Автоматизация документооборота в Digital-агентстве MGCom: повышение эффективности и сокращение рутины

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

MGCom — крупное российское digital-агентство полного цикла. Компания действует 18 лет на рынке performance-маркетинга, работая с сотнями известных брендов уровня М.Видео, Билайн, Hoff, Альфа-Банк. В агентстве трудится внушительный штат сотрудников, решающих задачи в Performance и Media для среднего и крупного бизнеса.

MGCom — клиент с высокой репутацией на российском рынке, с которым приятно сотрудничать:

• 18 лет опыта в performance-маркетинге
• в команде 400+ специалистов по рекламе
• >1000 клиентов
• Сертифицированный партнер Яндекс и партнёр Google Marketing Platform (GMP) в России
• Дважды агентство года (2022 и 2023) по версии AdIndex Awards + победитель Effie Russia и RUWARD.

MGCom несколько лет использует продукт ERP от 1С для автоматизации управленческого учета. Команда решила дополнительно внедрить «1С:Документооборот» КОРП 3.0 (1С:ДО) для эффективного управления документооборотом и адаптировать продукт под бизнес-процессы.

Ключевые задачи, поставленные нам клиентом:

• создать контролируемую среду для управления документами и коммуникации;
• повысить эффективность работы с большим количеством договоров, соглашений и приложений (инструмент для сложного взаимодействия);
• интегрировать 1С:ДО с 1С:ERP и системой электронного документооборота Контур-Диадок.

Клиент доверил работу WeJET благодаря нашему многолетнему опыту внедрения продуктов 1С. На проект нас пригласил финансовый директор клиента, сотрудничавший с компанией ранее.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

На этапе анализа бизнес-процессов компании мы поняли, что ERP-система у MGCom является устаревшей (не обновлялась множество релизов) и глубоко кастомизированной инхаус-разработчиками. Это осложнило процесс интеграции с 1С:ДО, особенно, настройку правил обмена данными и маршрутов согласования.

Для обеспечения корректности решений мы подключили аналитиков платформы 1С и провели серию сессий, где совместно искали решения. В работе активно помогал эксперт со стороны заказчика: заместитель IT-директора по автоматизации.

Настройка расширенных маршрутов согласования

Одна из главных задач на проекте — выстроить расширенные маршруты согласования документов.

В процесс ведения документооборота в MGCom вовлечены разные категории сотрудников: топ-менеджеры, юристы, финансисты, бухгалтерия, секретариат и архивариусы. Для каждого маршрута определяются этапы, статусы и роли. Это мы учли на старте.

Все должны вовремя получать документы, читать и оставлять комментарии, согласовывать работу. Для этого мы усложнили стандартные схемы. Над структурой согласования работали долго. Доработали штатный функционал продукта:

• уведомления о согласованиях автоматически отправляются на почту;
• можно отвечать из письма или с телефона — ответ попадёт в 1С:ДО;
• руководители могут согласовывать документы без входа в ERP, даже вне офиса: мы добавили функцию коммуникации из почты. Любое уведомление из системы дублируется на e-mail, и при ответе письмо автоматически уходит в обсуждения в 1С:ДО.

Доработана логика уведомлений: участники обсуждений получают сообщения на всех каналах, что исключает риск потерять важные данные.

Функционал 1С:ДО стал гибким: система поддерживает многоступенчатые маршруты с разными типами условий. Процесс работы с документами стал более понятным и быстрым для участников.

Киллер-фича в ДО: «Контур» для физлиц в части Sign, для юрлиц — в Диадок

Основная идея команды была в том, чтобы интегрировать в ДО «Контур» в части Диадок и в Sign. Для контрагентов физлиц будет использоваться Sign, а для юрлиц — Диадок.

На работу повлияло принципиальное решение заказчика не использовать электронные доверенности для передачи прав подписи бухгалтерам. Организация подписания на сервере была недоступна, и пришлось разработать механизм, обеспечивающий подписание на портале.

В рамках ДО мы выполняли работу с документами по процессу, и потом в нужный момент регламентное задание передавало документ в систему Диадок или Sign. С ним работали бухгалтера, подключаясь к рабочему месту, где есть USB-флэшки с подписью руководителя.

