Фабрика идей — 70 000 улучшений от сотрудников

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Клиент и наше цифровое партнерство

Наш заказчик — один из лидеров производственно-добывающей отрасли с ежегодной выручкой более 300 млрд рублей. Компания активно использует подходы бережливого производства и внедряет их в бизнес-процессы.

Ранее мы рассказывали о создании IMS для сбора инициатив от сотрудников. Это сервис, в котором сотрудники предлагают идеи по улучшению процессов с экономическим эффектом более 1 млн рублей. В системе зарегистрировано 24 компании и 3 000 предложений, реализация которых принесла компании выгоду на 20 млрд рублей.

На основе нашей разработки появился еще один сервис для сбора идей, а затем и целая экосистема. О них мы расскажем в этом кейсе.

Задача

Клиент обратился за созданием нового сервиса на основе нашей платформы по сбору инициатив IMS. Система была необходима для фиксации идей с эффектом менее 1 млн рублей.

Сбор предложений от сотрудников как бизнес-процесс называется фабрикой идей. Ранее для этого сотрудники заполняли бумажные бланки с предложениями и передавали их на согласование руководителям предприятия.

Также заказчик попросил реализовать в новом сервисе доску решения проблем — подачу сообщений о неполадках. Они передаются ответственным на реализацию задачи.

В результате нам нужно было создать сервис с фабрикой идей и доской решения проблем и объединить его с продуктом по внедрению инициатив IMS.

Проект стал фундаментом экосистемы, которая полностью автоматизирует внедрение улучшений на производстве.

Задачи:

• Создание единого централизованного сервиса для хранения реестра идей и проблем.
• Уход от использования сторонних инструментов — Excel и Google-таблиц. Это устраняет риски фрагментации данных и упрощает доступ к информации.
• Добавление связей между сущностями в системе: идеи, проблемы, инициативы.
• Разделение идей и проблем на две сущности, чтобы не смешивать их между собой.
• Интеграция мобильного приложения компании с цифровой лин-системой. Ускоряет обработку идей и бесшовное подключение к экосистеме.
• Обеспечение охвата всех предприятий компании и сбор статистики по каждой организации.
• Добавление и расчет премий сотрудникам за предложения и реализацию идей.
• Реализация возможности проводить оценку экономической эффективности идей, премировать сотрудников и выбирать лучшие предложения.
• Внедрение удобных инструментов аналитики для всех предприятий компании.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Решение

Мы разработали новый сервис с двумя ключевыми возможностями:

• Фабрика идей — цифровое пространство для идей с экономическим эффектом не превышающим 1 млн рублей. Например, новый способ устранения дефектов при производстве труб.
• Доска решения проблем — функция подачи запросов без решения и расчета эффекта. Например, уборка мусора или замена дверной ручки.

Подать идеи, инициативу или проблему можно в интерфейсе самих сервисов либо через мобильное приложение, которое интегрировано в систему. Как только сотрудник сохранил предложение — оно автоматически появляется на платформе. Затем идею рассматривает эксперт и комиссия.

Дизайн сервиса сохраняет преемственность с другими элементами экосистемы, обеспечивая бесшовное переключение между ними.

Аналитика

Мы уже были погружены в особенности и бизнес-процессы компании. Благодаря нашим глубоким знаниям в отрасли и ИТ-экспертизе, мы смогли разработать оптимальную архитектуру, необходимый функционал и удобный интерфейс для фабрики идей.

На этапе аналитики нужно было составить логику работы лин-сервиса, согласовать общее видение с клиентом и перейти к реализации. Структуру составляли при участии эксперта по бережливому производству.

Концепция фабрики идей уже была развита у заказчика в офлайн-формате. Он составил для нас структуру бизнес-процесса, и на ее основе мы расписали этапы работы двух сущностей внутри будущей системы. Например, как проходит рассмотрение предложения и будет ли возможность перенести проблему в инициативы. Такая схема помогает проанализировать возможные сценарии и запланировать разработку необходимых функций.

Функционал сервиса

Каждый этап реализации идеи и устранение проблемы фиксируется в программе. Новое предложение можно добавить в нашем сервисе или через мобильное приложение компании.

