каждой комплексной услуги с детализацией до 30 шагов. Теперь сотрудники видят текущий этап проекта и список выполненных задач. Запуск нового проекта происходит одним нажатием кнопки.

Оптимизация финансового планирования

Анализ отчетов о прибылях и убытках через модуль «Финансы» выявил падение рентабельности таргетированной рекламы за два года. Компания отказалась от убыточного направления и запустила видеопродакшн, который стал самым выгодным сервисом.

Автоматизация документооборота

Настройка регулярных счетов устранила проблему несвоевременной оплаты. Система автоматически генерирует и отправляет счета клиентам по установленному графику, что исключило потери дохода из-за человеческого фактора.

Централизация обработки лидов

CRM-модуль автоматизировал сбор заявок со всех каналов связи и создание карточек контрагентов. Это позволило единственному менеджеру по продажам эффективно обрабатывать возросший поток лидов без найма дополнительного персонала.

Улучшение командного взаимодействия

Автодействия в системе наладили передачу задач между отделами. Завершение этапа работы автоматически уведомляет следующего ответственного специалиста, что устранило простои проектов.

Стандартизация коммерческих предложений

Конструктор шаблонов КП исключил ошибки в данных клиентов и ускорил процесс подготовки предложений. Система автоматически подставляет реквизиты и описание услуг.