Автоматизация бюджета мероприятий для компании «Гефера Медиа»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания Гефера Медиа, специализирующаяся на организации масштабных корпоративных и деловых мероприятий, столкнулась с трудностями в контроле бюджета. При высокой плотности проектов каждый месяц команде было сложно отслеживать расходы и сравнивать фактические данные с планами. Данные по затратам вносились вручную в разные Excel-файлы, структура бюджета не была унифицирована, а согласование между отделами занимало много времени. Отсутствие единого центра управления не позволяло оперативно выявлять расхождения между планируемыми и фактическими показателями и оценивать динамику по прошедшим проектам. Из-за этого усложнялась работа финансовой службы и возрастал риск ошибок. Основной задачей стало внедрение централизованной системы, которая обеспечит планирование, согласование, контроль исполнения, анализ эффективности и прогнозирование бюджета каждого мероприятия.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Для решения задач клиента мы внедрили модуль бюджетирования внутри Битрикс24. Каждый проект создаётся в системе как отдельный объект с параметрами мероприятия: датой, форматом проведения, составом участников, местом реализации и индивидуальным бюджетом. Управление бюджетом происходит в карточке проекта. После нажатия кнопки добавления бюджета система автоматически формирует структуру из справочника статей. Все позиции из справочника привязываются к текущему проекту, что исключает необходимость ручного выбора. Пользователь открывает каждую статью, чтобы ввести значение вручную или выбрать сумму из привязанного прайс-листа с типовыми данными.

Отображение бюджета реализовано в виде четырёх колонок. В колонке "Budget" фиксируются плановые суммы. Колонка "Actual" отражает фактические расходы по проекту. В "Forecast" отображается прогноз по итоговым затратам. Четвёртая колонка под названием "2022" предназначена для сравнения с аналогичным мероприятием прошлого года. Такой интерфейс помогает отслеживать состояние бюджета на каждом этапе и принимать решения на основе текущей картины.

Модуль поддерживает работу со статусами бюджета. При создании документ получает статус "Новый". В этом режиме можно добавлять или удалять статьи, а также заполнять колонку "Budget". После планирования документ переводится в статус "Согласован". При этом редактирование плановых данных блокируется, а ввод фактических значений остаётся недоступным. Согласование проводится участниками из финансовой команды или руководства. После утверждения бюджета финансовым директором появляется возможность перевести его в статус "В работе". Этот этап открывает доступ к внесению значений в колонку "Actual". Плановая часть уже зафиксирована, и начинается процесс сбора фактических затрат. После завершения мероприятия бюджет переводится в статус "Закрыт". В этом состоянии редактирование полностью недоступно, доступ открыт только для просмотра.

Все статьи бюджета были приведены к стандартной структуре. Это позволило исключить дублирование, несоответствия и ручные ошибки. Справочник обеспечивает быструю и точную настройку структуры под конкретное мероприятие. В модуле реализована функция расчёта по формулам. Для некоторых позиций суммы рассчитываются автоматически на основе данных других строк бюджета или проектной статистики с использованием базовых математических операций и формул.

Фактические траты вносятся через отдельный блок под названием "Заявки на оплату". Это таблица, где каждая строка соответствует одной заявке. Заявки можно создавать, изменять и удалять. В каждой заявке указывается конечная статья расходов — только те статьи, которые не имеют дочерних. Родительские статьи служат исключительно для визуальной структуры. На основе данных из заявок колонка "Actual" в бюджете заполняется автоматически.

Таким образом, обеспечивается точное соответствие между запланированными статьями и фактическими затратами. В рамках одного интерфейса пользователь получает полный доступ ко всем финансовым показателям: Budget, Actual, Forecast и 2022. Система исключает ручной ввод, позволяет видеть отклонения на ранней стадии, анализировать эффективность и сравнивать с прошлыми мероприятиями. Решение позволило перейти от хаотичного ведения таблиц к прозрачному управлению бюджетами.

3. Результаты сотрудничества

После внедрения модуля команда Гефера Медиа получила полный контроль над финансовыми показателями мероприятий. Все операции по формированию бюджета, согласованию, вводу фактических данных и анализу отклонений теперь выполняются в единой системе. Стандартизация структуры избавила от дублированных данных и позволила быстро формировать бюджеты. Заявки на оплату связаны с конкретными статьями расходов, что устранило несоответствия между фактами и планом. Использование колонок Budget, Actual, Forecast и 2022 сделало процесс наглядным и удобным. Все данные хранятся централизованно, доступны для анализа в режиме реального времени и позволяют принимать решения на основе точных цифр. Процесс управления финансами стал быстрее, понятнее и надёжнее.