Автоматизация казначейства и настройка Бит.Финанс для ГК “Артишок”

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Группа компаний «Артишок» — один из ведущих российских операторов в сфере камнеобработки. В структуру холдинга входят: карьеры, производственные участки и торговые подразделения. Компания добывает мрамор, гранит, травертин и изготавливает изделия из камня под заказ.

Производственные мощности сосредоточены в Тверской области. В 2021 году компания вместе с партнёрами запустила камнеобрабатывающий завод площадью более 7000 м². Завод оснащён современным оборудованием и может обрабатывать до 1000 м² камня в сутки.

«Артишок» работает как с корпоративными заказчиками, так и с частными клиентами. Участвует в архитектурных и строительных проектах по всей РФ.

C чем пришел клиент

На старте проекта в компании использовались различные конфигурации 1С:

• для оперативного учета — 1С:УПП;
• для регламентированного учета 1С:Бухгалтерия, при этом у каждого юридического лица была отдельная база.

Процессы управления денежными средствами, бюджетами и договорами не были централизованы. Заявки формировались вручную, согласование расходов шло через электронную почту, и даже устно. Контроль остатков и планирование бюджета проводились в Excel. Это осложняло принятие решений и построение системной финансовой модели на уровне холдинга.

Когда мы ознакомились с проектом, стало очевидно: сразу приступить к автоматизации невозможно. В компании нет методологии управления договорами и казначейством, нет регламентов и формализованных процедур, которые команда обычно адаптирует в системе. Мы предложили сделать первым этапом методологический аудит и создание нормативной базы с нуля.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Методология управления

На проект был приглашен методолог WeJET. Он разработал и согласовал с заказчиком два ключевых документа:

• Регламент по управлению казначейскими операциями, описывающий цели, принципы, роли участников и архитектуру системы, через которую проходит цикл обработки заявок, согласований и платежей.
• Положение о договорной работе, закрепляющее процесс формирования, согласования и учёта договоров и контрагентов.

Согласно регламенту, система управления движением денежных средств построена на централизованной системе. Доступ к ней получают все сотрудники, вовлечённые в финансовые процессы. Работа в системе организована на основе распределения ролей и регламентов. Учитывает маршруты согласования заявок и правила изменения справочной информации.

Автоматизация Бит.Финанс

Сложность внедрения Бит.Финанс для «Артишока» заключалась в том, что текущая система учета финансов требовала, по сути, разработки с нуля. В процессе было важно учесть управленческие цели и особенности работы ГК.

Мы с представителями клиента выделили для себя такие задачи:

1. В сжатые сроки запустить систему Бит.Финанс со штатным функционалом на основе проработанной методологии.

2. Настроить централизованное казначейство с охватом 25 юрлиц.

3. Реализовать блоки «Казначейство» и «Договорной учёт» — с маршрутами согласования, отчетностью и настройкой ролей.

4. Обеспечить контроль движения денежных средств и прозрачность статуса заявок.

5. Организовать ввод и контроль бюджетов, сбор план-факт аналитики.

6. Настроить систему лимитов по статьям, проектам и направлениям деятельности.

7. Избежать кассовых разрывов за счет наглядного планирования поступлений и расходов.

Структура и унификация справочников

Мы актуализировали справочники. Все данные будут выглядеть одинаково и подчиняться единым правилам. Ранее в структуре «Артишока» использовалось 20+ бухгалтерских баз. Справочники отличались по структуре и составу.

Многие подразделения клиента работали в Excel — планировали бюджеты, поступления и расходы в разрезе дня. Мы учли это и разработали загрузочные формы. В шаблоны можно удобно заносить данные по бюджетам. Для корректной работы настроили и унифицировали справочники:

• ЦФО (центры финансовой ответственности)
• Статьи оборотов (БДДС)
• Контрагенты и договоры
• Проекты
• Организации группы
• Подразделения

Редактирование справочников происходит по заданным правилам. Разграничиваются полномочия между администраторами и ответственными за процесс. Изменения согласовываются электронно или через модуль управления справочниками. Это дает исключить дублирование данных. Проще контролировать корректность аналитики, упростить консолидацию отчётов.

