Внедрение корпоративного портала
для 5000+ сотрудников | Рив Гош

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Цель проекта

Повысить уровень информативности, предоставить всем сотрудникам удобный доступ к разнообразным внутренним сервисам и сократить временные затраты на поиск информации и получения нужной услуги.

Задача №1

Создать единый канал коммуникации для регулярного информирования сотрудников и обмена обратной связью с руководством («внутренние СМИ»)

Задача №2

Организовать пространство для структурного хранения корпоративной информации, к которой можно обратиться в любое время («база знаний»)

Задача №3

Провести цифровую трансформацию HR-процессов и оптимизировать управление корпоративными услугами — как для их заказчика, так и для исполнителя

Задача №4

Предоставить доступ к цифровым ресурсам компании без ограничения для всех категорий сотрудников – пользователей ПК и смартфона

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Дорожная карта

Работа над проектом проходила в 4 этапа:

• Предпроектная аналитика. Октябрь 2021 — январь 2022
• Техническое проектирование и реализация MVP. Ноябрь 2021 — февраль 2022
• Ввод MVP в эксплуатацию. Март 2022
• Развитие портала. Апрель 2022 — н. в.

Проект продолжается уже 29 месяцев. Основные «строительные» работы были выполнены за 6 месяцев, сейчас производится расширение функций и ведется техническая поддержка портала.

Предпроектное исследование

В проекте участвовали 10 специалистов со стороны UXARTxMCART и 17 — со стороны «РИВ ГОШ». Работа строилась на комплексном подходе и включала:

• Анализ HR-процессов: от подбора и оценки до обучения и внутренних коммуникаций;
• Оценку технической базы и используемых систем для выявления точек роста;
• Интервью с руководителями и сотрудниками для понимания ожиданий от портала, а также сбор обратной связи от HR-команд
• Формирование концепции
• Разработка бизнес-требований к HR-порталу включала описание основных функциональностей, требования к пользовательскому интерфейсу, интеграцию с другими информационными системами и т.д.

Фиксация технического задания

По итогам мы составили подробный документ с описанием требований, функциональности и принципов работы новой системы, а также план ее внедрения

Реализация интерфейсов

За прототипы и дизайн отвечала команда дизайнеров UXART, так мы смогли обеспечить техническую реализуемость созданных дизайн-концепций.
Мы проработали технические ограничения, возможности и оптимальные решения для реализации. Были проведены:

• Анализ требований пользователей и функционального задания. 
На его основе сформировали общую UI-концепцию
• Итеративные процессы проектирования интерфейсов. UX-специалисты анализировали пользовательские потребности и создавали информационную архитектуру портала, определяя логику и структуру навигации.

На основе собранных данных мы разработали прототипы, визуальные компоненты и элементы управления, опираясь на принципы удобства и доступности. Финальные интерфейсы тестировались с фокус-группами, после чего дорабатывались с учётом обратной связи

Разработка интерфейса

Для заказчика важна была не только функциональность, но и визуальная целостность портала в рамках фирменного стиля «РИВ ГОШ». Перед созданием макетов мы собрали мудборд и проанализировали лучшие практики. На его основе и брендбуке разработали UI-kit — с цветами, шрифтами и иконками. По мере развития проекта UI-kit дополнялся, что ускоряло создание новых страниц

Ключевые функции портала

Всё начинается с главной страницы — связующего элемента для всего корпоративного портала «РИВ ГОШ»

Ключевые особенности

Все функциональности корпоративного портала можно разделить на 4 блока:

• Личный кабинет
• Инструмент коммуникации и нематериальной мотивации
• Площадка для заказа услуг
• База знаний

Личный кабинет

Профиль сотрудника

Профиль состоит из карточки сотрудника с контактной информацией и личного кабинета, где сотрудник может воспользоваться ключевыми возможностями портала (заказать справку или расчетный лист, записаться к врачу, подать заявку на оборудование и др.)

Расчетный лист

Сервис позволяет за пару кликов сформировать расчётный лист. Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию

Отпуска

Сотрудник может увидеть количество оставшихся дней отпуска, ознакомиться с графиком за год и историей ранее оформленных отпусков

Инструмент коммуникации
и нематериальной мотивации

Дни рождения

Сервис позволяет отслеживать дни рождения сотрудников и отправлять 
им поздравления через портал — текстовым сообщением или с добавлением открытки. При необходимости можно подписаться на напоминания — уведомление придет за неделю и за сутки до дня рождения

Банк идей

Расширили возможности штатного Банка идей Битрикс24 — 
кастомизировали интерфейс, добавили возможность модерирования 
идей и переработали статусную модель.

