Перенесли финучет из таблиц в систему и получили контроль над деньгами

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Когда финансовый учет ведется вручную в таблицах, ошибки и потери времени — почти неизбежны. Особенно если компания работает по проектной модели, где важно учитывать каждую деталь: себестоимость, движение средств, распределение затрат по командам и юрлицам. В случае Kira & Rock и Piratecode учет в Google-таблицах стал узким горлышком: отчеты готовились долго, данные требовали постоянной проверки, а управлять финансами было все труднее. Чтобы сохранить контроль и масштабировать бизнес, компании перешли на Аспро.Финансы. В работе с системой было важно:

• Уменьшить количество ошибок при учете.
• Автоматизировать платежный календарь.
• Повысить прозрачность движения денежных средств.
• Сделать отчетность более наглядной для руководства.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Команды Kira & Rock и Piratecode перешли на Аспро.Финансы и выстроили учет под свою проектную модель. Внедрение проходило с поддержкой финансового специалиста. Он помог адаптировать систему под задачи компаний:

1. Настроили учет доходов и расходов.

В системе реализованы оба ключевых отчета — ДДС (движение денежных средств) и ПиУ (прибыль и убытки). Это позволило учитывать не только текущие поступления, но и отложенную прибыль по проектам, длительность которых составляет от 3 до 6 месяцев.

2. Разграничили доступы.

Финансовые специалисты получили полный доступ к операциям и отчетам, а топ-менеджеры — к дашбордам с ключевыми метриками. Это разгрузило команду и ускорило работу: теперь каждый видит только то, что ему нужно.

3. Сохранили Google-таблицы для сложных расчетов.

Некоторые сложные расчеты себестоимости проектов остались в таблицах, но базовый учет и платежи теперь ведутся в системе.

3. Результаты сотрудничества

• Ошибок в учете стало меньше.
• Руководство получило быстрый доступ к ключевым показателям.
• Подготовка отчетов теперь занимает не часы, а минуты.
• Снизилась нагрузка на финансового директора.
• Появилась прозрачность по движению средств и прибыльности проектов.