Внедрили корпоративный портал с NPS 96% и КЭДО для 3000+ сотрудников ГК «Благо»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ЦЕЛЬ ПРОЕКТА

Разработать корпоративный портал на базе «1С-Битрикс24», чтобы сформировать единую информационную среду, автоматизировать HR-процессы и внедрить КЭДО.

О СИТУАЦИИ

Состав всей команды заказчика можно разделить на 2 категории:

• ~15% — cотрудники бэк-офиса
• ~85% — работники производственных площадок (заводов) в регионах

При этом доступом к ПК обладали лишь ~19% работников заводов — это усложняло возможность автоматизации и цифровизации операционных процессов. Дополнительная проблема состояла в том, что производственные площадки находятся в географической удалённости друг от друга: главный офис находится в Санкт-Петербурге, а 7 заводов распределены по 5 регионам в европейской части России и Сибири.

Большое влияние оказывал человеческий фактор: всегда был риск не заметить информационный лист или рассылку, получить информацию с опозданием или в искажённом виде, вовсе забыть её передать сотрудникам.

За распространение информации на производственных площадках отвечали HR-специалисты и руководители подразделений. Из-за наличия дополнительных участников в цепочке коммуникаций уходило ещё больше времени на передачу и возникал эффект «испорченного телефона», поэтому коммуникации внутри компании были малоэффективны.

Отдельной проблемой была разрозненность в управлении проектами: в каждом подразделении использовали своё решение (Teams, Trello или MS Project), что мешало эффективному кросс-функциональному взаимодействию.

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

• Сформировать единый информационно-сервисный ресурс и общую среду для удобства работы, адаптации и развития сотрудников.
• Увеличить эффективность работы и вовлеченность сотрудников: повысить уровень информационной открытости, устранить внутренние информационные барьеры, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.
• Автоматизировать работу с заявками в кадровую службу с помощью внедрения КЭДО.
• Обеспечить оперативный доступ и обмен информацией в общедоступном внутрикорпоративном информационном пространстве.
• Повысить уровень мобильности: сократить потери рабочего времени сотрудников и предоставить доступ к возможностям портала с мобильных устройств.
• Объединить на одной платформе управление проектами в подразделениях.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

ДОРОЖНАЯ КАРТА ПРОЕКТА

• Внедрение портала (MVP1). Сентябрь 2022 — август 2023.
• Первый этап развития портала (MVP2). Январь 2023 — июнь 2024.
• Второй этап развития портала (MVP3). Февраль 2024 — н. в.

Разработка интерфейса

Работу с проектом мы начали с предпроектного обследования и организации серии установочных встреч с заказчиком — по итогам этих интервью зафиксировали бизнес-требования в техническом задании, затем перешли к подготовке интерфейсов. Для заказчика была важна не только широкая функциональность корпоративного портала, но и его внешний вид, который должен был соответствовать фирменному стилю.

На основе собранных требований от заказчика и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, где регламентировали внешний вид иконок, кнопок, фильтров и многих других элементов — впоследствии это позволило нам быстрее готовить макеты и выпускать новые разделы портала.

Также мы учли, что сотрудники будут пользоваться порталом не только с ПК, но на смартфонах и инфокиосках на производственных площадках, поэтому дизайн страниц делали адаптивным для всех устройств.

ВНЕДРЕНИЕ ПОРТАЛА (MVP1)

Совместно с заказчиком мы решили, что разделим проект на 3 этапа: в рамках этапа MVP1 внедрили ключевые базовые возможности портала, а на этапах MVP2 и MVP3 продолжим развитие его возможностей — такой подход позволил быстро запустить сотрудников в интранет и дорабатывать систему с учётом их обратной связи.

Что вошло в MVP1:

• Главная страница
• Чаты и центр уведомлений
• Задачи, проекты, рабочие группы
• Личная карточка сотрудника
• Расчётный лист
• График отсутствий и остаток отпусков
• Организационная структура
• О компании
• Новости компании
• Раздел «Сотрудники»: Справочник сотрудников, Дни рождения, Новые сотрудники, Кадровые назначения, ДМС, Вакансии, Памятка новичку, Для руководителя
• Страница авторизации и смены пароля
• Интеграции с внешними системами: Active Directory, 1C: ЗУП, новости с сайта

Карточка сотрудника — классический личный профиль с полной контактной информацией и возможностями личного кабинета, в котором можно заказать справку или расчетный лист, перейти к оформлению отпуска, оформить заявку и отслеживать статус ее выполнения.

Расчетный лист. В данном разделе сотрудник может сформировать расчётный лист в несколько кликов. Для подтверждения личности настроена SMS-авторизация — при запросе листа необходимо указать PIN-код. Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию. По готовности документ можно открыть или скачать.

График отсутствий и остаток отпусков. В этом разделе сотрудники и руководители могут ознакомиться с графиком отсутствий за год и историей ранее оформленных отпусков. График можно посмотреть по конкретному сотруднику или в целом по подразделению.