Опросы

Заказчик регулярно проводит опросы сотрудников для сбора обратной связи 
по тем или иным корпоративным вопросам. Также через портал заказчик проводит NPS-опросы для понимания уровня удовлетворенности персонала, опросы для новых сотрудников и экзит-интервью с увольняющимися сотрудниками — 
это помогает сокращать текучку и вовремя находить болевые точки в коллективе

Журнал

В Журнале публикуются новости компании, а ежемесячный дайджест собирает самые популярные и актуальные материалы. Сотрудники могут предлагать свои новости — после модерации они появляются на портале. Мы также обновили визуальный редактор, упростив создание контента для контент-менеджеров

Площадка для заказа услуг

Заказ справок

Медицинское обслуживание и запись к врачу

На портале у сотрудников есть возможность воспользоваться услугами ДМС и записаться к офисному врачу

База знаний

Страничка новичка

Чтобы помочь новичкам быстрее адаптироваться, мы разработали специальную страницу для новых сотрудников. В компании «РИВ ГОШ» они появляются регулярно, поэтому важно было структурировать информацию. На странице размещены приветственное видео от Президента и пошаговые инструкции для первого рабочего дня

Миссия и ценности компании

Сформулированные ценности и миссия помогают компании «РИВ ГОШ» донести до сотрудников смысл их ежедневного труда и обозначить принципы командной работы

Организационная структура

Кастомизировали штатную организационную структуру Битрикс24,
а также добавили больше уровней вложенности для более удобного использования

История компании

Многолетнюю историю «РИВ ГОШ» упаковали в виде вертикального таймлайна с ключевыми точками — событиями, которые определяют развитие компании

Мобильное приложение

Доступ к порталу реализован через мобильное приложение Битрикс24. 
Мы адаптировали интерфейсы под фирменный стиль и добавили новые сервисы. Теперь все сотрудники «РИВ ГОШ» могут пользоваться порталом, 
даже без компьютера

Развитие возможностей портала

После полноценного запуска MVP мы перешли к развитию возможностей корпоративного портала

Заявки

Сервис заявок помогает упростить процессы получения IT-оборудования 
и мебели — особенно это актуально при трудоустройстве нового сотрудника

Вакансии

Вакансии размещены в отдельном разделе: сотрудник может откликнуться сам 
или порекомендовать кандидата — за это предусмотрены бонусы. 
HR-специалистам доступен весь необходимый функционал: публикация, редактирование, работа с откликами, архив и черновики

Справочник магазинов

«РИВ ГОШ» — это 250+ магазинов по всей России. Мы разработали раздел 
с ключевой информацией по каждому из них: контактами управляющих и территориальных менеджеров, а также наградами за внутренние конкурсы 
и активности

Пятиминутка

«Пятиминутка» — еженедельное собрание в головном офисе с трансляцией 
для розничного департамента и управляющих. Здесь подводят итоги недели, анонсируют важные события и отвечают на вопросы сотрудников в прямом эфире. Это важный инструмент сплочения команды «РИВ ГОШ»

Конкурсы

Конкурсы — ещё один инструмент командного взаимодействия в «РИВ ГОШ». Например, мы запустили на портале конкурс для детей сотрудников: нужно было показать, каким они видят «РИВ ГОШ». Победитель получил приз — завтрак 
с президентом компании

3. Результаты сотрудничества

Статистика сервисов:

• 800 новостей прочитано
• 2200 записей к Beauty-специалистам
• 5000 справок выдано
• 330 пропусков изготовлено для новых сотрудников
• 300 рабочих мест заказано
• 200 предложенных идей

Результат внедрения

Функционал корпоративного портала разделён на 4 ключевых блока:

• Повысили информированность сотрудников «в полях» — розничные магазины, производство и склад получили удобный доступ к важной информации
• Минимизировали риск потери данных — сотрудники получают информацию 
из проверенных источников, а накопленные знания остаются в компании 
при смене кадров
• Сэкономили время и ускорили работу — теперь сотрудники фокусируются 
на задачах, а управление корпоративными услугами стало эффективнее
• Улучшили внутренний имидж — «РИВ ГОШ» демонстрирует заботу 
о сотрудниках, а HR получил новые инструменты для продвижения культуры 
и мероприятий. Вовлечённость и мотивация выросли

Что дальше

• Полностью автоматизировать адаптацию нового сотрудника
• Дополнить геймификацию: ввести награды за достижения и подключить магазин сувенирной продукции
• Расширить возможности HR-автоматизации. Например, добавить постановку целей и управление KPI
• Внедрить Service Desk, связанный со всеми информационными системам компании, который станет единой точкой контакта с IT, АХО, СБ и другими службами компании
• «Оцифровать» офис РИВ ГОШ: сделать интерактивную карту офиса, разместить на ней сотрудников, описать их функционал, добавить контактную информацию