От 30 до 14 дней: Как KitBot ускорил найм в компании «Петрович» в 2 раза

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания «Петрович» регулярно набирает сотрудников для различных позиций в торговых центрах и на складах, таких как операторы заказов, кассиры, водители, кладовщики и другие специалисты для работы в смены. За месяц отделу рекрутинга приходится обрабатывать несколько тысяч откликов.

Клиент обратился к нам со сложностями в рекрутинге. Ранее использовался иностранный чат-бот, но возникла необходимость заменить его на более удобное решение с бесшовным переходом, а также обеспечить возможность ведения диалогов через веб-интерфейс.

Опыт с голосовым ботом оказался неудачным: кандидаты часто сбрасывали вызовы, так как бот не мог ответить на нестандартные вопросы. Часть соискателей, например водители и работники складов, зачастую используют кнопочные телефоны и иногда плохо владеют русским языком.

Все данные о кандидатах консолидируются во внутренней CRM-системе. Требовалось создать чат-бота, который бы автоматизировал первичный скоринг, оставив дальнейшую обработку данных в этой CRM.

Бизнес-задачи

Главной целью проекта стала автоматизация процесса найма сотрудников на актуальные вакансии.

• Сократить время обработки заявок, чтобы HR-отдел успевал закрывать больше позиций.
• Передать рутину боту — переписку, проверку анкет и ответы на типовые вопросы.
• Освободить время рекрутеров для работы с сильными кандидатами. Отсеять нерелевантных кандидатов, которые не подходят по базовым требованиям.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Мы внедрили KitBot — цифровую платформу, которая автоматизирует ключевые этапы рекрутинга. Система интегрируется с популярными платформами для поиска работы, обрабатывает отклики, проводит первичный отбор кандидатов и позволяет управлять процессом из одного интерфейса.

Все данные кандидатов, включая контакты, хранятся на защищённых серверах. Передача данных надёжно защищена на каждом этапе взаимодействия.

Давайте посмотрим, как решение сработало для СТД «Петрович».

Сбор откликов

KitBot полностью автоматизировал сбор откликов. Кандидат откликается на вакансию на hh.ru, внутренняя система получает этот отклик, а интеграция с KitBot позволяет передать его в бот. Далее кандидат автоматически получает SMS с приглашением пройти скоринговое интервью.

Интервью проходит в веб-версии чат-бота. Это решение выбрали, чтобы учесть особенности аудитории: у многих кандидатов устаревшие телефоны, и мессенджеры для них неудобны.

В системе настроено 10 сценариев интервью, разработанных для разных вакансий. Например, для операторов заказов в дневную и ночную смены используются разные сценарии, а кандидат получает ссылку, соответствующую его вакансии.

После обработки откликов HR-служба получает все данные в едином интерфейсе. Теперь специалисты могут управлять заявками из одного окна, что значительно упрощает их работу.

Предварительное интервью

KitBot автоматически проводит с кандидатом предварительное интервью, оценивая его соответствие вакансии. Для каждой должности мы разработали индивидуальные сценарии, которые можно легко изменять при необходимости.

Система оценивает ответы кандидатов по заранее заданным показателям, которые задаются в административной панели. За каждый ответ начисляются баллы. Если кандидат набирает определённое количество баллов, он получает итоговое сообщение о том, прошёл ли собеседование.

Аналитика

KitBot автоматически формирует статистические отчёты о работе системы. В отчётах содержатся данные о количестве кандидатов, прошедших интервью, успешных и неудачных откликах.

Для клиента мы доработали аналитику и добавили расширенные отчёты с диаграммами по каждому вопросу скорингового интервью. Например, для вопросов о профессиональном опыте, уровне образования или навыках система генерирует диаграмму с процентным соотношением ответов.

Эта аналитика помогает HR-службе:

• Оценивать распределение кандидатов по ключевым характеристикам для более точной сегментации.
• Выявлять тенденции и предпочтения среди соискателей.
• Оценивать качество откликов и адаптировать вопросы или требования, если это необходимо.
• Анализировать эффективность скоринга для улучшения системы интервью.

Подробные данные позволяют HR-службе принимать более обоснованные решения и оптимизировать процесс найма.

3. Результаты сотрудничества

Внедрение KitBot позволило компании «Петрович» значительно улучшить процессы рекрутинга. Благодаря автоматизации сбора откликов, проведения предварительных интервью и обработки данных, HR-служба смогла сократить время на поиск и отбор кандидатов, а также повысить эффективность работы.

Конкретные результаты от использования KitBot:

• Количество соискателей, которые успешно проходят первый этап отбора, увеличилось в 1,5 раза.
• Ежемесячно обрабатывается 5500 откликов соискателей.
• Вместо 6 рекрутеров теперь работает 3 специалиста, что сокращает затраты на персонал, но сохраняет высокое качество подбора.
• Время закрытия вакансий сократилось с 30 до 14 дней, что значительно ускоряет процесс найма и позволяет оперативно закрывать потребности компании.