Переход от хаоса к порядку: как архитектурное бюро объединило продажи, проекты и финансы в одной системе

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Архитектурное бюро Сергея Капустина специализируется на разработке систем архитектурного, интерьерного и уличного освещения. В портфолио компании — уникальные проекты, включая Смоленский метромост в Москве.

До 2013 года компания работала с первой CRM-системой Битрикс24. Рабочий процесс строился на трех разных платформах: клиентские отношения велись в Битрикс24, финансовый учет — в 1С, а реализация проектов происходила в Trello. По словам Сергея Капустина, такая схема превратилась в настоящую катастрофу.

Основные проблемы множественной системы стали критичными для бизнеса. Менеджеры постоянно что-то забывали отметить в разных программах. Отсутствовала возможность управления финансами и проектами в рамках одного решения. Самой болезненной точкой стала невозможность просчитать рентабельность проекта внутри системы.

Для архитектурного бюро расчет рентабельности — ключевой фактор принятия решений. От этих цифр зависит участие в тендерах и согласие на выполнение проектов. Во время переговоров команда должна четко понимать минимальную цену и иметь точный финансовый расчет.

Приходилось каждый раз собирать Excel-файлы и высчитывать показатели по формулам. Постоянный риск математических ошибок или неприменившихся формул приводил к неправильным расчетам. Как результат — неверные решения по тендерам и переговорам, что влекло прямые убытки компании.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Решение пришло через рекомендацию известного блогера-урбаниста, который советовал Аспро.Cloud как отличный инструмент для строительной отрасли. Руководитель бюро увидел в системе управление проектами и поддержку расчета рентабельности — сразу принял решение зарегистрироваться и протестировать функционал.

Дополнительным преимуществом стал раздел управления финансами. Сергей Капустин работает удаленно из другого города и нуждается в оперативном контроле движения денежных средств и работы с контрагентами через единый интерфейс.

Компания выстроила полный цикл работы с клиентами в новой системе. При поступлении заявки сразу создается детальная сделка с указанием источника, прикрепленной документацией на Яндекс.Диске и тегами по типу услуг. В карточке отслеживаются все переговоры, звонки, встречи, напоминания и отправленные письма.

К каждой сделке прикрепляется иллюстрация будущего проекта. Архитекторы особенно оценили визуальную составляющую как творческие личности.

Настроено несколько воронок продаж для разных направлений: дизайнеры, девелоперы, тендеры. Набор этапов адаптируется под специфику воронки, но базовая логика сохраняется.

Все контакты четко сегментированы по категориям: клиенты, поставщики, девелоперы, архитекторы. Каждому контрагенту присваивается сфера деятельности, полные контактные данные, через пользовательские поля добавляются даты рождений и информация о хобби.

Подключена телефония от Zadarma и Mango Office для звонков прямо из карточек контактов. Этап переговоров стал одним из ключевых — здесь презентуется визуализация проекта и собирается обратная связь клиентов.

В карточках проектов отображается вся необходимая информация с четким видением хода работ. Прикрепляется история переписки, документация, порядок работ, список договоров и исходящая корреспонденция. Для анализа план-факта используется финансовое планирование внутри проектов.

Для всех специалистов создана база знаний с подробным описанием внутренних процессов, алгоритмами работы со сделками и проектами, перечнем мероприятий на каждом этапе и полезными тренингами для менеджеров.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

- Устранена путаница между разными системами

- Создан единый интерфейс для всех бизнес-процессов

- Автоматизирован расчет рентабельности проектов

- Обеспечен полный контроль всех этапов сделок

Управленческая эффективность:

- Руководитель получил возможность удаленного контроля всех процессов

- Мгновенный доступ к информации о проектах в работе и их прибыльности

- Оценка состояния денежного потока компании в режиме реального времени

- Исключены ошибки в финансовых расчетах при участии в тендерах

Организационные преимущества:

- Оптимизирована работа удаленных сотрудников

- Возможность эффективной работы без офисных помещений

- Координация работы менеджеров по продажам и специалистов отдела реализации

- Совместная работа над проектами через единую платформу

Качественные изменения:

- Детальная сегментация контрагентов по категориям

- Визуализация проектов для повышения наглядности

- Полная история взаимодействий с клиентами

- Автоматизированное планирование встреч и задач