По ролям в программе расписали инструкции: казначей, финансист, бухгалтер, специалист ЦФО. Обучили специалистов клиента работе с новой системой. Для удобства команды настроили под каждую роль рабочие места, упрощающие выполнение рутинных задач и сбор отчетов. Платежный календарь, план-факт по заявкам, план-факт по бюджету.

Работа финансового отдела хоть и не стала легче, но поменялась и ускорилась. Снизилось влияние человеческого фактора.

Доработали отчет, который собирает плановые платежи в разрезе банковских счетов, проходящих по контрагентам в конкретную дату. В нем видно поступления и график платежей онлайн. Например, могут ли сотрудники что-то оплатить благодаря поступившим финансам. Выстроенная цепочка позволяет избегать кассовых разрывов.

Технологии работы казначейства

Казначейство мы реализовали на базе централизованной модели Бит.Финанс. Процесс управления платежами выстроен как единая система. Это позволяет охватить 25 юридических лиц и упростить их взаимодействие. Процесс выглядит так:

1. Создание заявок и реестров.

Все заявки на расход средств формируются в системе. После согласования они попадают в реестр платежей.

2. Формирование платежных поручений.

На основании реестра в системе автоматически формируются платёжные поручения.

3. Выгрузка в бухгалтерские базы.

Платёжные документы распределяются по 25 бухгалтерским базам, каждая из которых соответствует своему юрлицу. Разграничены права и ответственность.

4. Отправка в банк.

Из бухгалтерских баз платёжные поручения передаются в клиент-банк для исполнения.

5. Фиксация факта оплаты.

После проведения платежей выписки загружаются обратно в Бит.Финанс. Система автоматически отмечает факт исполнения и сопоставляет с заявками.

Бюджетирование на проекте

В компании внедрено месячное бюджетное планирование на базе Бит.Финанс с опорой на модель БДДС (бюджет движения денежных средств). Основной аналитикой выступают ЦФО (центры финансовой ответственности), а не проекты. Такой подход соответствует структуре компании и позволяет точнее планировать операционные расходы.

Процесс устроен следующим образом:

• Формирование бюджета. В начале месяца по всем ЦФО составляется план по поступлениям и расходам денежных средств.
• Установка лимитов. На основе бюджета в системе задаются лимиты — предельные суммы, в рамках которых можно оформлять заявки на расходование средств.
• Создание и согласование заявок. Заявки на оплату проверяются системой на соответствие лимитам и проходят процедуру согласования. Они попадают в реестр платежей.
• Исполнение и фиксация факта оплаты. После совершения оплаты документы загружаются обратно в Бит.Финанс. Система автоматически фиксирует факт исполнения заявки и сопоставляет его с плановыми показателями.

Компания получила системную связку между планами и фактами. Оперативно отслеживает расход средств и корректирует бюджет. Мы предусмотрели формирование плана движения денежных средств ЦФО. Можно прогнозировать траты на основе ожидаемых поступлений и эффективнее управлять платёжным календарём.

План-факт анализ

В рамках проекта мы создали механизм план-фактного анализа с учётом специфики аналитических разрезов, характерной для бизнеса заказчика.

Компания ведёт деятельность по нескольким направлениям:

— добыча камня;

— производство изделий (столешницы, стойки и пр.);

— розничные и оптовые продажи;

— работа под заказ по проектам.

Каждому клиенту соответствует свой проект. Важно оцифровать не только направления деятельности, но и корректно связать их с договорами и статьями бюджета.

Чем это удобно?

