Как брендинговое агентство DUGA объединило 10 сервисов в одной системе и выстроило бесшовную передачу проектов

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

DUGA работает на рынке брендинга недвижимости с 2021 года. За это время компания реализовала 83 проекта и заработала для клиентов 27 миллиардов рублей. Агентство сотрудничает с ведущими девелоперами: ПИК, Ingrad, Forma, Knight Frank и другими.

По мере роста бизнеса количество рабочих инструментов увеличивалось как снежный ком. Команда использовала Asana для управления проектами, amoCRM для ведения сделок, «Контур.Эльба» для документооборота, Notion для базы знаний, Dropbox для хранения файлов. К этому добавлялись Google-инструменты и графические редакторы.

Владелец и CEO компании Юрий Нарвин отмечал, что из-за большого количества инструментов рабочий процесс стал запутанным. В amoCRM продавали услуги, затем информация терялась при переходе к проектной работе в Asana, а финансовые данные велись отдельно в таблицах. Такая разрозненность не позволяла увидеть полную картину бизнеса.

Критической точкой стало управление финансами. Весь финучет велся в Google-таблицах, данные никогда не были актуальными, цифры не сходились. Для сверки показателей с банковским счетом требовалось выполнять много ручной работы. Руководитель пытался внедрить специализированные сервисы для финансового учета, но им не хватало аналитики по проектам, что было критически важно для агентства.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Зимой 2022 года команда осознала необходимость внедрения ERP-системы для хранения всех данных в одном месте. Сначала руководитель рассматривал разработку собственной системы, но отказался от этой идеи из-за больших вложений времени, сил и денег.

Команда проанализировала несколько десятков систем на рынке. Большинство решений не подошли по функционалу и интерфейсу. Дополнительную сложность создал уход зарубежных сервисов с российского рынка.

В феврале 2023 года команда протестировала Аспро.Cloud и выбрала именно это решение. По словам Юрия Нарвина, их привлек объемный функционал системы с множеством модулей, возможность настройки под конкретные задачи, кастомизация интерфейса и удаление ненужных инструментов. Для команды дизайнеров оказались важны удобный и понятный интерфейс без перегрузки элементами.

Внедрение проходило поэтапно. Первоочередной задачей стала настройка прозрачной финансовой отчетности. Руководитель и финдиректор начали с модуля «Финансы»:

- Настроили интеграцию с банковскими системами

- Разметили исторические финансовые данные

- Выстроили структуру отчета о прибылях и убытках

- Добавили статьи учета в модуле «Бюджетирование»

- Настроили финансовую аналитику по проектам

Следующим этапом стал перенос клиентской базы из amoCRM. Руководитель признается, что сначала боялся этого процесса из-за накопленной базы клиентов. Однако импорт в Аспро.Cloud оказался простым — команда выгрузила данные в CSV-формат и в несколько кликов добавила их в новую систему. Весь процесс занял всего неделю.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

Команда отказалась от 7 отдельных сервисов, объединив все процессы в единой системе. Самым значительным достижением стала бесшовная передача проектов между отделами.

Ранее отдел продаж и проектная команда работали изолированно. Менеджеры проектов не знали о договоренностях с клиентом на этапе продажи. Теперь менеджер проекта и часть команды подключаются в CRM на этапе брифинга и совместно ведут клиента по воронке. Никакие данные по сделке не теряются, все понимают ожидания заказчика.

Автоматизация коммерческих предложений:

Команда добавила в каталог все услуги компании. Теперь услуги и цены автоматически подтягиваются в коммерческие предложения, что экономит время и снижает количество ошибок в расчетах. Как отмечает руководитель, коммерческому директору больше не нужно вручную создавать КП и готовить презентации — процесс проходит в несколько раз быстрее.

Финансовая прозрачность:

Владелец компании получил быстрый доступ к финансовым показателям через настраиваемые дашборды. По его словам, больше нет огромного количества «мертвых» табличек — теперь можно быстро увидеть обороты, доходы и расходы. При необходимости система позволяет детально анализировать отчеты для выявления проблемных зон.

Стандартизация проектной работы:

В системе создан шаблон типового проекта с четким порядком работ: этапами, вехами и задачами. Теперь для запуска проекта достаточно выбрать шаблон — вся необходимая информация автоматически фиксируется в задачах.