Мосинжпроект: платформа для работы с контрагентами на градостроительных проектах столицы

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

«Мосинжпроект» - крупнейшая инжиниринговая компания России (по версии RAEX), холдинг включен в перечень системообразующих организаций российской экономики в сфере строительства и ЖКХ. Поставщиками и подрядчиками «Мосинжпроект» являются более 1 000 компаний и дочерних обществ.

Заказчик столкнулся с проблемой длительного процесса согласования по выбору подрядчиков, а также необходимостью быстрой оценки благонадежности выбранной организации, что сказывалось на скорости работы сотрудников. Все процессы делались вручную и тратилось длительное время на обработку, а также были более высокие риски ошибки человеком.

В качестве главной задачи перед RDN Group стояло создание портала, который будет соответствовать следующим критериям:

1. Создание функционала по обмену документами и информацией между заказчиком и контрагентом.

Так как ранее переписка и обмен документами велись только через Outlook или почтой России, был запрос на автоматизацию процесса.

2. Автоматизация запросов в зависимости от вида номенклатур.

После регистрации компании нужно пройти мониторинг, для которого заполняется перечень документов по особому стандарту. Нужно было упростить и ускорить этот процесс.

3. Разделение поставщиков и подрядчиков по категориям.

До этого все заявки присылались буквально в одно окно, и сотрудники тратили много времени, чтобы сначала разобрать заявки и после отправить данные для заполнения в нужный отдел.

4. Возможность дополнительной проработки рынка.

Для компании важно дать возможность новым перспективным компаниям из России и дружественных стран заявить о себе на высоком уровне без сложных схем.

5. Мониторинг поставщиков и подрядчиков (их благонадежности).

Для того, чтобы пройти мониторинг, нужно заполнить ряд документов согласно стандартам: справочник видов работ, справочник номенклатур, максимально подробно древовидный справочник и другие. Проверка этих документов и заведение контрагента в системе учета могла занимать месяц, что нужно было сократить.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Разработана цифровая B2B платформа, которая позволяет подрядчикам и поставщикам заявить о себе в качестве потенциального контрагента холдинга, и упрощает работу действующих подрядчиков. В рамках внедрения проведена глубокая модернизация существующей инфраструктуры.

Были автоматизированы бизнес-процессы для оптимизации рабочего времени сотрудников, упрощения работы подрядчиков и поставщиков, улучшения качества и безопасности сотрудничества.

С технической точки зрения решение состояло в:

- Увязке внутреннего контура учетной системы и внешнего интерфейса.

- Глубокой модернизации 1С: УСО 2. Реализация миграции исторических данных.

Автоматизации модуля закупок 1С: УСО 2 под закупки, включая моменты, связанные с лотами и проработками рынка с использованием внешних электронных площадок торгов, прохождением тендерных процедур для соблюдения регуляторных требований.

Реализация портала для организации работы с Контрагентами: регистрация, ведение договоров, отчетности, кредитного рейтинга, мониторинга, анализа и проработке рынка.

Для проекта цифровой экосистемы приняли решение использовать отечественное программное обеспечение 1С-Битрикс. Это позволило обеспечить бесперебойную работу, что в случае большого объема передачи данных, а также хранения документации и отчетов, которые могут достигать тысячи строк, крайне важно, и безопасное функционирование высоконагруженной B2B платформы.

Нам удалось создать уникальную прозрачную систему работы с поставщиками и подрядчиками, где перспективные компании со всей России и дружественных стран могут заявить о себе на высоком уровне. Мы смогли создать унифицированные формы документов, оптимизировать и ускорить бизнес-процессы согласования документов и сократить количество документов, отправляемых почтой. Для этого кандидаты самостоятельно удаленно регистрируются в системе, заполняют требуемые данные о компании, компетенциях, подтверждениях опыта, юридические особенности и другое, попадают в систему. И уже после того, как все требуемые условия и стандарты соблюдены, заявка и компания попадают к менеджерам для последующего прохождения мониторинга.

Благодаря такому простому в использовании, но емкому технически, как говорится “под капотом”, мониторингу удалось добиться высокого процента регистраций новых компаний, оптимизировать процессы, а также добиться более высокой безопасности данных. Важно также то, что система была реализована на отечественном ПО.

Особенности проекта

- Разработка дизайн системы

- В рамках проекта была разработана дизайн система, включающая:

- UI-кит

- Гайдлайны

- Библиотеку кода

В рамках проекта было разработано более 200 страниц, дизайн система существенно ускорила процесс разразработки. Также это позволило сделать платформу максимально простой и понятной.

Интеграции

В проекте были выполнены типовые и нетиповые интеграции, которые позволили реализовать функционал портала в полном объеме, учитывая сложные бизнес процессы и длинную цепочку согласований. Так, благодаря интеграции с сервисами проверки и упорядочения юридических данных. Организации, уже имеющие контрактные отношения с компанией, могут быстро предоставлять всю необходимую отчетность по поставкам и работам.

- Dadata – для регистрации и ускорения получения информации о компаниях.

- Spark – для мониторинга и получения финансовой информации о компании.

- 1С: ERP УСО – для работы с договорами, отчетами поставки подрядчика, уведомления об отгрузке, прайс-листы, коммерческие предложения, мониторинг.

- КХД – обмен файлами между системами

- PowerBI – для отображения бизнес-метрик

- Яндекс.Метрика - SEO аналитика

Функционал цифровой платформы

Личный кабинеты менеджера и Личный кабинет организации

На стороне цифровой платформы реализован широкий набор функций не только со стороны контрагента, но и администраторов системы. Сотрудники компании в рамках B2B платформы просматривают, модерируют и согласовывают поступающие заявки и документы.

