Nord Clan + KitBot: автоматизация внутренних бизнес-процессов

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Проблема и задачи

С переходом на удалёнку в пандемию мы столкнулись с тем, что обычные способы организации работы — личные встречи, устные договорённости, напоминания в чате — перестали быть эффективными. Растущая нагрузка, больше сотрудников, больше процессов. Всё это стало труднее координировать вручную.

В тот момент мы начали задумываться о создании инструмента, который бы помог поддерживать порядок. Так родилась идея KitBot как внутреннего Telegram-бота для автоматизации HR-задач и рабочих процессов.

Поначалу мы использовали его точечно. Но с ростом компании ситуация изменилась. Подразделений становилось всё больше, процессы усложнялись, а нагрузка на HR-команду постоянно росла. Всё чаще возникали накладки: пересекающиеся отпуска, забытые документы, потерянные заявки, неактуальные отчёты. Стало понятно — нужно что-то надёжнее, чем личные напоминания и списки в Google-таблицах.

Задачи:

• снизить количество личных коммуникаций и напоминаний;
• обеспечить своевременную и точную доставку информации;
• автоматизировать повторяющиеся действия;
• упростить контроль задач, отпусков, опросов и обратной связи;
• сделать всё максимально удобным для пользователей без необходимости обучения.

В какой-то момент мы поняли, что решение у нас уже есть — и полноценно внедрили KitBot внутри компании как цифровую платформу для автоматизации бизнес-процессов.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Решение

В нашей компании в качестве основного корпоративного мессенджера используется Telegram — именно это стало отправной точкой. Мы решили не вводить ещё один новый инструмент, а использовать Telegram в качестве базы для работы KitBot. Нам не пришлось тратить время на освоение новых программ и обучение.

С чего начали

Сначала мы интегрировали KitBot с нашей системой учёта (LDAP, а затем с HelpDesk и внутренним трекером задач). Это позволило нам получить доступ к оргструктуре и задачам в одном месте. Такие изменения сразу принесли ощутимую выгоду:

возможность делать рассылки по группам или конкретным сотрудникам без ручной выборки;

автоматические напоминания по расписанию (например, о совещаниях);

создание задач в Трекере.

Раньше, чтобы отправить уведомление о дне рождения сотрудника, нужно было вручную указывать в системе, кто является его руководителем. Это было неудобно и трудозатратно, особенно по мере роста компании. Теперь KitBot автоматически получает данные о сотрудниках из LDAP, на основе организационной структуры формирует нужные уведомления и отправляет их руководителям в установленное время.

Что автоматизирует KitBot

Регулярные уведомления и напоминания

С помощью KitBot мы настроили регулярные уведомления и напоминания, которые охватывают широкий спектр задач. Например, бот напоминает о предстоящих встречах, необходимости заполнить отчёты и обновить дашборды, о годовщинах работы и днях рождениях. Когда сотрудник завершает задачу, руководитель получает уведомление, чтобы проверить данные. Все напоминания работают по заранее заданным алгоритмам, что значительно упрощает процессы и экономит время.

Заявки с сайта и лиды

Дополнительно KitBot отслеживает чаты и пересылает сообщения по нужным каналам. Когда в общий чат попадает заявка с сайта, система автоматически распознает её по тегу, относящемуся к определенному отделу, и запускает сценарий.

Например, бот сразу отправляет сообщение ответственному сотруднику с пометкой, что нужно перезвонить клиенту, и задаёт верификационный вопрос: «Позвонил ли менеджер?». Если звонок состоялся и это подтверждается как лид, заявка автоматически дублируется в чат маркетологам. В случае недозвона бот запускает несколько напоминаний.

Управление отпусками

Раньше процесс согласования отпусков превращался в бесконечную переписку и постоянные уточнения. Каждое изменение требовало множества шагов и взаимодействия между сотрудниками и руководителями.

Система теперь полностью автоматизирует сбор данных об отпусках. Каждый сотрудник может самостоятельно просматривать график отпусков, согласовывать замещающих и вносить изменения без необходимости привлекать руководителя. Когда возникает необходимость переноса отпуска, бот спрашивает у сотрудника, когда он планирует уйти, и эти новые даты автоматически отправляются на согласование руководителю. После согласования информация обновляется в 1С и в портале, и отпуск переносится, учитывая фактические даты.

Опросы сотрудников

Раньше проведение опросов было трудозатратно: HR-специалисты запускали опросы через Google-формы или даже на бумаге. Мы разработали собственный конструктор опросов, который по функциональности не уступает Google-формам, но гораздо удобнее в плане рассылки и сбора данных. Опросы могут быть настроены с различными сценариями в зависимости от ответов сотрудников, а результаты автоматически отправляются непосредственно руководителю. Все данные остаются конфиденциальными, без обсуждений в чатах и без ручной работы с таблицами.

Теперь мы можем быстро настроить пульс-опрос, отправить его нужной группе сотрудников и сразу получить готовую статистику. Все это без лишних шагов, и без необходимости собирать информацию из разных источников — она приходит прямо к нам.

Рекрутинг

Мы интегрировали KitBot с hh.ru, что значительно упростило процесс рекрутинга. Теперь мы видим все отклики на вакансии в одном месте и можем легко изменять статусы соискателей, например, «интервью пройдено», «новый отклик», «оффер отправлен» и так далее.

Кроме того, встроенный ИИ помогает нам быстро оценивать кандидатов. Он делает краткую выжимку из резюме и автоматически показывает, насколько кандидат соответствует нашим требованиям. Это существенно экономит время на первичной оценке, позволяя быстрее принимать решения и переходить к следующему этапу отбора.

Help Desk и заявки на оборудование

С помощью KitBot мы автоматизировали процесс подачи заявок на офисное оборудование и программное обеспечение. Теперь сотрудник может через чат-бота заказать, например, мышку или лицензию на программу. Бот автоматически создаёт задачу в Help Desk и направляет её нужному исполнителю. Всё происходит без необходимости писать в личные сообщения или дублировать запросы в других системах.

3. Результаты сотрудничества

Сейчас KitBot используют не только HR, но и руководители направлений, маркетинг, административный блок. Он стал инфраструктурой взаимодействия внутри компании, где HR, IT, офис-менеджмент, бухгалтерия и маркетинг работают синхронно и без лишней бюрократии. Документы больше не теряются — все заявки, отчёты и согласования идут по понятному сценарию.