Сотрудникам назначается определенный доступ к системе:

• Автор — может создавать идеи и просматривать свои предложения.
• Ответственный — роль, которая позволяет просматривать идеи подразделения и предприятия в целом. Участвует в обсуждении и реализации идей.
• Администратор — видит идеи по всему предприятию, участвует в обсуждениях и может редактировать информацию только по своей компании.
• Суперадминистратор — может просматривать идеи по всем предприятиям и редактировать любые поля.

Ниже рассмотрим основные функции и разделы сервиса.

Фабрика идей

Раздел для добавления идей, чей экономический эффект оценивается менее чем в 1 млн рублей. В системе есть несколько градаций эффектов:

• до 200 тысяч рублей;
• от 200 до 500 тысяч рублей;
• от 501 тысячи до 1 млн рублей;
• от 1 млн — идея автоматически переносится в IMS и уже относится к инициативам.

В разделе есть несколько вкладок:

• Идеи — здесь авторы добавляют свои предложения и описывают их. На главной странице можно фильтровать идеи по статусу, автору, компании, категории, запросу и так далее.
• Комитеты — собрание ответственных лиц, которые принимают решения по предложенной идее — перейдет ли она в реализацию или требуется провести экспертизу. Есть фильтрация по дате создания, компании, филиалу и подразделению.
• Запросы на идеи — система краудсорсинга, когда компании нужно обсудить горячую тему и запустить среди сотрудников процесс генерации идей. Запрос могут создавать руководители подразделений (ответственные лица) или топы компании (администраторы).
• Расчет премий — создание отчета за период, который помогает распределить премии сотрудникам.
• Топы идей — интересные и важные решения, которые приносят выгоду и влияют на деятельность компании.

Добавление идеи

Для начала автору нужно создать идею и описать ее. Это можно сделать, нажав на кнопку «Добавить идею».

В окне есть несколько полей, которые требуется заполнить:

• Статус — присваивается на старте «Новая». Затем после проведения комитета ответственные лица меняют статус — и таким образом двигают процесс реализации.
• Название идеи.
• Категория. Можно выбрать следующие параметры — улучшение условий труда, повышение безопасности, процессов или качества, снижение себестоимости или потерь, экология.
• Проблематика — автор описывает проблему.
• Решение — предлагает варианты того, как можно исправить ситуацию. Также ниже есть возможность прикрепить файлы (документы, изображения), которые помогут показать проблему или решение.

Справа находятся поля, в которых автор указывает компанию, филиал, подразделение, ФИО и дату создания идеи.

Также ниже есть блок для расчета экономического эффекта и раздел, в котором можно показать связи, например, с запросом на идеи.

Для того чтобы подтвердить решение или указать, что идея актуальна, можно подключить экспертов. В карточке идеи есть вкладка «Экспертизы». В нее можно добавить специалистов, которые оценят реализуемость проекта.

Рассмотрение идеи со всех сторон помогает ЛПР (комитету с ответственными лицами) принять решение быстрее и отправить идею на доработку или реализацию.

Комитеты

Далее идею рассматривают комитеты. Они бывают двух видов:

• Малый — рассмотрение идей внутри подразделений. Из этого комитета можно направить идею на рассмотрение большому комитету.
• Большой — согласование идей из нескольких подразделений, а также инициатив, экономический эффект у которых превышает 1 млн рублей.

В окне создания комитета нужно заполнить следующие поля:

• Название обсуждения.
• Дата и время проведения.
• Выбор повтора комитета. Например, это нужно, когда идея требует нескольких этапов реализации и согласования.
• Повестка — описание обсуждения.
• Ссылка для подключения.
• Место для собрания. Малый комитет может встретиться в офисе компании и обсудить идею офлайн. В форме большого комитета этого поля нет, так как участники могут находиться в разных городах.
• Комментарий — дополнительная информация, которая будет полезна участникам. Также ниже можно прикрепить файлы и документы — например, экспертные расчеты, которые помогут сразу оценить необходимость внедрения идеи.

Справа нужно указать компанию, филиал, подразделение, председателя комитета, ответственное лицо, участников, экспертов и секретаря.

