Система управления проектами и оптимизация HR процессов для "ПСБ Инновации и инвестиции"

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

В рамках проекта команде RDN Group требовалось оптимизировать HR-процессы группы ПСБ ИИ на базе Битрикс24: подбор персонала, табель учета рабочего времени, заявки на отпуск сотрудников.

Для качественного обеспечения контроля, мониторинга и отчетности по каждому этапу проекта эксперты ПСБ ИИ приняли решение создать единую систему, которая сделает работу более эффективной и оценку проектов своевременной.

Перед командой RDN Group стояла задача на базе Битрикс24:

1. сделать прозрачным процесс ведения инвестиционных проектов;

2. автоматизировать согласование договоров, сделок, счетов и актов;

3.оптимизировать процесс согласования пакетов документов для проведения мероприятий.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Оптимизация HR-процессов

Этап 1. Согласование заявок для подбора персонала и оффера для кандидата.

Создание Смарт-процесса с использованием стадий и уведомлений позволило организовать эффективный процесс подбора персонала, а именно:

- Оформлять заявку на подбор в Битрикс24 с уведомлением ответственных лиц.

- Хранить в системе все необходимые данные о кандидате, что позволяет быстро сравнить кандидатов и оперативно принять решение.

- Организовать прозрачную систему согласований, связанных с подбором, с руководителем и HR отделом.

- Контролировать процесс подбора в Kanban: видеть на каком этапе, сколько заявок или сколько офферов находятся на стадии согласования.

Этап 2. График отпусков.

В Битрикс24 уже реализован стандартный функционал для планирования и контроля графика отпусков сотрудников. В рамках проекта перед командой RDN Group стояла задача реализовать процесс согласования отпусков на основе графика отсутствий и бизнес-процесса ленты новостей. Благодаря этой доработке:

Из интерфейса «График отпусков» пользователь может посмотреть график отпусков коллеги и прямо в системе отправить заявление на отпуск, что позволяет исключить пересечения.

Организован процесс согласования поданных заявлений с руководством и HR отделом. В результате сотрудник получает уведомление либо о согласовании отпуска, либо о необходимости перенести даты.

Производится прием заявки от сотрудников строго в соответствии с графиком отпусков, учитывается наличие достаточного количества накопленных дней отпуска, а также рассчитывается наложение отпусков и процентное распределение отпусков по отделам таким образом, чтобы 75% сотрудников оставались на рабочем на месте.

Возможно выгружать отчетность по годовому графику отпусков по дням, где видно, кому согласовали отпуск, кто находится в стадии заявки, и кто подал заявку на перенос дат.

Этап 3. Таймшиты.

Таймшиты - это интерфейс в Битрикс24, где сотрудники отмечают задачи и время, которое они потратили на их выполнение в течение недели по дням. Для организации процесса были выполнены следующие настройки:

В пятницу происходит рассылка сотрудникам с напоминанием о необходимости вноса в таймшиты затраченного по проектам времени.

Сотрудник указывает в тамшите активность и задачу, на которую хочет списать время. Всего можно указать не больше 8 часов в день. Можно просмотреть время за предыдущие недели, но отредактировать время нельзя.

Если сотрудник вовремя не заполнил данные по затраченному времени, то в пятницу вечером происходит автоматическое проставление фритайма. Занесение времени в задачу вручную закрывается.

Существует группа администраторов таймшитов, сотрудникам которой предоставлен доступ к исправлению времени за любую неделю любого сотрудника, а также к скачиванию отчета по всем сотрудникам за неделю.

Создан ряд отчетов для контроля рабочего времени сотрудников и расчета эффективности каждого.

Функционал таймшитов внедрен для контроля рабочего времени, подсчета эффективности сотрудников и показывает, насколько сотрудник был задействован в проектных активностях, и какие сотрудники приносят компании наибольшую пользу.

Система управления проектами

Этап 1. Система согласований

На первом этапе была настроена система коммуникации для согласования сделок, мероприятий и документооборота (договоры, счета и акты).