Новости. В разделе публикуются актуальные и важные новости компании. По запросу клиента мы выполнили небольшую доработку: новости, опубликованные на сайте компании, автоматически появляются и на портале. В разделе реализованы необходимые инструменты для вовлечения читателей: новости можно «лайкать» и делиться ссылками на них. Сотрудники могут быть не только читателями, но и авторами — в разделе реализован функционал «Предложить новость». Предложенная новость будет размещена не сразу — перед публикацией её сначала проверит модератор.

О компании. Помимо классических разделов с историей компании и ключевыми фактами о текущей деятельности, здесь доступна интерактивная карта производственных площадок — в ней можно перейти на страницу конкретного завода, чтобы не только узнать общие факты о площадке, но и посмотреть список сотрудников, получить контакты офис-менеджера или ознакомиться с новостями. Далее есть возможность перейти из карточки сотрудника в его подразделение или в проекты с его участием.

Вакансии. На портале сотрудники могут ознакомиться с открытыми вакансиями компании — для поиска релевантных из них предусмотрены удобная фильтрация и поиск. Сотрудник может откликнуться на вакансию от своего имени или порекомендовать кандидата. Менеджерам по подбору персонала доступен весь необходимый функционал управления вакансиями: публикация и редактирование, работа с откликами, перенос в архив и добавление в черновики. Для рекрутеров предусмотрен полноценный функционал управления контентом, который позволяет удобно и быстро публиковать вакансии на портале: удобная форма с разделением по полям, возможность создавать и применять шаблоны вакансий, отправка на модерацию для проверки перед размещением.

Новому сотруднику. Для новичков разработан специальный раздел, где им доступны памятка с организационной информацией и полезными материалами, которые пригодятся на этапе адаптации. В отдельной вкладке отображаются цели сотрудника на испытательный срок и прогресс их выполнения — например, в них могут входить запланированные встречи с руководителем и сотрудниками кадровой службы (welcome training, встречи-знакомства с сотрудниками других подразделений, задания и т. д.).

РАЗВИТИЕ ПОРТАЛА (MVP2)

Сервис КЭДО. До внедрения портала все заявки на получение справок и копий документов отрабатывались через электронную почту. Запросы от сотрудников приходили на почту, Microsoft Teams, через телефон и очное обращение, а отслеживать статус их выполнения было невозможно — это увеличивало срок подготовки документов и повышало вероятности потери заявки.

Мы реализовали интерфейс подачи и обработки запросов в кадровую службу — теперь система оповещает пользователей о поступлении заявки, изменении статуса выполнения и завершении обработки не только с помощью писем на электронную почту, но и в «колокольчике» уведомлений на портале, с помощью SMS-сообщений и уведомлений через телеграм-бота.

Маршруты согласования реализованы на внутренних бизнес-процессах корпоративного портала — процесс подписания и согласования полностью проходит в одной системе как для сотрудника, так и для руководителя, который может быстро согласовать заявление, отправить его на доработку или отклонить. О необходимости подписать документ сотрудники и руководители узнают благодаря уведомлениям в «колокольчике» на портале.

В зависимости от типа заявки для подписания используются:

• ПЭП (только нажатие кнопки на портале)
• УНЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен ввести код из SMS)
• УКЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен подписать документ через КриптоПро с помощью сертификата)

На основании заявления в 1С:ЗУП автоматически создаётся документ (например, на отсутствие) — кадровому специалисту не приходится повторно вносить данные, вся информация доступна в карточке документа.

Заявка на подбор персонала. До внедрения портала процесс оформления заявки на подбор персонала был неудобен и трудно отслеживаемым: нужно было оформлять по шаблону, а затем направлять на почту или приносить в бумажном виде сотруднику отдела подбора персонала, который отбирал подходящих кандидатов и вёл дальнейшую работу на платформе для автоматизации рекрутинговых процессов.

Портал стал внутренним инструментом для сбора и согласования заявок на подбор персонала — для полноценной работы мы настроили интеграцию портала с 1С:ЗУП и сторонней системой КЭДО для двухстороннего подписания всех необходимых документов. Также мы выполнили интеграцию с ПО для автоматизации рекрутинговых процессов — от этой платформы заказчик также решил не отказываться, так как сервис гибко интегрируется с рекрутинговыми сайтами.

Обратная связь. Корпоративный портал помогает ГК «Благо» развивать культуру обмена идеями и обратной связью — в специальном разделе сотрудник может описать проблему или оставить предложение (при необходимости — анонимно).

ЧТО ВОШЛО В MVP3

На данный момент на корпоративном портале внедрены и автоматизированы все ключевые бизнес-процессы — в ближайших планах стоят доработки по развитию ранее реализованного функционала.

• Обращения в юридический отдел
• Сервис «Заявки на подбор персонала»: согласование оффера и доработка интеграции в части публикации вакансий
• Развитие КЭДО

Также в будущем планируется решить на портале задачу по автоматизации учёта рабочего времени.

