Совместно с «Азбукой вкуса» сокращаем Time To Market на проекте «Попробуй фермерское»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Сделать процесс входа в партнерство нагляднее и понятнее. Сделать его нужно было таким, чтобы фермер мог сам вносить все необходимые данные и не путался в обилии информации. Фермер сразу после заявки должен был видеть: сколько усилий нужно затратить на партнерство, какие этапы ему придется пройти и какие документы придется собрать.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

«Попробуй фермерское» — проект по продаже фермерских товаров в магазинах «Азбуки вкуса». В проекте компания соединила желание покупателей питаться настоящими фермерскими продуктами и нужду малых ферм в бОльших продажах. Проект не уникальный. Другие торговые сети тоже продают фермерское. Но у «Азбуки вкуса» есть важная изюминка: корпорация не просто дает фермеру место на полке, но и помогает фермеру стать известным.

До старта проекта «Азбука вкуса» редко сотрудничала с небольшими фермерами. Причиной был сложный выход на полку. К фермеру предъявлялись такие же требования, как и к крупному производителю вроде Coca-Cola или Danone. Если большим компаниям было по силам справиться с бюрократической нагрузкой, то у маленьких ферм на это ресурсов не было. Из-за этого база фермеров, а соответственно, фермерских товаров внутри «Азбуки вкуса» росла медленно.

«Азбука куса» видела, что фермеры тонут в сложной бюрократической системе. Нужен был новый процесс, который помогал бы фермерам просто и безболезненно становиться поставщиками.

Процесс был таким –>

-> Поступление заявки на общую почту проекта

-> Передача заявки одному из менеджеров проекта

-> Постановка задачи в Яндекс. Трекере

-> Первичный бриф потенциального партнера в мессенджере

-> Ручное добавление данных из брифа в Яндекс. Трекер

-> Проверка через Контур. Фокус и Службу безопасности

-> Ручное добавление решения Службы безопасности

-> Оценка соответствия фермера миссии и правилам компании

-> Оповещение партнера о решении: отказ / переход на следующий этап

-> Вторичный бриф потенциального партнера

-> Ручное добавление данных из вторичного брифа в Яндекс. Трекер

-> Запрос образцов продукции для дегустации

-> Оповещение партнера о решении: отказ/одобрение

-> Подготовка документов на сотрудничество, если партнерство одобрено

-> Встреча в офисе компании для подписания договора

При таком процессе стать поставщиком можно было в лучшем случае через полгода после обращения. Такая стратегия работы действовала до тех пор, пока команда «Азбуки вкуса» создавала новый флоу. Новый процесс должен был сократить Time To Market, в простонародье TTM. От видимого желания поставщика стать партнером до выхода товара на полку должно было проходить не больше 3 месяцев.

Когда новый процесс был описан, it-команда «Азбуки вкуса» привлекла именно нас для совместной работы над этим проектом. К тому моменту мы сотрудничали с клиентом уже 8 лет. В совместной работе выпустили и поддерживали около 10 продуктов фудтех-корпорации.

«Азбуки вкуса» хотела автоматизировать процесс регистрации и сбора данных от фермера. С этой проблемы и начали сотрудничество в продукте.

Все заявки теперь принимаем на лендинг. В заявке фермер сразу заполняет основные данные о своем предприятии. Уже на этапе заявки мы автоматически валидируем информацию: проверяем ИНН, адрес производства, категорию производимой продукции.

После успешной регистрации пользователь сразу попадает в свой Личный кабинет. Тут он уже может добавлять товары, менять перечень товаров, объем поставок, условия логистики и проч. Функция доступна пользователю еще до первой связи с менеджером.

Задача №2: минимизировать ручную работу менеджера с заявками. Заявок стало больше, но увеличивать экспоненциально штат менеджеров не в духе инновационной «Азбуки вкуса». Нужно было современное решение.

Сперва упрощение начали наращивать прямо в В Яндекс. Трекере, то есть там, где работали менеджеры еще до начала автоматизации процесса. Выглядело так:

Решение #1: заявка добавлялась сразу с результатами проверки Контур. Фокусом. Если у фермера есть налоговая задолженность или активные судебные разбирательства — менеджер это видел в карточке;

Решение #2: заявка отправлялась сразу релевантному менеджеру. Критерий разделения — тип продукции. Если вы изготавливаете кондитерские товары, то ваша заявка сразу попадает к менеджеру, который развивал фермеров-кондитеров. Соответственно заявка от производителя молочной продукции попадала к менеджеру, который развивал фермеров-молочников и т.д. и т.п.

На этом разработка не заканчивалась. Оставалось решить 2 проблемы для выпуска mvp:

Проблема #1: данные по юридическому лицу в карточке не обновлялись, как и информация о продуктах. Они были актуальны в момент подачи заявки. После приходилось отслеживать актуальность юридического лица вручную;

Проблема #2: также вручную приходилось добавлять изменения в товарные категории, которые вносил фермер у себя в Личном кабинете. Фермер мог обновлять данные когда угодно, менеджерам приходилось вручную мониторить изменения.

Решение нашли — создали Личный кабинет менеджера. В нем данные обновлялись ежедневно, но на этом польза Личного кабинета менеджера не заканчивалась, а только начиналась.

В Личном кабинете менеджера мы реализовали обновление данных о состоянии дел юридического лица в реальном времени. Итоги проверки менеджер видит в формате светофора. Красный: поставщик является должником, ферма убыточна или проч.; желтый: фермер — ответчик на значительные суммы, по юридическому лицу есть признаки банкротства или проч.; зеленый: нет препятствий для партнерства.

Заявки с зеленым Статусом проверки менеджеры обрабатывают в первую очередь. После переходят на желтые и красные. Цвет Статуса проверки определяется по 7 пунктам: основные средства, денежные средства и эквиваленты, запасы, прибыль (убыток) до налогообложения, выручка, налог на прибыль, ФНС блокировка счетов. Если в одном из 7-ми пунктов есть проблемы — Статус проверки будет желтым. Больше — красный.

Перечень товаров со всеми параметрами приходилось перепечатывать руками. Сейчас товары из Личного кабинета фермера автоматически отправляются в Личный кабинет менеджера. Менеджер может их редактировать. После проведения всех манипуляций менеджер должен отправлять все товары на сайт и в приложение только нажатием нескольких кнопок. Реализация последней механики пока в работе.

3. Результаты сотрудничества

Процесс упрощения выхода на полку все еще в работе. Но уже сейчас двигаться по этапам проще. Выглядит все так:

-> Поступление заявки в Личный кабинет менеджера / Яндекс.Трекер с перечнем продукции и ответом Контур. Фокуса о состоянии юрлица

-> Связь с фермером для оповещения об отказе в партнерстве / переходе на следующий этап, а также для уточнения данных из заявки

-> Оценка соответствия фермера миссии и правилам компании

-> Оповещение партнера о решении: отказ / переход на следующий этап

-> Запрос образцов продукции для дегустации

-> Оповещение партнера о решении: отказ/одобрение

-> Подготовка документов на сотрудничество, если партнерство одобрено

-> Встреча в офисе компании для подписания договора

За 2023 по новому процессу прошло около 1000 заявок. На сайте на момент января 2024 продают 86 фермеров. Фермерство «Азбуки вкуса» теперь выходит за рамки Личных кабинетов. Сейчас мы с in-house командой постепенно сокращаем TTM на следующих этапах.