Оцифровали процесс работы для 35 000 сотрудников через сервис “Мои возможности” и повысили эффективность на 1200%

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Разработка сервиса для сотрудников ОМК "Мои возможности" началась в ноябре 2022 года. Он включает в себя широкий функционал для оптимизации и улучшения HR процессов для более чем 38 000 сотрудников. Сервис интегрирован со всеми ключевыми корпоративными системами, что позволяет получать информацию сразу.

В компании стояла задача оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы, связанные с балансировкой численности и ресурсов внутри производственных подразделений:

- оперативно находить и привлекать дополнительный персонал нужной квалификации из числа собственных сотрудников на участки с высокой загрузкой,

- сократить время и упростить процесс оформления выхода на сверхурочную работу или работу в выходной день.

Простыми словами, когда требуется дополнительный персонал для выполнения производственных объемов в конкретном цехе или на участке, важно, чтобы его руководитель мог оперативно предложить сотрудникам предприятия (со своего участка или с другого) работу сверхурочно.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

ОМК – ведущая промышленная компания. В составе семь предприятий, вагоноремонтная и металлоломная компании, металлосервисная и торговая сети, которые располагаются в 37 регионах России. В ОМК работают 38 тысяч высококвалифицированных рабочих и инженеров, профессионалов в ИТ, молодых ученых и руководителей.

Так возникла идея сервиса (изначально назывался “Биржа возможностей”), который позволил сотрудникам и компании на прозрачных условиях, быстро и понятно заключать соглашения на сверхурочные работы. Компания быстро находит кадры нужной квалификации из числа своих сотрудников для выполнения производственного плана, а сотрудники получают опыт работы на соседних участках и дополнительный заработок.

Для удобства взаимодействия сотрудников решили наполнить систему дополнительными сопроводительными функциями, которые будут закрывать потребности пользователей в одном сервисе. Например, добавили возможность посмотреть плановые поступления различных выплат, скачать расчетный листок, увидеть сроки отпусков, обучения и т.д.

Много пожеланий о развитии сервиса касалось вопросов заработной платы: сотрудникам было важно понимать, какую оплату получат за конкретные сверхурочные часы, какая заработная плата будет за месяц. Ранее работникам приходилось звонить в отдел HR или в бухгалтерию, или идти в информационные киоски внутри компании.

В октябре 2023 года реализовали раздел “Заработная плата”, куда подгрузили данные обо всех выплатах сотрудников.

Отображает загруженность сотрудников с учетом планирования: прогнозные, плановые и фактические. Позволяет проверить время прохода через контрольно-пропускные пункты предприятия, свои рабочие и нерабочие смены. Возможность для руководителей понимать в режиме онлайн занятость сотрудников согласно запланированному времени. Это быстрый мониторинг численности завода и подразделений в режиме онлайн. Руководитель видит, почему нет нужного количества людей, по какой причине не пришли сотрудники, насколько опоздали и т.д.

Аудитория плавно росла с каждым месяцем. А сотрудники отдела разработки вдохновляясь новыми идеями, реализовывали новый функционал. Сейчас о сервисе “Мои возможности” знает каждый сотрудник. Когда на несколько дней работа сервиса по техническим причинам была приостановлена и сотрудникам предложили воспользоваться старыми процессами, оказалось, что это долго и неудобно. Работать как раньше никто не хочет.

Так только с помощью корпоративных рассылок получилось сделать сервис с высокой вовлеченностью. Команда ОМК убеждена, что успех любого продукта не только в удобстве и качестве кода, но и в умении слушать и слышать своих потенциальных пользователей.

Сложность реализации:

Проект полностью соответствует требованиям трудового законодательства РФ. Обсуждение алгоритмов работы шло 6 месяцев! Было важно соблюсти все аспекты закона (включая форму подачи и документы), при этом обеспечить скорость подачи заявки и принятия решения. Также сделать сервис простым в использовании и понятным для пользователей разных возрастов.

Благодаря качественной проработке алгоритмов на этапе планирования, все процессы были автоматизированы, не нарушая Трудовой кодекс РФ, что позволяет сервису исключить риски компании. Разработан единый стандарт работы крупной организации.

Использованное ПО:

Использовалась отечественная разработка на базе 1С-Битрикс: Управление сайтом

Используемые системы: СКУД, SAP, SAP PO/PI, CRM, 1С, ORM, Saperion, Postfix, Корпоративный портал OMK, Dadata, ЯндексКарты, МТС API, Контур, Crypto PRO, DashaMail, AI-платформы (Metacommerce), PT AI, Ptaf, OmniTracker, Битрикс24

Технологии/языки программирования: JavaScript, Typescript, graphQL, PHP, PDO ORM, Docker, PerconaDB, ElasticSearch, ELK, Nginx, Gitlab, k8s, Redis, MongoDB, Memcached, web services, xml, xslt, json, AI, API, Restful, WebSockets, sql, Stored Procedures, Postfix, PostgreSQL, micro services, service based, Gateway API, ClickHouse, RabbitMQ, 1С Битрикс, Laravel, Swagger, php doc, Gitlab CI, DevSecOps, SRE, CI/CD/CT, Composer, Twig, Vue.js, Prometheus, Loki, Zabbix, Mysql, Oracle DB, RSS, OAuth, JWT, Sphinx, XPath, Ajax, node.js, Apache, Npm, docker-compose, SOAP, Git, Blade

Уникальность проекта:

Впервые процесс сверхурочной работы был сделан полностью цифровым. Благодаря цифровой доступной и понятной системе удалось объединить элементы бизнес-процессов в единый рабочий механизм, который позволил не просто настроить процесс поиска и согласования сотрудников на дополнительную работу, а улучшить показатели подразделений и руководителей за счет прозрачности деятельности, показателей и их влияния на деятельность компании в целом.

3. Результаты сотрудничества

1. Объединили ключевые бизнес-процессы по сверхурочной работе в рамках единого окна.

2. Сделали сервис многофункциональным и доступным с любого устройства.

3. Интегрировали цифровой сервис с корпоративными системами, чтобы сделать все бизнес-процессы прозрачными.

4. Производственному персоналу стало легче планировать свой график с учетом обучения, сверхурочной работы, отпуска и выходных, оперативно узнавать обо всех изменениях.

5. Прозрачность и удобство для сотрудников, доступ в моменте к полной информации.

Результаты в цифрах:

1. Примерно 1,5% оптимизация от ФОТ.

2. На 1200% ускорение бизнес-процесса по сверхурочной работе. Оформление заявки на работу в сверхурочное время стало занимать от 5 до 10 минут. Ранее этот процесс мог занимать более 2 часов (проверка и подписание документов разными отделами).

3. На 10% снижение подменного персонала

4. Более 70% всех организационных процессов проходит через "Мои возможности".

5. Более 4000 проведено обучений.