Переход с Notion на Аспро.Cloud: как креативный продакшн OGONÖK объединил CRM, управление проектами и финансы в одной системе

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Креативный продакшн OGONÖK два года эффективно использовал Notion для управления бизнес-процессами. Компания создает фото- и видеопроекты любой сложности — от рекламных роликов до корпоративного контента. В портфолио агентства работы для MARTINI, Додо Пиццы, Hyundai и других известных брендов.

Команда состоит из двух директоров, трех продюсеров и более 100 профильных специалистов на аутсорсе. Продюсеры выполняют функции менеджеров по продажам, полностью организуют проекты и занимаются допродажей услуг клиентам.

В Notion агентство выстроило комплексную систему: CRM с воронкой продаж, управление проектами через шаблоны и базу знаний. Однако со временем возникли серьезные ограничения. По словам Таи Курковской, основателя и директора OGONÖK, функционала Notion стало недостаточно для растущих потребностей бизнеса. Особенно остро ощущался недостаток дополнительной воронки для работы с холодной базой клиентов.

Окончательным толчком к смене системы стала блокировка российских аккаунтов Notion в августе 2024 года. Руководство агентства потратило около 10 дней на тестирование различных российских и зарубежных сервисов, но ни один не соответствовал требованиям компании по функциональности и удобству использования.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Поиск нового решения проходил по жестким критериям: наличие CRM-системы, инструменты для ведения проектов по разным методологиям и возможность персональной настройки функционала. Команда тестировала популярные российские сервисы управления проектами, но сталкивалась с перегруженностью систем и сложной настройкой.

Выбор пал на Аспро.Cloud благодаря комплексному подходу к автоматизации бизнеса. Система предоставила все необходимые инструменты в едином интерфейсе: CRM для управления продажами, модули для ведения проектов по методологиям Waterfall, Scrum и Kanban, базу знаний и финансовое планирование.

Миграция данных из Notion проходила поэтапно. Команда перенесла все регламенты и документацию в новую базу знаний всего за один день без потери функциональности. По словам директора агентства, текстовый редактор Аспро.Cloud оказался интуитивно понятным, что существенно упростило процесс адаптации.

• Пример рабочего процесса в проекте

Настройка CRM-системы решила ключевую проблему компании. В Аспро.Cloud удалось создать несколько воронок продаж: одну для текущих сделок, другую для работы с холодной базой. Такое разделение позволило адаптировать продажи под потребности разных категорий клиентов и повысить эффективность коммуникации.

Команда настроила автодействия в воронке холодной базы, которые автоматически ставят продюсерам конкретные задачи при переходе сделки на новый этап. Несмотря на возможности интеграции с почтой и IP-телефонией, агентство решило вести сделки вручную из-за специфики работы с клиентами через личные встречи и мессенджеры.

3. Результаты сотрудничества

• Операционные улучшения:

- Создание нескольких специализированных воронок продаж для разных типов клиентов

- Автоматизация постановки задач продюсерам через настроенные автодействия

- Унификация процесса управления проектами с помощью тегов и этапов контроля

- Ведение проектов по разным методологиям в зависимости от специфики задач

• Пример воронок продаж в Аспро.Cloud

Качественные изменения:

- Повышение прозрачности рабочих процессов благодаря системе тегов и контрольных точек

- Улучшение координации работы с более чем 100 специалистами на аутсорсе

- Централизация всей корпоративной документации в удобной базе знаний

- Готовность к внедрению финансового планирования и контроля

Всеволод Курковский, управляющий партнер и директор по развитию, отметил логичность и стабильность работы системы. Команда успешно адаптировалась к новому интерфейсу после привычного Notion и высоко оценила возможности настройки тегов, воронок и задач.

• База знаний с регламентами и должностными инструкциями

Масштабируемость решения:

Особую ценность для руководства представляет комплексность платформы. Тая Курковская подчеркнула уникальность объединения всех бизнес-функций в одной системе. Команда планирует задействовать модуль финансового учета для ведения планирования и прогнозирования, что позволит полностью централизовать управление компанией.

В перспективе агентство рассматривает возможность найма финансового директора и ведения полного учета в Аспро.Cloud, что существенно упростит административные процессы и снизит затраты на использование отдельных специализированных систем.