OBISpace - модуль адаптации сотрудников для сети гипермаркетов OBI

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

В крупной международной торговой сети ежедневно выходят на работу десятки новых сотрудников, каждый из которых проходит процесс адаптации. До момента внедрения модульного решения адаптация осуществлялась вручную, через разрозненные каналы коммуникации. Это требовало значительных затрат времени от HR-отдела и часто приводило к сбоям, потерянным данным и несогласованным действиям наставников и руководителей. Целью проекта было создание цифрового инструмента, который позволит систематизировать процесс адаптации, устранить рутинную нагрузку, исключить человеческий фактор и сделать путь сотрудника от первого дня до окончания испытательного срока полностью управляемым. Заказчик предоставил техническое задание объёмом более двухсот страниц, в котором были отражены все шаги, роли и сценарии адаптации как в офисе, так и в розничных точках.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Работа над проектом началась с анализа технического задания. Команда переработала его в визуальную модель бизнес-процесса, используя диаграммы, что позволило структурировать этапы и определить ключевые участки автоматизации. Затем специалисты приступили к построению архитектуры модуля в рамках корпоративного портала. В системе были реализованы четыре основные роли: HR, наставник, руководитель и новичок. При приёме на работу данные сотрудника поступали из 1С в портал Битрикс24, после чего HR-специалист назначал ему программу адаптации с указанием контрольных точек, сроков, формата взаимодействия и оценки компетенций. Далее в процесс включались руководитель и наставник, согласовывая план встреч, задачи и формат обратной связи. После запуска программы новичок видел всю свою адаптационную карту в личном кабинете, получал уведомления и инструкции. Важной частью проекта стало то, что в процессе адаптации фиксировались встречи, оценка результатов и решение о прохождении испытательного срока. Помимо основного функционала, модуль содержал множество условных сценариев, ограничений и отчётов, позволявших точно отслеживать статус и эффективность каждого этапа.

3. Результаты сотрудничества

Команда PWD разработала и внедрила модуль за шесть месяцев. В состав команды вошли два fullstack-разработчика, менеджер проекта, дизайнер, тестировщик и системный администратор. Решение стало неотъемлемой частью корпоративного портала и ежедневно используется в масштабах всей компании. Автоматизация позволила сократить временные и кадровые издержки, снизить долю ручных операций и повысить прозрачность процессов. В результате 80 новых сотрудников, проходящих адаптацию ежемесячно, стали быстрее включаться в рабочий процесс и приносить ощутимую пользу бизнесу. Сокращение затрат на каждый случай адаптации составило около двадцати тысяч рублей, а общий годовой экономический эффект, согласно расчётам, может достигать тридцати восьми миллионов рублей.

Алексей Орлов

Менеджер по электронным технологиям отдела персонала, OBI

Наша компания является одним из лидеров отрасли и мы всегда стремимся соответствовать высочайшим стандартам. Один из современных стандартов — это сквозное использование информационных технологий в процессах компании. Я рад, что совместно с нашим подрядчиком, нам удалось автоматизировать один из важнейших HR-процессов и, тем самым, принести реальную пользу бизнесу.