1С: Документооборот2. Как избавиться от бумажной волокиты и сократить время на учет ремонтов ТС

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

С «Россети Новосибирск» Digital Clouds успешно работает больше года. В начале 2024 года мы завершили перенос модуля «Управление автотранспортом» из 1С: УПП в отдельную конфигурацию 1С: УАТ ПРОФ. Далее перед нами стояла следующая важная задача — реализовать учет ремонтов транспортных средств (далее — ТС) в 1С: УАТ. Несмотря на то, что в программе есть блок «Ремонты и агрегаты», его функционал не соответствовал технологии учета ремонтов ТС, принятой у заказчика.

Главной целью клиента была полная автоматизация бизнес-процессов, связанных с учетом ремонтов ТС: от подачи заявки на ремонт до загрузки данных о выполненных работах и затраченных материалах. При этом надо было учесть различные способы выполнения ремонта: собственными силами, специализированными ремонтными участками или подрядными организациями.

Задачи:

• доработать функционал документа «Заявка на ремонт» для подачи заявок на ремонт и приобретение материалов;
• реализовать обмен 1С: УАТ и 1С: Документооборот2 для согласования заявки на ремонт и автоматического изменения статуса заявки в зависимости от результата согласования;
• доработать функционал документа «Ремонтный лист» для учета выполненных ремонтов ТС и оборудования;
• создать печатные формы заявок на ремонт, заявок на приобретение запчастей и ремонтного листа и реализовать их отправку по электронной почте;
• создать нетиповые отчеты по ремонтам;
• автоматизировать сбор данных по счетам-фактурам и товарным накладным за ГСМ.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

1. Доработка типовых документов

Типовой функционал 1С: УАТ позволял вести учет ремонтов только двумя способами: собственными силами и подрядными организациями. В результате нашей доработки появилась возможность:

• учитывать все виды ремонтов, виды заявок, способы приобретения и поставки запчастей;
• проверять остаток лимита;
• выполнять плановую оценку стоимости;
• выбирать определенные работы и материалы.

В документе «Ремонтный лист» реализована загрузка данных акта выполненных работ, содержащего фактические сведения о затраченных материалах и выполненных работах.

2. Обмен 1С: УАТ и 1С: Документооборот2

Ранее согласование заявки на ремонт происходило через отправку писем по электронной почте, что было неудобно. Теперь сформированная заявка отправляется в 1С: Документооборот, где проходит все этапы утверждения. В процессе рассмотрения её статус в 1С: УАТ автоматически изменяется. После одобрения заявки автоматически формируются письма, которые подписываются электронной цифровой подписью и отправляются по электронной почте адресатам.

Благодаря настроенному обмену между двумя конфигурациями процесс рассмотрения заявки стал проходить намного оперативнее, а отправитель заявки теперь всегда в курсе её текущего статуса.

3. Создание печатных форм и отчетов

В зависимости от способа ремонта и вида заявки на ремонт формируется определенная печатная форма, которая отличается содержанием и направляется нужному адресату в 1С:Документооборот2 и/или по электронной почте. Созданные нетиповые отчеты позволяют детально анализировать информации по предстоящим и выполненным ремонтам в разрезе заявок, ремонтных участков и контрагентов.

4. Ежегодный отчет для тарифообразования

Для формирования ежегодного отчета для тарифообразования перед материнской организацией сотрудникам отдела приходилось тратить около недели на обработку более чем 180 счетов-фактур. Если раньше на сбор и консолидацию данных вручную уходило около 40 часов, то сейчас для формирования отчета потребуется всего пара кликов и не более 1 минуты. При этом, чтобы получить отчет за предыдущие периоды, нужно просто воспользоваться обработкой, которая позволяет в течение 10 минут загрузить данные в базу.

3. Результаты сотрудничества

Впервые в «Россети Новосибирск» была реализована интеграция с конфигурацией 1С: Документооборот2. Автоматизация позволила заказчику избавиться от бумажной волокиты и сократить время на учет ремонтов транспортных средств в несколько раз. Подача, согласование, подписание, отправка заявок исполнителям — теперь все эти процессы реализуются электронно.

Учет заявок на ремонт ТС стал абсолютно прозрачным — инициаторы всегда видят актуальный статус поданных заявок в программе, при этом ни одна заявка не может затеряться.

Благодаря созданным отчетам по заявкам всегда можно получить общую картину по затратам на ремонт транспортных средств различными способами.

Отчет по тарифообразованию позволяет за несколько минут получать развернутую информацию в разрезе видов ГСМ, подразделений районов электрических сетей (РЭС) и месяцев за любой период времени. Благодаря автоматизации пользователи сэкономили время на формирование отчета во много раз!