Как VisionLabs автоматизировал hr-процессы с помощью МояКоманда

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

О компании VisionLabs

Компания VisionLabs, основанная в 2012 году, специализируется на разработке технологий компьютерного зрения и машинного обучения, с фокусом на распознавании лиц и объектов. Их решения применяются в различных отраслях, включая безопасность, ритейл, финансовые услуги и транспорт. Сегодня в компании работает около 500 сотрудников.

Проблематика проекта

С ростом компании и увеличением числа сотрудников возникла необходимость в автоматизации HR-процессов. Ручное управление такими задачами, как адаптация, и оценка эффективности, становилось все более трудоемким и неэффективным. Компания искала решение, способное интегрировать и оптимизировать эти процессы.

Цели проекта

1. Автоматизация процесса выставления оценки сотрудников

2. Создание единой платформы для хранения и обработки данных о сотрудниках

3. Усиление вовлеченности сотрудников через современные инструменты взаимодействия

4. Автоматизация бизнес-процессов через функционал заявок

5. Внедрение КЭДО

Задачи проекта

1. Автоматизировать онбординг, оффбордин сотрудников

2. Разработать систему прозрачного выставления оценки сотруднику

3. Обеспечить прозрачность и доступность данных о персонале для руководства и сотрудников

4. Реализовать ключевые HR-функции

• Создание и настройка шаблонов оценки
• Генерация и отправка запросов на оценку сотрудников
• Автоматизация процесса согласования оценок
• Формирование отчетности по результатам оценок

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Ход проекта

Внедрение платформы проходило в несколько этапов

1. Подготовительный этап: Определение требований компании к HR-системе, формирование проектной команды и планирование внедрения

2. Настройка и интеграция: Адаптация платформы «МояКоманда» под специфические потребности VisionLabs, интеграция с существующими системами и базами данных

3. Обучение пользователей: Проведение тренингов для HR-специалистов по использованию новой системы

4. Тестирование и запуск: Пилотное тестирование платформы на отдельных подразделениях, сбор обратной связи, внесение необходимых корректировок и полномасштабный запуск

Выбор платформы

После тщательного анализа доступных решений на рынке компания VisionLabs выбрала HR-платформу «МояКоманда». Эта облачная HRM-платформа обеспечивает полную автоматизацию жизненного цикла сотрудника.

«МояКоманда» предлагает широкие возможности настройки, позволяя адаптировать функционал под специфические потребности компании. Это включает в себя индивидуальные доработки и возможность быстрого реагирования на изменения в бизнес-процессах

Платформа объединяет более 25 HR-инструментов, охватывая весь жизненный цикл сотрудника — от подбора и адаптации до развития и удержания. Это позволяет централизовать управление персоналом и упростить внутренние процессы

«МояКоманда» обладает удобным и понятным интерфейсом, что облегчает обучение сотрудников и ускоряет внедрение системы в повседневную работу

Платформа поддерживает интеграцию с популярными сервисами, такими как 1С:ЗУП, Битрикс24, hh.ru и другими, что обеспечивает бесшовную работу с уже используемыми инструментами

«МояКоманда» предоставляет качественную техническую поддержку и активно взаимодействует с клиентами, учитывая их пожелания и предложения по улучшению платформы

Основной функционал, используемый компанией VisionLabs в HR-платформе «МояКоманда»:

1. Пребординг и онбординг — цифровое сопровождение сотрудников до и после выхода в компанию: знакомство с корпоративной культурой, структурами, регламентами и задачами

2. Личные профили сотрудников — цифровые карточки с основной информацией: ФИО, должность, контакты, подразделение и другие данные, необходимые для коммуникации и управления

3.Оргструктура — визуальное отображение иерархии компании с привязкой сотрудников к отделам и руководителям

Новости компании и модуль «Пульс» — инструменты для информирования сотрудников и замера их вовлечённости и настроения

4. База знаний и раздел «О компании» — централизованный доступ к внутренним материалам: регламентам, инструкциям, справочной информации

5. Общие настройки и брендирование — настройка портала в корпоративном стиле: логотип, цвета, уведомления

6. Календарь компании — инструмент для планирования встреч, мероприятий и внутренних активностей

7. Заявки и автоматизация процессов — цифровизация HR-процессов через систему заявок (например, на отсутствие), с последующей интеграцией с 1С

Интеграции:

• с 1С —автоматический обмен данными по сотрудникам и отпускам (в стадии настройки)
• с Telegram — благодаря штатной функции платформы «МояКоманда» уведомления сотрудникам дублируются в Telegram при подключённом аккаунте и активном боте. В рамках проекта была выполнена кастомизация текстов уведомлений

Внедрение КЭДО

Одним из приоритетных направлений проекта стало внедрение корпоративного электронного документооборота (КЭДО). Цель — полностью отказаться от бумажных HR-документов и ускорить процессы, связанные с подписанием и хранением документов.

Для этого в платформе были настроены следующие функции:

Создание и электронная подпись документов: автоматически формируются шаблоны трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов и заявлений, которые сотрудники могут подписывать с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)

Хранение и доступность документов: документы хранятся в защищённом облачном хранилище, доступ к ним возможен в личном кабинете сотрудника и у HR-службы

Интеграция с кадровыми процессами: система КЭДО связана с модулями онбординга и оффбординга, позволяя автоматически запускать цепочки документов при приёме и увольнении

Адаптации

Особое внимание было уделено модулю оценки персонала, в частности, процессу выставления и публикации оценки.

Адаптация модуля оценки 180 включали:

• Кастомизация форм обратной связи: Разработка шаблонов оценочных форм, учитывающих корпоративные компетенции и ценности VisionLabs
• Автоматизация сбора и обработки данных: Настройка системы для автоматического сбора оценок, их обработки и формирования отчетов
• Уведомления и напоминания: Настройка автоматических уведомлений для участников процесса оценки о необходимости заполнения форм и соблюдения сроков
• Аналитика и отчеты: Создание дашбордов для визуализации результатов оценки на уровне отдельных сотрудников, команд и всей компании

3. Результаты сотрудничества

Результаты

Внедрение HR-платформы «МояКоманда» позволило VisionLabs достичь следующих результатов:

• Благодаря доработанному модулю оценки 180, компания получила возможность более прозрачно собирать отчеты по оценке и доводить их до сотрудников
• Современные инструменты взаимодействия и прозрачность процессов способствовали повышению удовлетворенности персонала
• Доступность аналитики и отчетности позволила HR-отделу и руководству принимать стратегически важные решения на основе реальных данных.
• Более 90% сотрудников перешли на КЭДО