• В Бит.Финанс настроены аналитики, позволяющие при регистрации платежей отслеживать связи между проектами, направлениями деятельности и расходными статьями;
• Расходы планируются на основе прогнозов поступлений. Компания ежедневно анализирует фактические приходы денежных средств и принимает решения о приоритетах оплат;
• Настроен удобный план-факт отчёт, который показывает отклонения между утверждённым бюджетом и фактическими платежами;
• Договоры хранятся в электронном виде. После оплаты система позволяет быстро найти нужный документ и связанные с ним данные.

Бизнес получает прозрачный механизм сопоставления планов и фактов. Можно оперативно принимать управленческие решения и избегать кассовых разрывов.

Лимитирование

За основу лимитирования мы взяли типовые функции Бит.Финанс. Они включают контроль расходов в разрезе ЦФО, статей движения денежных средств, проектов и направлений работы. Учитывая особенности бизнеса клиента, мы доработали и адаптировали стандартные сценарии.

Что реализовано:

• С учетом вида платежа система гибко применяет комбинации аналитик. Так, для производственных платежей контроль ведётся по ЦФО и проекту, для административных — по статье и направлению деятельности;
• В карточке договора можно указывать несколько проектов и статей. Для сложных схем оплат и рамочных соглашений можно назначать маркеры;
• Рамочные договоры и счёта-оферты мы для удобства вынесли в категорию с отдельными маршрутами согласования. Они требуют разной логики утверждения;
• Для снижения количества ошибок реализовали механизм ограничения доступных статей для каждого ЦФО. Исключен выбор направлений расходов, которые нерелевантны;
• По просьбе клиента внедрено архивирование заявок. Неактуальные документы не мешают работе.

Доработка заявок для сокращения процента ошибок

Мы стремились минимизировать количество ошибок при формировании заявок на расходование средств. Написали кастомную фичу, учитывающую особенности распределения зон ответственности между юрлицами и отделами.

Теперь при создании заявки:

• каждый ЦФО имеет свой перечень статей движения денежных средств;
• сотрудники видят только статьи по своей зоне ответственности.

Отдел продаж не может случайно выбрать статьи, связанные с переработкой камня, а производственный ЦФО — статьи по административным расходам.

Доработка помогает:

• избежать технических ошибок на этапе подачи заявок;
• ускорить процесс согласования — заявки сразу оформляются корректно;
• повысить точность лимитного контроля.

Такая функция особенно полезна в компаниях со сложной структурой и большим числом подразделений.

3. Результаты сотрудничества

Проект внедрения Бит.Финанс в ГК «Артишок» реализован в два этапа:

• Методологический этап. Команда WeJET разработала с нуля нормативную базу. Регламент по управлению казначейством, положение о договорной работе, архитектуру системы и правила работы со справочниками.
• Внедрение и настройка системы. Мы запустили централизованное казначейство, автоматизировали процессы управления денежными средствами. Реализовали контроль бюджета в разрезе 25 юридических лиц.

Преимущества, которые получила компания:

• Централизация управления финансами: заявки, реестры и платёжные поручения обрабатываются в единой системе и распределяются по базам юрлиц. Нет дублирования, сведена к минимуму ручная работа.
• Повышение прозрачности: руководство получает достоверные данные о движении финансов, бюджете и план-фактных отклонениях в разрезе ЦФО, проектов и направлений деятельности.
• Ускорение процессов: заявки обрабатываются быстрее. Благодаря ролям, настройке маршрутов и ограничениям по аналитикам сотрудники реже совершают ошибки.
• Снижение рисков и нагрузки: автоматизация исключила влияние человеческого фактора. Финансисты видят остатки, лимиты, договоры и факты оплат в системе. Снизилась нагрузка на бухгалтерию, повысился уровень финансовой дисциплины.
• Удобство для пользователей: система позволяет формировать платёжный календарь, прогнозировать поступления и платежи, выгружать отчёты по аналитикам и готовиться к планёркам без ручной сверки данных.

Система стабильно работает более года. Команда ГК «Артишок» отмечает, что качество финансового планирования улучшилось, а процессы стали значительно более управляемыми.