Перенос функционала на отраслевую конфигурацию 1С УАТ для АО “РЭС”: как сократить время на расчет норм расхода топлива в 2,5 тыс раз

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания обратилась к нам за переносом встроенного в 1С УПП модуля “Управление автотранспортом” на отраслевую конфигурацию 1С “Управление автотранспортом ПРОФ”. Клиент подготовил и передал техническое задание в сентябре 2023, а в феврале 2024 мы закончили перенос. Главной целью клиента было отделить функционал управления автотранспортом от основной базы для того, чтобы работать на последней версии конфигурации. У отраслевого решения понятный интерфейс, быстрая и удобная навигация, современная гибкая архитектура. На момент обращения текущая версия функционала устарела, немало действий диспетчерам приходилось делать вручную, это занимало много времени.

В ходе обсуждения проекта совместно с клиентом мы обозначили список задач:

• перенести весь функционал из надстройки в отраслевую конфигурацию;
• создать обработку для автоматического расчета норм расхода ГСМ;
• доработать механизм расчета потребления ГСМ в соответствии с требованиями заказчика;
• реализовать загрузку данных GPS из SQL-базы по координатам транспортных средств, данных датчиков и зажигания и через API по заправкам и сливам топлива;
• создать web-сервис для обмена с базой УПП по ремонтным листам, путевым листам и рассчитанной себестоимости;
• создать новые и доработать уже используемые отчеты в управлении автотранспортом;
• сделать автоматическое заполнение полей подразделений по пользователю;
• внедрить механизм учета и контроля остатков топлива на складах перелива;
• добавить рассылку на электронную почту при возникновении ошибок в загрузке данных или обменах.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Переход на новую конфигурацию с сохранением привычного пользователям функционала

90% функционала по управлению автотранспортом клиент просил перенести в том виде, в котором он был реализован на момент обращения. С одной стороны требовался более гибкий и современный интерфейс, с другой — для пользователей требовалось свести изменения к минимуму, так как в большинстве это диспетчеры и механики, которые проработали с текущим функционалом более десяти лет.

Сокращение времязатрат в 2,5 тыс раз

Один из примеров: два раза в год перед началом нового сезона (с 15.04 и с 01.11) диспетчеры вручную считали нормы расхода топлива и вносили в карточку для каждого транспортного средства (далее — ТС). Это отнимало много времени, так как на каждого диспетчера в среднем приходится по 258 единиц автотранспорта. Потратив на расчет и внесение данных одного транспортного средства 5 минут, для всех ТС нужно было потратить 21 час, то есть 3 рабочих дня.

Мы создали обработку, которая для выбранных ТС делает расчет норм расхода топлива и записывает их в карточки автомобилей. Теперь это занимает максимум 10 кликов и 30 секунд.

Также наш разработчик реализовал автоматическое заполнение некоторых полей, которые зависят от работающего в программе пользователя, что позволило исключить время на их заполнение.

Оптимизация процесса составления ежемесячных отчетов

При формировании документации для бухгалтерии в старой конфигурации диспетчеры использовали отчет, в который требовалось вносить изменения вручную, далее распечатывали его и относили бухгалтеру. При этом внесенные изменения нельзя было сохранить, а отчет следующего месяца снова требовалось корректировать.

Для исключения неэффективной работы в этом процессе наша команда доработала отчет, и теперь пользователям не нужно тратить время на выискивание и перенос данных, переходящих из одного месяца в другой.

Для уже существующих и новых отчетов мы разработали набор фильтров и расположили их на форме так, чтобы пользователи быстрее формировали отчеты по требуемым отборам.

Автоматизация обмена с основной базой

Для формирования бухгалтерских документов клиенту требовалось организовать обмен новой конфигурации с основной базой УПП. Здесь требовалось передавать данные о затратах на ремонт автотранспорта и количестве используемого топлива в разрезе ТС, подразделений, статей расхода и других реквизитов, а также контролировать формирование типовых документов и вести учет связи документов УАТ и УПП.

Мы реализовали обмен, предусмотрев обратную связь между базами. Теперь у сформированных в отраслевой конфигурации документах галочками отображается факт обмена с основной базой, а также записываются логи ошибок обмена с информированием ответственных лиц по электронной почте. Выявить необменявшиеся путевые или ремонтные листы можно, сделав три клика в списке этих документов.

3. Результаты сотрудничества

Перенос функционала управления автотранспортом из надстройки в отраслевую конфигурацию позволил повысить производительность работы диспетчеров за счет автоматизации расчетов и перехода на удобный интерфейс. Также удалось усилить контроль над действиями пользователей и ошибками обмена через программные ограничения и систему оповещения.

Теперь клиент узнает об ошибках в момент появления и не тратит лишнее время на ручные корректировки.

Команда проекта

• Менеджер проекта
• Разработчик 1С
• Аналитик 1С

Дана Сараева

менеджер проектов, Digital Clouds

Волнительный проект, так как с него началось наше сотрудничество с АО «РЭС», стал нашим самым крупным клиентом в разработке 1С. Работать было комфортно — ответственная за проект со стороны клиента Валентина всегда была на связи, кроме того, на начальном этапе мы получили подробное описание бизнес-процессов и технических требований. Надо признать, что конфигурация УАТ не самая популярная на рынке и мы были мало с ней знакомы. В ходе работы над проектом наша команда погрузилась в ее изучение, и теперь в нашей копилке еще одна полезная конфигурация.

Мы были рады получить положительную обратную связь от руководителя проекта с высокой оценкой организации нашей работы. Помимо заявленных задач от клиента мы не забываем о пользователях и стараемся оптимизировать их работу в базе. Поэтому самое трепетное чувство было, когда мы узнали, что пользователям нравится работать в новой удобной базе, они счастливы, что теперь не нужно тратить время на лишние телодвижения.

Валентина Петрашкина

Ведущий консультант 1С, ОС УРиСПП АО «РЭС»

Если у Вас есть мечта, то Вам точно нужно сотрудничать с Digital Clouds. Команда профессионалов поможет воплотить Вашу мечту в жизнь – сформировать цели и задачи, спланировать этапы для реализации, оперативно и качественно продвигаться к намеченной цели. В АО «РЭС» Digital Clouds параллельно работает с разными проектами. В течении 6 месяцев осуществили переход с 1С УПП подсистемы УАТ на новую версию отдельной отраслевой программы 1С УАТ. Приложили много усилий, чтобы для пользователей УАТ переход на новый типовой функционал был легким. Совместными усилиями в феврале 2024 г. проект был принят как успешный, пользователи адаптировались и делают запросы к дальнейшему развитию. Спасибо Вам за продуктивное сотрудничество!