Как консультация финдиректора помогла найти 8 миллионов

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Руководитель компании по поставке промышленного оборудования из Китая столкнулся с проблемой: управленческий учет не сходился с реальностью. После загрузки данных по счетам в системе появилась загадочная разница — 8 миллионов рублей. Самостоятельно разобраться не удалось, и Николай обратился за консультацией к финансовому директору Ольге Турчиной.

Привести в порядок управленческий учет, разобраться с валютными колебаниями, возвратами, командировками и научиться формировать корректные отчеты по прибыли и убыткам.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Консультация проходила в несколько этапов. Вместе с Ольгой Николай шаг за шагом разобрал все слабые места в системе Аспро.Финансы, настроил учет и вывел отчетность в плюс.

1. Возвраты от поставщиков

Поставки из-за границы нестабильны — иногда поставщик не может отгрузить товар вовремя или в полном объеме. Николай учитывал возвраты неправильно — относил их к операционной деятельности и включал в отчет «Прибыли и убытки» (ПиУ).

Это искажало картину: обороты по операционной деятельности в ДДС были завышены, а рентабельность — занижена.

Что сделала Ольга:

Добавила отдельную статью «Возвраты».

Настроила, чтобы возвраты отображались только в финансовой деятельности ДДС и не попадали в ПиУ.

Теперь возвраты не искажают отчетность, а данные по движению средств стали реалистичными.

2. Настройки курса валют

Закупки ведутся в юанях, и Николай подключил автоматическую синхронизацию курса с Центробанком. Но реальные курсы банков отличались, из-за этого баланс «плавал», а курсовая разница считалась неверно.

Решение:

Ольга показала, как задать свой курс для каждой конвертации.

Рассказала, как покупать валюту по биржевому курсу через брокера, чтобы избежать банковских наценок.

Пример экономии:

На закупке оборудования на 1 млн юаней можно было сэкономить 880 000 ₽ — при курсе Альфа-Банка 12 ₽ и биржевом 11,36 ₽.

3. Перемещения между счетами

Компания размещала свободные деньги на депозитах. Из-за множества операций система создавала дубли, отчеты «плыли».

Что сделали:

В рамках проекта специалисты Аспро.Финансы доработали интеграцию с банками.

Теперь можно использовать единый счет для депозитов, на котором автоматически учитываются все списания и возвраты. Результат — чистые отчеты без ручного удаления дубликатов.

4. Отчет «Прибыли и убытки»

Николай не учитывал реализацию услуг, закупки ТМЦ на склад и продажу товаров клиентам — из-за этого рентабельность считалась неправильно.

Решение:

Ольга показала, как признавать доходы и расходы методом начисления.

После настройки ПиУ стал отражать реальную чистую прибыль компании и точную рентабельность проектов.

5. Подотчет и командировки

Сотрудники компании часто ездят в командировки. Раньше расходы на поездки фиксировались вручную, и это создавало путаницу.

Как теперь:

Используется модуль «Подотчет» в Аспро.Финансы.

Николай выделяет сумму, сотрудник получает доступ в мобильном приложении и вносит расходы.

Все операции синхронизируются, и финдиректор видит, на что ушли средства.

Руководителю больше не нужно искать чеки и считать остатки вручную — все видно онлайн.

6. Работа с нераспределенными суммами

После внедрения изменений остались суммы, не привязанные к статьям учета. Вместе с Ольгой Николай проработал каждую, добавил новые статьи и переименовал старые.

Теперь в отчетах нет ни одной нераспределенной операции, а структура учета полностью прозрачна.

3. Результаты сотрудничества

• Все отчеты в Аспро.Финансы показывают реальные данные.
• Разница в 8 миллионов рублей исчезла.
• Николай сам ведет учет, формирует отчеты и создает подотчет для сотрудников.
• Финансовые решения теперь принимаются на основании точных данных, а не интуиции.