Как digital-агентство автоматизировало управление долгосрочными проектами и увеличило эффективность команды

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Digital-агентство Panda Ads работает в специфических условиях — их проекты не имеют четкой финишной черты. Команда из 15 специалистов на постоянной основе продвигает бизнес клиентов через контекстную рекламу, таргетинг, SEO, работу с блогерами и другие инструменты. За 7 лет агентство реализовало более 100 проектов для известных брендов: фонда Константина Хабенского, GeekBrains, «Мостурфлот», HENDERSON и Московского политехнического университета.

CEO Александр Гаврилин понимал важность автоматизации с самого начала. Еще на этапе регистрации компании команда внедрила ПланФикс и работала в этой системе 6 лет. Вся жизнь бизнеса проходила через CRM — от первого контакта с клиентом до закрытия договора.

Однако со временем стали проявляться серьезные проблемы. Интерфейс ПланФикс оказался слишком сложным для новых сотрудников. Агентство часто брало людей без опыта работы в digital, и адаптация к системе занимала много времени. Вместо концентрации на своих задачах новички тратили силы на изучение запутанного интерфейса.

По словам Александра, многие задачи в ПланФикс решались относительно сложно и долго. Критическим фактором стала необходимость ведения финансового учета внутри проектов — команде было важно контролировать доходы и расходы по каждому клиенту в той же системе, где выполняются рабочие задачи.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

При выборе новой системы команда рассматривала различные CRM и системы управления проектами. Решающими факторами в пользу Аспро.Cloud стали понятный интерфейс и встроенные инструменты финансового учета в рамках проектов.

Как отмечает Александр, для агентства было критически важно вести финансы в той же системе, где ставятся и выполняются задачи. Иначе можно было легко потерять информацию о поступлениях или тратах, что снижает эффективность и рентабельность бизнеса.

Миграция данных прошла быстро благодаря функции импорта из CSV-файлов. Команда перенесла всю информацию и перевела сотрудников на новую платформу за две недели. Александр занимался настройкой в свободное время — вечерами переносил лиды, задачи и финансовые данные.

Единственное, что потребовало дополнительной настройки — пользовательские поля в проектах для корректного импорта специфической информации агентства.

Команда выстроила трехэтапный рабочий процесс. На первом этапе все каналы связи интегрированы с Аспро.Cloud — система автоматически собирает лиды с сайта, почты, Telegram и WhatsApp в единую воронку продаж. Если клиент обращается через разные каналы, вся информация объединяется в одной карточке.

Настроены автодействия для непрерывного процесса продаж — при переходе сделки на новый этап система автоматически ставит ответственному менеджеру соответствующую задачу.

3. Результаты сотрудничества

Операционные улучшения:

- Сокращение времени адаптации новых сотрудников к системе

- Упрощение интерфейса — вместо «создать действия в хронике» сотрудники видят понятное «написать комментарий в задаче»

- Автоматизация сбора лидов со всех каналов связи

- Бесшовная передача сделок от отдела продаж к производству через автодействия

Улучшение контроля финансов:

- Возможность отслеживания доходов и расходов внутри каждого проекта

- Автоматическое формирование счетов с автозаполнением данных контрагентов

- Контроль маржинальности через учет времени по задачам

- Автоматический расчет прогноза денежного потока и рентабельности проектов

Организационные преимущества:

- Единая система для управления продажами, проектами и финансами

- Наглядная воронка продаж для лучшего контроля сделок

- Автоматические отчеты по времени и эффективности проектов

- Упрощенное выставление и отправка счетов клиентам

По словам Александра, команда успешно решает все свои задачи в новой системе, функционала хватает для текущих потребностей агентства. Работа с продажами стала удобнее благодаря более наглядной воронке.