Как собственный HR-бот экономит нам до 40% времени на подбор сотрудников

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

За последние два года штат EMAILMATRIX увеличился c 30 до 65 человек. За 2024 год мы закрыли почти в 3 раза больше вакансий, чем за весь 2023-й.

Чтобы собрать основные данные о кандидате, рассказать ему о команде и отправить тестовое задание, в среднем нам нужно 15 минут. Звучит просто, вот только как-то раз на вакансию веб-дизайнера откликнулись 708 человек. На первичную работу со всеми потребовалось бы 177 часов! Поэтому мы задумались, как упростить и ускорить процесс — и для себя, и для соискателей.

Нашей фишкой всегда были подробные и живые интервью с кандидатами, где мы рассказываем о корпоративных ценностях и команде. Хотелось сохранить этот вайб, но сэкономить время знакомства для обеих сторон. Так около полугода назад мы начали работу над собственным HR-ботом.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

1. УПРОСТИЛИ ЗНАКОМСТВО

В первую очередь мы решили ускорить процесс общения с соискателями, чтобы все сразу понимали, совпадают ли наши ожидания. Для этого мы прописали в боте вопросы о зарплате, графике и хард-скиллах кандидата. Если мы не сходимся в условиях, то бот благодарит человека за уделённое время и предлагает следить за новыми вакансиями. Так мы расстаёмся на дружеской ноте. А если мы друг другу подходим, то кандидат продолжает взаимодействие с ботом и даёт нам массу полезной информации.

2. ПРОДУМАЛИ СЦЕНАРИИ

Структура общения между кандидатом и ботом всегда одна и та же. Все ответы и полезные ссылки остаются в чате, и в любое время информацию можно перечитать. Часть сообщений бота зависит от специализации кандидата. Например, потенциального менеджера мы попросим рассказать о самых интересных проектах, а копирайтера — показать лучшие тексты.

Кроме того, мы высылаем общее фото команды, с которой человек будет работать, портрет руководителя и материалы для изучения.

3. ДОБАВИЛИ ОГНЯ

Всем кандидатам мы даём ссылки на наши кейсы и телеграм-канал, рассказываем о корпоративной жизни. Это даёт ощущение живого общения и помогает меньше волноваться перед интервью

4. ПРОДУМАЛИ ПЛАТФОРМУ

Первую версию бота мы сделали на платформе BotHelp, чтобы быстрее запустить инструмент в работу. Но она работала недостаточно быстро и не позволяла реализовать задумки. Там нельзя было менять бот под себя, играть с дизайном, тестировать разные решения.

Поэтому для второй версии наш бэкенд-разработчик начал создавать собственную платформу. Сейчас мы на финальной стадии выпуска самописного бота — и вскоре сможем делать такие на заказ.

3. Результаты сотрудничества

Бот — одна из частей воронки привлечения кандидатов. Если соискатель находит нас сам, он получает ссылку на бот после отклика на вакансию. Если же мы находим нужного специалиста, то сами отправляем ссылку, чтобы человек мог получше познакомиться с компанией и решить, хочет ли работать здесь.

Мы получили полезный инструмент, который решает две главные задачи: сокращает время подбора кандидатов и прокачивает наш HR-бренд. Бот особенно помогает в двух случаях: когда желающих откликнуться очень много и когда нужно привлечь узкого специалиста. Мы выяснили, что в среднем кандидаты общаются с ботом около 15 минут.

Благодаря боту HR-менеджеры экономят на всех этапах воронки привлечения до 40% времени. В частности, этап оценки стоп-факторов ускорился на 30%. Обе стороны сразу получают информацию друг о друге, за счёт этого стали короче и собеседования — на 15–20%.

Екатерина Пономарёва

директор по персоналу, EMAILMATRIX

Мы хотели создать инструмент, который будет кратко и динамично знакомить потенциального сотрудника с нашими ценностями, и у нас это получилось.

Мы получаем массу положительных откликов об HR-боте от кандидатов. Искренность и прямота диалога всегда располагают к себе, и, даже если человек не останется с нами, он поделится опытом со знакомыми, которые могут прийти работать к нам. Так и работает HR-бренд.