Цифровизация проектного управления в BIM-компании: как FORMA BIM повысила прозрачность бизнес-процессов с помощью Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

FORMA BIM — одна из ведущих российских компаний в сфере BIM-проектирования. Команда из 200 специалистов работает над переводом 2D-документации в информационные модели зданий и созданием библиотек BIM-семейств. За шесть лет работы специалисты реализовали более 100 проектов и разработали свыше 1000 моделей различных объектов.

Несмотря на успешную деятельность, руководство понимало: для выхода на новый уровень развития нужны системные изменения. Распределенная по всей России команда работала эффективно, но процессы требовали большей структурированности и прозрачности.

Александра, помощник коммерческого директора, объясняла, что переход на систему управления стал логичным шагом в развитии компании. Команда стремилась сделать рабочие процессы более прозрачными и четкими.

Ключевые задачи автоматизации включали организацию четкой работы над проектами, наведение порядка в задачах и понимание нагрузки сотрудников. Также требовался финансовый учет по проектам, планирование событий и оптимизация маркетинговых процессов. Главная цель — объединить все рабочие процессы на единой платформе.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Команда FORMA BIM приняла стратегическое решение работать через интегратора. Как отмечала Александра, при входе в новую систему сложно понять ее возможности, поэтому важно было сразу получить экспертную оценку того, что можно настроить под конкретные задачи.

BIM-проектирование — создание единой цифровой модели здания

Выбор пал на интегратора X NET в лице генерального директора Вадима Большакова. Александра рассказывала, что поиск интегратора был простым — через поисковые системы. Вадим сразу назначил демонстрацию системы и быстро понял потребности компании, пообещав полную настройку и составление четкого плана работ.

Внедрение началось с экспресс-аудита существующих процессов. Вадим Большаков проводил встречи для понимания целей внедрения и анализа текущих рабочих процессов сотрудников. После составления технического задания стартовал основной проект.

Для задач проектного управления и финансового учета был выбран тариф «Бизнес». Интегратор загрузил базу контрагентов, настроил карточки компаний и клиентов, а затем приступил к конфигурации CRM-модуля.

Пример базы контрагентов в Аспро.Cloud

Особое внимание уделили настройке воронок продаж. Вадим Большаков объяснял, что для холодных контактов создали одну воронку, а для постоянных клиентов — другую. Такое разделение обусловлено различными процессами работы и ответственными менеджерами.

Ключевым решением стала автоматизация CRM-процессов. К системе подключили электронную почту и настроили автодействия в каждой воронке. Теперь входящие письма автоматически формируют сделки, за которыми закрепляются ответственные, а система ставит задачи на анализ исходных данных.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

- Автоматизация формирования сделок из входящих писем

- Автоматическое назначение ответственных и постановка задач

- Создание прозрачной системы отчетности по продажам

- Централизованное хранение и контроль документооборота

Управленческая эффективность:

- Полная прозрачность рабочих процессов

- Четкое понимание нагрузки каждого сотрудника

- Структурированная база знаний для быстрой адаптации новых специалистов

- Упрощение запуска типовых проектов через шаблоны

Качественные изменения:

Александра подчеркивала, что появилась огромная прозрачность происходящих процессов. Ничего не теряется, все находится на своих местах. Руководитель в любой момент знает, кто чем занимается, и получает уведомления о выполнении задач.

Пример CRM-отчетов в Аспро.Cloud

Решение проблемы документооборота стало особенно значимым результатом. До внедрения документы хранились в разных местах — на диске, в Контур.Диадок, в печатном виде. Создание пользовательских списков с документами по каждому заказчику позволило централизовать контроль и отслеживание статусов.

Организация документооборота через пользовательские списки

Масштабируемость решения:

Созданная база знаний включает как организационные процессы (отпуска, больничные), так и профильную информацию по инженерным сетям и архитектуре. Это обеспечивает быструю адаптацию новых сотрудников и предотвращает ошибки в проектах.