Корпоративный портал для торговой компании: разработка и сопровождение

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Предыстория проекта

Торговая компания обратилась к нам за доработкой корпоративного портала, чтобы обеспечить стабильную работу, безопасность и соответствие современным требованиям. В компании работает большое количество сотрудников, а структура управления отличается сложностью, что создает дополнительные вызовы для организации внутренних процессов. Мы взяли на себя решение ряда ключевых задач, включая доработку структуры портала, интеграцию с внешними сервисами для работы с вакансиями, настройку механизмов шифрования персональных данных и создание удобного функционала для сотрудников.

Проблематика

С ростом компании и усложнением ее бизнес-операций, компания столкнулся с рядом проблем, связанных с внутренней коммуникацией и управлением данными. Основные проблемы включали:

1. Устаревший корпоративный портал: внутренний сайт компании давно не обновлялся и не отвечал современным требованиям. Дизайн был не интуитивным, а пользовательский интерфейс — громоздким и неудобным. Это снижало вовлеченность сотрудников и затрудняло доступ к необходимой информации.

2. Неполадки с документоборотом: на портале хранилась огромная масса документов, но неудобный поиск и старые методы организации данных делали работу с ними сложной. Внутренние регламенты, инструкции и корпоративные распоряжения были не структурированы и затрудняли доступ сотрудников к необходимой документации.

3. Сложности с организационной структурой: из-за несоответствия юридической и фактической организационной структуры компании, сотрудники сталкивались с трудностями в управлении данными. Корпоративная система не могла точно отразить реальную структуру управления, что создавало проблемы в коммуникации.

4. Ограниченные интеграции: в компании не было налаженной системы интеграции между внутренними и внешними сервисами, что усложняло обмен данными.

Цели модернизации проекта

Учитывая существующие проблемы, компания поставила перед собой несколько ключевых целей:

• Модернизация корпоративного портала: обновление дизайна и улучшение интерфейса, чтобы портал стал удобным, современным и функциональным.
• Улучшение управления данными: создание системы для автоматизированного и корректного обновления организационной структуры компании, а также упрощение работы с внутренней документацией.
• Автоматизация процессов: автоматизация проверки данных сотрудников для исключения ошибок и повышения эффективности работы портала.

Задачи

1. Дизайн и разработка: создание нового дизайна корпоративного портала, который бы соответствовал современным стандартам удобства и функциональности.

2. Техническая интеграция: настройка передачи данных из внутреннего сервиса компании, являющийся источником данных об ор структуре через Apache Kafka для автоматизированной выгрузки и обновления организационной структуры компании.

3. Автоматизация тестирования: разработка системы автотестов для проверки обновлений данных сотрудников, чтобы минимизировать количество ошибок при их выгрузке.

4. Интеграция с платформой HH.ru: настройка автоматической публикации вакансий на внутреннем портале компании с возможностью горизонтальных перемещений сотрудников.

5. Упрощение работы с документами: оптимизация системы хранения и поиска документов, чтобы упростить доступ к важным корпоративным материалам.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Ход проекта

В рамках предпроектного анализа мы применяем Метод персон, который позволяет создавать собирательные образы различных сегментов нашей целевой аудитории. Каждый персонаж представляет собой комплексный портрет группы сотрудников с общими болевыми точками и потребностями. Например, мы выделяем сегменты, испытывающие недостаток площадок для обмена опытом и лучшими практиками, что решается посредством создания профессиональных сообществ, блогов сотрудников, базы знаний и корпоративной электронной библиотеки. Одновременно мы фокусируемся на выявлении тех, кто знает свои цели, но не видит их вклада в общую стратегию компании, и для этой группы разрабатываем инструменты декомпозиции целей, постоянной оценки достижений и контроля поручений с использованием OKR и KPI.

Метод персон позволяет формировать цифровой профиль сотрудника для мониторинга его планов развития и обучения, а также для предоставления рекомендаций при подборе кандидатов на вакантные должности или участие в кросс-функциональных проектах. Такой подход обеспечивает глубокое понимание внутренних потребностей сотрудников и позволяет адаптировать инструменты решения проблем — от профессиональных сообществ до индивидуальных планов карьерного роста — что в совокупности способствует повышению эффективности работы компании и стимулированию профессионального развития каждого сотрудника.

1. Проектирование и разработка нового дизайна: команда приступила к полной переработке дизайна корпоративного портала. Новый интерфейс был создан с акцентом на удобство использования, улучшение навигации и оптимизацию рабочих процессов. Теперь сотрудники могут быстрее находить нужные документы и использовать портал для решения повседневных задач.

2. Интеграция с мастер-системой — источником основных данных, через Apache Kafka. Это стало одной из ключевых технических задач, что позволило обеспечить корректное отображение организационной структуры компании и актуализацию данных в реальном времени.