В личном кабинет контрагента или подрядчика реализовано управление ролями сотрудников, информацией об организации, товарами, услугами, ценовыми предложениями. Далее рассмотрим подробнее.

Мониторинг подрядчиков и поставщиков

После регистрации в системе, ведется глубокий мониторинг контрагента в зависимости от вида выполняемых работ. На основании внутренней системы оценок формируется класс контрагента согласно его возможностям и компетенциям. Эксперт компании оценивают заявку в своей зоне ответственности. После завершения проверки заявки B2B платформа передает данные во внутреннюю систему учета, в соответствующие квалификации по видам работ.

По итогам мониторинга потенциальные поставщики и подрядчики получают обратную связь по зонам роста и развития.

Работа с договорами, обмен отчетностью, обмен уведомлениями об отгрузке

Одной из ключевых проблем являлось использование Outlook и почты России для обмена документами, что отнимало слишком много времени от рабочего процесса. Для этого нужно было автоматизировать все процессы и в то же время сделать их максимально безопасными. Теперь контрагенты и менеджеры заказчика проводят документооборот в системе автоматически, выбирая нужный тип. К виду деятельности заказчики внедрен свой вид договора.

На площадке существует три вида договоров:

- Строительно-монтажный (СМР): данный вид договоров также включает ДРВ (детальная разделительная ведомость, ОРВ (оперативная разделительная ведомость), которые загружаются на портал из 1С, отчет поставки подрядчика

- Проектно-изыскательный (ПИР)

- Материально-технические (МТР) данный вид договоров также включает Спецификации, Уведомления об отгрузке и РКД

Раздел «Сотрудничество»

В личном кабинете контрагенты могут работать с финансовыми сервисами, например, получать информацию о возможном кредитном рейтинге и лимите, подавать на рассмотрения банковские гарантии, отслеживать в онлайн режиме процесс их согласования.

Блок включает в себя:

- Дисциплина закупок

Расчет производится на основании отчетности контрагента по 4-м показателям: регулярность, полнота предоставляемого отчета, своевременность и квалификация контрагентов по мониторингу.

- Quality Score

Расчет производится на основании индекса качества, сроков устранения нарушений и подтвержденной строительной готовности.

Финансовый и кредитный рейтинг

Оценка финансово-хозяйственной деятельности контрагента по ключевым параметрам ликвидности.

Эффективность выполнения работ

Расчет производится на основании данных о производительности и эффективности работ СМР и оценки эффективности мобилизации (сравнение плановых и фактических значений FTE)

LTIFR

Расчет коэффициента несчастных случаев от максимального установленного значения.

«Прайс-листы»

Контрагенты могут загружать свои прайс-листы, для этого на портале создается карточка прайс-листа, в которой контрагент указывает перечень материально-технических ресурсов, которые он может предоставить (количество, срок доставки, цену с НДС и без НДС). Прайс-лист направляется в 1С, где специалист может с ним ознакомиться и направить запрос на коммерческое предложение.

«Предварительные коммерческие предложения»

Для каждого контрагента выводятся запросы на коммерческое предложение, которые поступают ему из 1С. Контрагенту необходимо заполнить файл, указывать срок его действия, валюту и прочие необходимые сведения. Технически предусмотрена возможность для участия иностранных компаний. Коммерческое предложение проходит проверку, после чего контрагент получает соответствующее уведомление «Принято» или «Отклонено».

Раздел «Банковские гарантия»

Был оцифрован новый процесс - банковские гарантии. Контрагент может запросить свой кредитный рейтинг на портале и получить информации о рейтинге, кредитном лимите, состоянии финансово хозяйственной деятельности. Теперь контрагент может согласовать проект банковской гарантии через портал. После предварительного согласования проекта менеджером компании контрагент должен загрузить соответствующие документы и отправить оригиналы по почте.

В данном разделе менеджеры компании обладают гибкими техническими возможностями по управлению банковской гарантией (архивация, вскрытие, частичное вскрытие, ведение заметок, внесение корректировок при поступлении физических документов, создание дополнительных соглашений к банковским гарантиям).

Раздел «Помощь»

Обязательная часть включат часто задаваемые вопросы и обращения. Для распределения вопросов по ответственным за направление, сделана быстрая и простая система.

В форме обратной связи необходимо выбрать направление и тему обращения, прикрепить нужные документы.

После чего обращение переходит в формат чата, ответственный сотрудник компании подключается к чату, или, при необходимости, передает запрос в другой отдел.

3. Результаты сотрудничества

К середине февраля (за 3 месяца работы) на цифровой платформе процедуру регистрации прошли более 500 организаций.

1. Ускорили выполнение бизнес-процессов:

на 30% процесс мониторинга за счет полной цифровизации и хранения данных в системе

более чем на 1000 % в части загрузки отчетности по строительным объектам (раннее среднее предоставление отчета занимала 8 часов, сейчас менее 1 минуты)

создали новый цифровой процесс по согласованию проекта банковских гарантий.

Теперь все задачи сортируются и попадаются исключительно к ответственному лицу, а клиенты сами заполняют заявки без лишних взаимодействий.

2. Оптимизировали цепочки движения документов с помощью цифровизации бумажных носителей и создания форм документов в электронном виде. Раньше проверка документов и заведение контрагента в системе учета могла занимать месяц, после внедрения системы максимальный срок составляет 5 рабочих дней.

3. Упростили процессы согласования и взаимодействия между подразделениями за счет статусной модели документов и процессов согласования через документооборот.

4. Сделали интеграции, которая позволяет вывести информацию для внешних пользователей или подрядчиков.