Комитет можно добавить в карточке идеи. Также после создания комитета есть возможность прикрепить несколько предложений. Так участники рассматривают идеи одной категории сразу. Например, если тема обсуждений касается производственного цеха или вопросов безопасности в компании.

Затем участники запускают комитет. Так фиксируется время обсуждения. Процесс можно остановить и продолжить позже — например, чтобы собрать другую экспертизу или рассчитать экономический эффект.

По завершению комитета участники заполняют протокол по всем идеям:

• обновляют статус идеи;
• назначают человека, который будет заниматься реализацией;
• указывают плановые сроки реализации;
• прописывают комментарии.

После комитета авторы предложений могут увидеть статус задачи и, если требуется, доработать идею.

Запросы на идеи

В окне запросов можно описать тему, которую хотят решить в компании. Например, директор компании замечает потери, но на каком этапе они происходят — он отследить не может. В этом ему помогут руководители подразделений и сотрудники, которые на своих задачах замечают перерасход материалов или износ оборудования.

Благодаря такой возможности руководство направляет сотрудников. То есть они анализируют свои задачи и процессы, а затем предлагают улучшения.

Доска решения проблем

В этом разделе сотрудник указывает внутреннюю проблему, которую необходимо решить. Например, сломался душ на производстве или требуется расчистить снег, чтобы машины могли проехать до склада.

Если экспертная комиссия отнесет проблему к идее, она перейдет в фабрику идей или IMS — в зависимости от оценки экономической выгоды

На главной странице пользователь видит список проблем и может фильтровать их статусу работ, датам, подразделению, категории, автору, ответственному лицу и так далее.

В форме добавления проблемы указывают следующие параметры:

• Статус. Проблему нужно доработать или она находится на реализации. Так автор видит, как решается задача.
• Название проблемы.
• Категория. Можно выбрать безопасность труда и промышленную безопасность, эффективность эксплуатации и обслуживания оборудования, качество и себестоимость продукции, условия труда, технологии производства или развитие персонала.
• Описание проблемы и добавление файлов.
• Уровень риска. В форме дано три уровня риска — приемлемый (можно работать, но нужно соблюдать меры безопасности), условно-приемлемый (можно работать после устранения проблемы), неприемлемый (работать категорически запрещено).
• Место возникновения проблемы — цех, офис, территория предприятия и тому подобное.

Поля справа идентичны предыдущим формам: компания, филиал, подразделение, ответственный, автор и дата подачи.

Когда компания отделяет идеи от проблем, это помогает увидеть разницу — бытовые недочеты, которые мешают сотрудникам, и масштабные потери, снижающие производительность и качество труда.

Дашборды

Чтобы каждому предприятию было удобно отслеживать количество идей и проблем — мы добавили систему дашбордов. В IMS каждый сотрудник может настраивать отчет под себя. Здесь представлены готовые панели, которые показывают:

• динамику подачи идей и проблем;
• количество реализованных идей и решенных проблем;
• экономический эффект от идей;
• просроченные проблемы и среднее время их решения;
• количество сотрудников и авторов, которые добавляют идеи.

Аналитические дашборды позволяют компании оперативно оценивать экономические эффекты от идей, выявлять ключевые проблемы и повышать прозрачность процессов на всех уровнях.

3. Результаты сотрудничества

Результаты

Мы создали еще один удобный продукт, который помогает заказчику внедрять бережливое производство на всех этапах бизнес-процессов. Каждая компания может отслеживать мелкие недочеты и устранять потери на платформе. При этом избегая бумажной и ручной работы, которая использовалась ранее.

Итоги проекта:

• Разработан новый продукт, обеспечивающий масштабируемую цифровую инфраструктуру для lean-процессов.
• Повышена прозрачность и скорость обработки идей и проблем.
• Внедрена гибкая аналитика, помогающая компании выявлять точки роста и устранять потери.
• Созданы механизмы, мотивирующие сотрудников предлагать и реализовывать идеи.
• Оптимизирован процесс коммуникации между подразделениями.

Упрощен переход между сущностями «идея», «инициатива» и «проблема».

Подготовлена база для последующего масштабирования и добавления новых сервисов.