3. Автоматизация процессов тестирования: внедрена система автотестов, которая проверяет актуальность данных сотрудников при их обновлении. Эта система автоматически фиксирует любые ошибки в данных и помогает избежать сбоев при их выгрузке в корпоративный портал.

4. Интеграция с платформой HH.ru: для удобства внутренних кадровых процессов была настроена интеграция с платформой HH.ru. Это позволило публиковать вакансии не только на внешнем сайте, но и на внутреннем портале, что открывает дополнительные возможности для горизонтального перемещения сотрудников внутри компании.

5. Оптимизация хранения документов: проект включал переработку и ручное перенесение тысяч корпоративных документов в новую систему. Это упростило доступ к регламентам, распоряжениям и должностным инструкциям.

Развитие и техническая поддержка

Для сокращения затрат на развитие и сопровождение проекта, а также, чтобы избежать найма штатной команды для решения точечных задач, компания продолжила сотрудничество с нами. Мы обеспечиваем техническую поддержку и развитие корпоративного портала и сайта, гарантируя их бесперебойную работу, оптимизацию производительности и внедрение современных технологий в соответствии с актуальными стандартами и потребностями бизнеса. Особое внимание было уделено интеграциям со сторонними сервисами и обеспечению безопасности данных.

В рамках проекта мы реализовали адаптивную верстку для удобного взаимодействия пользователей на любых устройствах, обеспечили мониторинг и инцидентную поддержку 24/7, а также организовали работу с базами данных SQL/NoSQL для быстрого доступа и обработки информации. Наш подход позволил создать функциональные и надежные решения, которые отвечают потребностям бизнеса и помогают автоматизировать ключевые процессы.

В рамках сопровождения ежедневно занимаемся следующими задачами:

• Обеспечиваем высокую скорость работы сайта
• Оптимизируем интеграцию с внутренними учетными системами и новыми сервисами
• Расширяем функционал и внедряем новые сервисы
• Работаем над оптимизацией системы сайта для повышения скорости работы ресурса
• Предлагаем и внедряем современные сервисы и технологии
• Расширяем функционал сайта
• Обеспечиваем безопасность и стабильность работы сайта

Выполненные работы в рамках сопровождения корпоративного портала

1. Доработка структуры компании:

• Реализовано дерево структуры с расширенными возможностями поиска, включая поиск по сотрудникам с отображением их профилей, данных о прямых руководителях и подчиненных.

2. Шифрование данных:

• Разработан и внедрен механизм безопасной обработки персональных данных, включая их шифрование и расшифровку.
• Доработана интеграция корпоративного портала с мастер-системой через Apache Kafka — добавлена возможность безопасного обмена информацией.
• Настроены процессы, позволяющие клиенту самостоятельно определять, какие данные подлежат расшифровке, а какие остаются зашифрованными.

3. Автоматизация тестирования портала

• Реализована настройка автотестов с запуском по расписанию. Результаты тестирования автоматически выгружаются в лог-файл, который клиент может использовать для визуализации данных в Grafana.

4. Функционал управления происшествиями:

• Реализован инструмент для регистрации и обработки инцидентов. Сотрудники компании могут оперативно фиксировать события, вводя необходимые данные, которые автоматически связываются с их подразделением.
• Разработан механизм уведомления ответственных лиц и система мониторинга для анализа всех инцидентов с возможностью формирования отчетности.

5. Аналитика и статистика:

• Внедрен функционал для автоматической еженедельной выгрузки отчетов о происшествиях, включая гибкую настройку периодов для анализа.

6. Техническая документация:

• Актуализируется после каждого изменения в системе, что обеспечивает прозрачность процессов и упрощает работу разработчиков с архитектурой портала.

Сопровождение и поддержка портала

1. Интеграция с E-Staff:

• Реализован функционал автоматического размещения вакансий на сайте gkm.ru и сбора откликов через E-Staff.
• Обеспечены разграничения видимости информации: часть данных доступна всем пользователям сайта, а другая — только для сотрудников компании.

2. Контентные работы:

• Реализована поддержка обновления и управления контентом, включая добавление новых страниц, публикацию новостей и других материалов.

3. Результаты сотрудничества

Результаты

Запуск проекта прошел в несколько этапов с сохранением всех наработок бизнеса по SEO-продвижению. Были достигнуты следующие результаты:

1. Создание нового корпоративного портала: проект завершился успешной разработкой и запуском обновленного портала. Новый дизайн стал более интуитивным и удобным для сотрудников, а функциональные возможности расширены.

2. Реализация технических решений: интеграция с мастер-системой через Apache Kafka и платформы HH.ru обеспечила возможность автоматизировать ключевые бизнес-процессы, упростить управление данными и повысить эффективность работы сотрудников.

3. Оптимизация работы с документами: документы были перенесены в новую систему, что позволило упростить их поиск и хранение, а также повысить эффективность работы с корпоративной информацией.

4. Повышение безопасности, удобства работы с данными и автоматизация ключевых процессов для эффективного управления порталом.