Основные проблемы, которые решены в ходе разработки:

1. Отсутствие локализации модулей Диадок и Sign для конфигурации 1С:Документооборот 3.0 (и вообще к ДО).

2. Отсутствие возможности определения точки, когда файлы нужно отправить в Контур.

Доработки выполнены смешанным образом — «Контур» выступил подрядчиком (отвечал за доработку модуля и расширение для ДО), WeJET обеспечивал настройку процессов и постановку задач для программистов «Контура».

Вместе с командой MGCom мы доработали сам ДО и сделали триггерные скрипты, опирающиеся на справочники Диадока, чтобы обеспечить автоматические действия на основе состояний документов.

Разработаны бизнес-процессы для видов документов ДО и сделаны настройки, обеспечивающие отправку файлов в систему по триггерам. После доработок команда MGCom сама обеспечила механизм автоматического сопоставления документов 1С с документами Диадок, а наша команда уже только консультировала коллег.

Интеграция с кастомной ERP

В ERP и ДО не совпадали многие реквизиты: часть полей является уникальной для каждой системы, часть отсутствует вовсе. Мы написали правила обмена и учли нетиповые реквизиты.

Настроили логику, при которой реквизиты автоматически подставляются из ERP в ДО и обратно. Обеспечен двусторонний обмен для создания новых документов и контрагентов.

Синхронизация работает в реальном времени

Команда WeJET выполнила большую работу по созданию бесшовной интеграции между ERP и 1С:ДО. В отличие от классического пакетного обмена мы обеспечили синхронную работу систем: документы и реквизиты отображаются моментально, без задержек и ручных доработок.

Как мы писали ранее, ERP-система клиента была сильно адаптирована под бизнес и долго не обновлялась. В связи с этим разработчики десятки раз корректировали правила обмена и проектировали реквизиты.

Теперь договор, приложенный в ERP, автоматически попадает в 1С:ДО, и там запускаются маршруты согласования. Это сократит ручную работу и ошибки. Сотрудники агентства избавлены от рутинных операций.

Упростилось создание контрагентов. Можно в любой системе оформить контрагента, и он появится также и на другой стороне с уже заполненными реквизитами.

Работа с договорами

Особое внимание уделили договорам в системе, включая рамочные и нестандартные форматы.

• В MGCom сотрудники ведут до 100+ договоров в день, и ERP, как система, была слишком тяжёлой для выполнения таких задач.
• Мы реализовали в 1С:ДО отдельный функционал: варианты договоров и автоматизированные рабочие места (АРМ) для сотрудников.
• Все реквизиты подтягиваются автоматически, работать с документами гораздо легче и удобнее.
• Добавлены фильтры, статусы и быстрый просмотр сообщений в общих разделах.

ERP осталась основной производственной системой, а документооборот вынесен в лёгкий и гибкий инструмент.

3. Результаты сотрудничества

После внедрения и интеграции с другими продуктами «1С:Документооборот» команда MGCom получила контролируемую среду для работы с документами.

Ключевые эффекты после внедрения продукта:

• Процессы бизнеса ускорились после автоматизации маршрутов согласования и синхронной работы систем.
• Сократились расходы на материальные ресурсы и операционных расходов, снизились трудозатраты в подразделениях компании.
• Появился полный контроль за документооборотом — обеспечена прозрачность статусов и движение документов на всех этапах.
• Снизились потери документов: исключены дубли, ошибки и «зависания» в цепочке согласования. У согласующих появилось рабочее место, это повысило качество общей работы.
• Обеспечен порядок в базе документов вместо разрозненных хранилищ.
• Работа с договорами идет эффективно на всех этапах: от подготовки до утверждения и архивации. Управлять документами легче.
• Автоматизирована работа с почтой — письма и сообщения фиксируются в системе и доступны для ответа с почты или телефона. Необязательно заходить с ERP.
• Сотрудникам проще подготовить точные отчеты для топ-менеджеров.

MGCom получила масштабируемую и прозрачную систему документооборота, поддерживающую работу руководства, юристов, финансистов, бухгалтеров и сотрудников операционных подразделений.

Продукт находится на этапе промышленной эксплуатации. Мы не только оказываем поддержку системы, но и внедряем полезные обновления. Доработки продукта с учетом запросов бизнеса продолжаются.