Кардинальная смена бизнес-модели: как рекламное агентство «Амкелин» выстроило эффективные процессы с Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания «Амкелин» столкнулась с беспрецедентным вызовом. За двадцать лет работы организация завоевала прочные позиции на рынке торгового оборудования, производя сетчатые стойки, промостолы и стеллажи. Однако к концу 2021 года экономическая ситуация кардинально изменилась.

Спрос на торговое оборудование резко упал, что привело к критическому снижению выручки. Компания оказалась в тяжелом финансовом положении и не могла выполнять обязательства перед сотрудниками. Руководство понимало: либо кардинальные изменения, либо полное прекращение деятельности.

В сентябре 2022 года было принято решение о полной смене направления бизнеса. Новой сферой стал дизайн рекламной продукции — область, кардинально отличающаяся от производства. Это означало необходимость создания совершенно новых бизнес-процессов, найма специалистов другого профиля и выстраивания системы управления с нуля.

Руководство понимало: времени на эксперименты нет. Новый коллектив должен работать эффективно с первого дня. Требовались инструменты для контроля проектов, учета времени сотрудников, выставления счетов за почасовую работу и координации команды дизайнеров.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Опыт использования специализированного ПО в производственной сфере подсказал руководству правильный путь. Команда быстро проанализировала рынок CRM-систем и остановилась на Аспро.Cloud как наиболее подходящем решении для управления проектной деятельностью.

Первым этапом стало тестирование системы в рамках 14-дневного пробного периода. Руководители получили доступ к полному функционалу и оценили возможности платформы для решения специфических задач дизайн-агентства.

После завершения тестового периода команда записалась на консультации со специалистами Аспро.Cloud. За два двухчасовых сеанса эксперты разобрали ключевые вопросы: настройку модулей «Проекты» и «Задачи», контроль времени с фиксацией почасовых ставок, автоматическое выставление счетов по затраченному времени, использование шаблонов проектов.

Особенностью бизнес-модели «Амкелин» стала оплата за плановое время, а не фактически затраченное. Клиенты платят согласно прайс-листу с временным регламентом, а переработки сотрудников покрывает компания. Для такой схемы потребовались специальные доработки системы.

Разработчики Аспро.Cloud создали дополнительные поля и фильтры: поле «Сумма» в списке задач для отслеживания стоимости отдельных задач и проектов, фильтр для разделения оплачиваемых и неоплачиваемых задач, инструмент контроля выставленных счетов.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

- Полная автоматизация выставления счетов по затраченному времени

- Прозрачный контроль планового и фактического времени выполнения задач

- Централизованное управление всеми входящими заявками через интеграцию с электронной почтой

- Возможность мгновенно формировать отчеты по инициаторам задач и загрузке сотрудников

Управленческая эффективность:

- Руководитель получил инструменты ежедневного мониторинга работы команды

- Система раннего предупреждения о превышении плановых сроков

- Детальная аналитика причин расхождений между планом и фактом

- Автоматическое создание карточек клиентов из входящих писем

Финансовый контроль:

- Прозрачность формирования стоимости проектов

- Контроль переработок сотрудников для минимизации внутренних затрат

- Быстрое выявление задач без выставленных счетов

- Анализ рентабельности каждого проекта