Илья Косухин

Руководитель направления внутренних коммуникаций и работы с вовлеченностью персонала, ГК «Благо»

Ключевая задача состояла не просто в том, чтобы создать единую информационную среду с доступными цифровыми сервисами, но и реализовать её в user-friendly интерфейсе — таком, чтобы каждому сотруднику было понятно и у него не возникало ситуации “я куда-то ткнул и всё исчезло”. Недавний внутренний опрос показал, что наши совместные усилия с командой «Эм Си Арт» не пропали даром — сотрудники всё активнее знакомятся с возможностями портала.

3. Результаты сотрудничества

• Разработали единое пространство для удобной работы и взаимодействия сотрудников. Для всех 3000+ сотрудников ГК «Благо» теперь доступен корпоративный информационно-сервисный ресурс, который обеспечивает оперативный обмен информацией и доступ к корпоративным сервисам.
• Ускорили операционную деятельность. С помощью портала удалось оцифровать работу с корпоративными сервисами и заявками в кадровую службу — это помогло устранить внутренние информационные барьеры и сократить потери рабочего времени сотрудников на непрофильные задачи.
• Увеличили эффективность работы и вовлеченность сотрудников. Внедрение портала позволило повысить уровень информационной открытости, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.
• Оптимизировали документооборот. Благодаря внедрению КЭДО и интеграциям с внешними системами кадровые вопросы решаются с помощью заявок на портале в пару кликов.
• Повысили доступность корпоративных сервисов. Работники производственных площадок ГК «Благо» по всей России получили удобный доступ к необходимым возможностям портала не только на персональных компьютерах, но и на смартфонах и инфокиосках.
• Перенесли управление проектами на единую платформу. Теперь все подразделения ведут свои проекты на корпоративном портале — это позволило повысить эффективность кросс-функционального взаимодействия.

СТАТИСТИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

• Более 60% сотрудников уже хотя бы раз воспользовались возможностями портала
• Ежедневно на портал заходят 400+ уникальных пользователей
• Более 70% сотрудников пользователей портала проводят на портале не менее 10 минут

РЕЗУЛЬТАТЫ NPS-ОПРОСА

В ноябре 2024 г. заказчик провёл внутренний опрос пользователей корпоративного портала — это позволило выяснить, какие сервисы сотрудники оценивают наиболее высоко, что им нравится или не нравится на портале. В опросе была предусмотрена возможность поделиться идеей для улучшения — обратная связь от сотрудников помогает заказчику придерживаться user-friendly подхода при развитии портала.

По итогам опроса:

• 96% респондентов готовы рекомендовать портал.
• Средняя оценка сервисов на портале — 4,24 балла из 5.
• Самые высоко оцененные сервисы: Справочник сотрудников (4,58 баллов из 5) и КЭДО (4,32).

Вот что писали сотрудники в своих отзывах:

• Прекрасная идея, хороший продукт, когда реализуются все проекты, будет быстро, удобно, функционально.
• Мое мнение, что выполнено все на 100%.
• Хотелось бы знать больше новостей именно на том заводе, где непосредственно работаем. Как говорится, мелочи, а приятно быть в курсе всего, что происходит именно там, где я тружусь!
• Трудности были на начальном этапе. Преодолел с помощью специалистов. Всё пояснили, сейчас очень удобно работать.
• Абсолютно понятный интерфейс, хорошее время отзыва при запросе, комфортный дизайн.

КАК КОМАНДА ГК «БЛАГО» ПРОДВИГАЕТ ПОРТАЛ

• Проводили онлайн-встречи с руководителями производственных площадок.
• Отправляли информационные email-рассылки по корпоративным адресам.
• Заручились помощью специалистов КДП: вместе с доступами они выдавали сотрудникам листовки с описанием ключевых возможностей портала и при необходимости обучали пользоваться инфокиосками.
• Разместили анонсы на информационных досках на производственных площадках.
• В планах: внедрить конкурсы и геймификацию для вовлечения сотрудников.

Дарья Широкова

Менеджер проектов цифровой трансформации управления персоналом, ГК «Благо»

У нас была задача создать единую общую среду, которая будет способствовать развитию, адаптации и удобной работе сотрудников. Идея была в том, чтобы каждый сотрудник — независимо от того, работает он в офисе или на заводе — мог быстро найти нужную информацию, заказать справку, узнать новости компании и т. д. Вместе с командой «Эм Си Арт» мы создали удобный многофункциональный портал, который стал незаменимым инструментом в ежедневной работе всех сотрудников. Отдельно отметим, что порталом приятно пользоваться благодаря дружелюбному и яркому дизайну в корпоративных цветах.

Екатерина Ахмедова

Руководитель проекта, «Эм Си Арт»

Крутой результат проекта невозможен без синергии с клиентом, поэтому крайне важно быть с ним в постоянном коннекте: проводить небольшие еженедельные статусы, не бояться проявлять инициативу и брать на себя ответственность — например, забирать на себя общение с техподдержкой интегрируемых решений. Это помогает разгрузить клиента и двигать проект вперёд.