Бизнес-процесс согласования включает в себя:

- Протокол согласования

После согласования документов пользователи могут видеть: кто, в каком порядке, когда (дата и время принятия решения) согласовал или не согласовал документ, а также комментарии к согласованию.

Во всех процессах есть возможность возврата документа на доработку.

- Лист согласования

Это документ, который автоматически формируется в конце согласований как при положительном, так и при отрицательном исходе. Для этого RDN Group научили процессы в ленте работать с генератором документов. Данный функционал позволяет в удобной форме передать руководству документы на подписание.

- Подключение помощников

На всех этапах процесса согласования сотрудник имеет возможность составить запрос на подключение другого работника для помощи с задачей. В этом случае сотрудник-помощник имеет возможность выразить свое мнение по согласованию и комментариям.

- Периоды утверждения

Для того, чтобы процессы протекали без остановок, было реализовано автосогласование. Если сотрудник по каким-то причинам не утвердил документ в заданный период, то система ставит отметку об автосогласовании.

- Систему уведомлений

Система рассчитывает срок и за рабочие сутки до наступления срока выполнения задания отправляет напоминание. Также каждый день для каждого сотрудника система формирует индивидуальный список заданий для выполнения и отправляет его на email.

Результаты:

Благодаря адаптации процессов согласования документооборота в электронном формате на платформе Битрикс 24, сократилось время на согласование документов, крупные сделки и объемный документооборот стали более прозрачными, время на подписание документов сократилось. У ответственного лица появилась возможность контроля всех этапов без личного контакта, так как система сама напомнит о себе.

Этап 2. Инвестиции

Отдельный важный блок платформы занимают инвестиционные проекты. Для удобной работы по инвестиционным проектам в Битрикс24 были выполнены следующие настройки:

Все заявки в автоматическом режиме поступают с формы на сайте в Битрикс24.

После принятия инвестиционного проекта подписание обязательных документов, взаиморасчетов происходит с помощью смарт-процесса. Это позволяет на каждой стадии ставить задачи, которые могут быть выполнены на любом последующем этапе.

После прохождения смарт-процесса пользователь заполняет карточку инвестиций, в которую добавляет файлы по проекту, протоколы, описания и другие данные.

Этап 3. Управленченский консалтинг

Это внебанковский сервис, который предоставляет услуги бизнесу по стратегическому, операционному, инвестиционному консалтингу, управлению строительными проектами, сопровождению государственно-частного партнерства, работе с органами государственной власти и общественным сектором.

Для оптимизации и прозрачности бизнес-процессов в этом направлении все работы были перенесены на единую платформу.

Благодаря настройке смарт-процесса в Битрикс24 удалось реализовать следующие особенности:

Проект ведется по стадиям и содержит в себе не только документы, но и информацию о фактически затраченных часах на данный проект.

Каждому проекту после согласования выдается проектный код. Без кода активность не может перейти в стадию проекта. В результате этого сотруднику, подавшему проект, приходит оповещение о согласовании проекта и присвоении уникального кода. Проектный код несет в себе информацию о проекте (кто курирует проект, тип проекта).

После выдачи проектного кода для проекта автоматически создается новая группа для работы с ним.

Результат:

Данный формат позволяет руководству отслеживать ход проектов и финансовую показатели, контролировать работу и сокращать время согласования.

3. Результаты сотрудничества

Настроенные бизнес-процессы в Битрикс24 позволяют сотрудникам и руководящему составу составлять планы и прогнозировать сроки выполнения задач, контролировать эффективность рабочего дня сотрудников и открытые вакансии, которые необходимо заполнить. Раздел HR-оптимизация, реализованный в Битрикс24, позволит компании уменьшить количество фактических часов работы сотрудников и руководства, а также контролировать рабочий процесс и эффективность команды или отдельного сотрудника, что напрямую влияет на прибыль компании.

Благодаря адаптации процессов согласования документооборота в электронном формате на платформе Битрикс24, сократилось время на согласование документов, крупные сделки и объемный документооборот стали более прозрачными, время на подписание документов сократилось. У ответственного лица появилась возможность контроля всех этапов без личного контакта, так как система сама напомнит о себе.