Как поставщик медоборудования повысил своевременность поставок до 99,3% с помощью Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания «Бэст» много лет успешно поставляла медицинское оборудование и расходные материалы для клиник. Но с ростом бизнеса возникли серьезные операционные проблемы. Задачи стали теряться в рабочем потоке, поручения выполнялись несвоевременно или игнорировались совсем.

Руководитель компании Владимир описывает ситуацию: устные поручения забывались не из-за недобросовестности сотрудников, а из-за высокой загруженности. Даже когда компания перешла на Excel-таблицы для фиксации задач, проблемы остались. Постановщики прописывали задачи в таблицах, затем дублировали их в мессенджере. Многие забывали заполнить документы или не видели сообщения.

Особенно страдал отдел продаж. Менеджеры сохраняли информацию о встречах в блокнотах или личных табличках. Для контроля руководство ввело еженедельные отчеты, но сотрудники откладывали их заполнение на конец недели и забывали важные детали. При штате более 40 человек индивидуальный контроль каждой задачи становился невозможным.

Критической точкой стали сорванные поставки в медицинские учреждения. Когда клиника не получает расходные материалы вовремя, это напрямую влияет на пациентов. Компания рисковала потерять репутацию надежного поставщика.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Поиск решения начался с проблем отдела продаж. Для эффективного контроля работы менеджеров и систематизации информации по сделкам требовалась CRM-система. При изучении рынка выбор пал на Аспро.Cloud из-за широкого функционала при приемлемой стоимости.

Ключевым решением стало профессиональное внедрение с участием специалистов Аспро.Cloud. Компания не хотела самостоятельно настраивать систему и создавать избыточные автоматизации, понимая сложность последующих исправлений.

Настройка CRM началась с создания воронок продаж. Совместно со специалистами внедрения команда выделила несколько типов клиентов: постоянные, горячие, холодные. Для каждой категории создали отдельные воронки с автоматическим распределением лидов. Это позволило назначать специализированных менеджеров для работы с определенными сегментами.

Параллельно настроили сегментацию контрагентов по медицинским направлениям: кардиология, рентгенология и другие. Такое разделение упростило работу с клиентами и позволило проводить целевые маркетинговые активности.

Воронки продаж в CRM-системе

Модуль проектов внедрили даже раньше CRM — настолько острой была потребность в инструменте постановки задач. Специалисты помогли настроить автоматические напоминания и интеграцию с календарем. Встречи синхронизировались с Google Calendar для удобства планирования.

Мобильное приложение для менеджеров

Процесс внедрения занял полгода. Специалисты Аспро.Cloud поддерживали постоянную связь, проводили регулярные созвоны в Zoom в удобное время. В встречах участвовали руководители отделов, которые лучше понимали специфику бизнес-процессов и могли точно сформулировать требования.

3. Результаты сотрудничества

Операционные метрики:

- Своевременность поставок выросла с 87,2% до 99,3%

- Полностью устранены потери задач в рабочем процессе

- Эффективность поставок увеличилась на 12%

Качественные улучшения:

Появилась полная прозрачность рабочих процессов. Руководитель может в любой момент проверить статус любой задачи без обращения к исполнителям. Канбан-доска проектов показывает общую картину загрузки, а при необходимости можно углубиться в детали конкретной задачи.

Работа отдела продаж кардинально изменилась. Менеджеры больше не готовят еженедельные отчеты — вся информация фиксируется в карточках клиентов в режиме реального времени. Результаты встреч записываются через мобильное приложение сразу после переговоров.

Автоматические отчеты по эффективности менеджеров

Автоматизация процессов:

Система взяла на себя множество рутинных операций: отправку писем, напоминания о сделках, планирование встреч. Раньше эти задачи часто забывались, теперь выполняются автоматически.

Интегрированный календарь событий

Аналитика и контроль:

Внедрили систему отслеживания причин отказов по этапам воронки. Автоматические отчеты показывают продуктивность каждого менеджера: количество закрытых сделок, их стоимость. Руководитель получил инструмент для анализа эффективности без микроменеджмента.