Цифровая трансформация агентства KS International: от Excel к умной админке

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

К нам обратилось агентство KS International с просьбой улучшить внутренние процессы. Их менеджеры ежедневно вручную искали исполнителей в Excel-таблицах, обрабатывали по 30 заявок в день и считали часы сотрудников по переписке. Всё держалось на памяти и куче несвязанных документов, из-за чего терялись контракты и страдала точность расчётов.

Цель — ускорить работу, устранить хаос и выстроить прозрачную систему.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

• Начали с погружения в реальную рутину менеджеров: как они получают заявки, ищут людей и считают выработку.

• Вместо глобального слома процессов мы встроились в привычный ритм, предложив админ-систему с карточками кандидатов и учётом часов.

• Внедрили роли с разными уровнями доступа, централизовали документы и учёт ставок, избавились от гигантских таблиц.

• Прототипировали решение, опираясь на реальные боли пользователей, а не только на ТЗ.

3. Результаты сотрудничества

• Менеджеры перестали тратить часы на подбор: все данные теперь в одной карточке.

• Ошибки в расчётах исчезли — ставки обновляются централизованно, расчёт зарплат автоматический.

• Руководство получило аналитику по выручке в режиме онлайн, а не с задержкой в несколько дней.

• Новый инструмент позволил оптимизировать процессы и подготовить компанию к выходу на новые рынки.