Как «ГеоКорп» избавилась от хаоса и научилась управлять 100+ проектами одновременно с Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

«ГеоКорп» работает в сфере проектирования и инженерных изысканий с 2012 года. Компания комплексно изучает природные условия территорий и создает проекты в строительстве, энергетике и транспорте. Основное направление — проектирование линейных объектов: линий электропередач, газоснабжения. Среди заказчиков «Газпром» и его дочерние структуры.

Команда из 70 человек разделена на четыре отдела: сбор исходных данных, проектирование, изыскания и главные инженеры. Каждый отдел выполняет свою часть работы над проектами.

Переломный момент наступил, когда количество объектов резко увеличилось. Все новые проекты шли параллельно, но из-за отсутствия системности выполнять их эффективно не получалось. По словам главного инженера проектов Ксении Голубевой, в компании царил полный хаос. Некоторые специалисты хранили всю информацию по проектам и финансам в блокнотах, даже не доходя до Excel.

Рост штата усугублял проблему. Новым сотрудникам требовалась единая система для быстрой адаптации и понимания принципов работы. Первая попытка решить проблему — внедрение популярного сервиса для ведения проектов — оказалась неудачной. После четырех месяцев работы команда поняла: интерфейс неудобный, нет общего видения по всем проектам.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Команда сформулировала критерии для новой системы: простой интерфейс, возможности планирования проектов, связка проектов с финансами, бесшовная коммуникация между отделами. Этим требованиям соответствовала Аспро.Cloud.

О системе рассказал заместитель генерального директора. Сначала в сервисе начал работать руководящий состав, затем подключили исполнителей с обязательным обучением.

Внедрение стартовало в июле 2023 года. Главный инженер проектов самостоятельно изучала функционал и адаптировала инструменты под нужды бизнеса. Для упрощения процесса команда обратилась к специалистам Аспро.Cloud, которые провели два обучающих урока — ознакомительный и по финансовому учету.

Процесс внедрения занял около месяца. После этого вся команда перешла на работу в Аспро.Cloud. Ксения Голубева отмечает, что через полгода все стали уверенными пользователями. Особенно помогает качественная документация — не нужны специальные термины, новому сотруднику достаточно отправить ссылку на руководство.

Шаблон проекта в системе

Ключевым инструментом стали шаблоны проектов. Изначально команда создала один линейный шаблон, но позже переработала структуру. Как объясняет Ксения Голубева, сначала команда зацепилась за линейный принцип закрытия вех, но потом поняла — проекты связаны с творчеством, процесс может быть цикличным. Новый шаблон получился гораздо удобнее.

Распределение проектов по менеджерам

В компании за каждым заказом закрепляется главный инженер. Всего таких специалистов трое, у каждого может быть до 30 проектов одновременно. При создании проекта специалист добавляет себя в «менеджеры проекта» — это позволяет видеть изменения только по своим объектам и не сбиваться от лишней информации.

3. Результаты сотрудничества

Операционные метрики:

- Возможность вести параллельно более 100 проектов без потери контроля

- Быстрая адаптация новых сотрудников благодаря структурированным процессам

- Исключение потери информации при смене ответственных за проекты

Качественные улучшения:

- Полная ликвидация хаоса в рабочих процессах

- Создание единой системы для всех отделов компании

- Визуализация процессов помогла улучшить сам подход к выполнению проектов

База знаний для новых сотрудников

Структурные преимущества:

- В модуле «База знаний» создан курс для новичков с историей компании, распорядком дня, правилами оформления документов

- Модуль «Списки» используется для работы с документацией и контроля договоров

- Мобильное приложение позволяет контролировать проекты в командировках и на совещаниях

Мобильное приложение для работы в поле

Масштабируемость: Система позволяет компании расти — увеличивать количество проектов без потери качества управления. При уходе сотрудника в отпуск или увольнении вся информация остается в системе, замещающий специалист не испытывает проблем.

Управление контактами в системе

Команда активно использует список контактов для работы с клиентами и подрядчиками, привязывая их к конкретным проектам.