Как DEEPSOUND выстроила прозрачное управление проектами в Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания DEEPSOUND — один из крупнейших прокатчиков сценического оборудования в России. Руководство искало систему, которая позволит:

• объединить управление проектами и финансами в едином интерфейсе;
• отказаться от дублирования задач между CRM и проектами;
• сделать работу руководителей проектов прозрачной и управляемой.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Команда Аспро.Cloud провела аудит процессов и предложила полностью перевести работу из CRM в модуль «Проекты».

1. Перенос фокуса на проекты

Продаж как таковых не осталось: клиенты сами обращаются за арендой. Поэтому все этапы — от согласования сметы до акта выполненных работ — теперь ведутся внутри проекта.

Чтобы убрать лишние шаги, разработчики Аспро.Cloud реализовали возможность привязывать коммерческие предложения к проектам, а не только к сделкам. Это позволило DEEPSOUND окончательно отказаться от CRM.

2. Настройка шаблонов и автоматизация

Специалисты создали универсальный шаблон проекта, который подходит под оба сценария компании — аренду оборудования и мероприятия «под ключ».

• Все стандартные задачи объединили и снабдили чеклистами.
• В каждую задачу добавили шаблон отчета, который сотрудники заполняют по ходу работы.
• При создании нового проекта автоматически подгружается структура, назначаются ответственные, формируются КП и счета.

Теперь КП можно отправить клиенту прямо из системы, а все коммуникации — письма, звонки, встречи, финансы — видны в одной карточке.

3. Финансовый учет

Отдельное внимание уделили деньгам.

• Бухгалтер заносит поступления и расходы в разделе «Деньги» и сразу распределяет платежи по статьям.
• Менеджеры видят план-факт по каждому проекту: система показывает отклонения от бюджета и сроков.
• Все документы — счета, акты, КП — собраны в «Финансах» и фильтруются по статусам.

4. Работа со списками и договорами

Для упрощения документооборота был создан пользовательский список для учета договоров. Один договор можно связать сразу с клиентом и проектом.

Это решило проблему, когда по одному заказчику велось несколько проектов — теперь все документы видны на одной вкладке.

5. Телефония и коммуникации

По запросу клиента специалисты настроили интеграцию с Mango Office.

• Все звонки автоматически фиксируются и записываются.
• Руководитель теперь может удаленно прослушивать разговоры сотрудников офиса в Челябинске.
• Добавили поле для Instagram-аккаунта клиента — база используется для рекламных выгрузок.

6. Календарь и планирование

Чтобы не пересекаться по оборудованию, в компании стали использовать общий календарь. В нем отмечают даты мероприятий и бронирования техники. В личных календарях — напоминания о звонках и письмах клиентам.

7. Обучение команды

После внедрения проведено комплексное обучение сотрудников:

• онлайн-консультации во время настройки;
• офлайн-встреча по итогам внедрения;
• демонстрация полного цикла работы — от первого обращения до закрытия проекта.

3. Результаты сотрудничества

• DEEPSOUND перешла на единый стандарт управления проектами.
• Работа руководителей стала прозрачной: вся информация по клиентам, задачам и деньгам собрана в одном месте.
• Настроенные шаблоны позволяют запускать проект в два клика, а КП и счета формируются автоматически.
• Финансовый учет стал понятным и точным, документы — в порядке.
• Руководство видит состояние всех проектов в реальном времени.

Аспро.Cloud позволила команде DEEPSOUND сохранить управляемость бизнеса, отказаться от CRM и выстроить четкую систему проектного и финансового контроля даже без отдела продаж.