HRM-cистема «МояКоманда»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Предпосылки проекта

В условиях пандемии COVID-19 и массового перехода к удаленной работе, компаниям стало важно понять, как эффективно управлять удаленными командами. Основываясь на обратной связи от экспертов отрасли, мы отметили, что дефицит кадров резко увеличил зрелость HR-специалистов в малом бизнесе и побудил их искать новые инструменты для подбора, удержания и вовлечения специалистов.

Компания «Факт» решила проверить продуктовую гипотезу. В случае ее подтверждения планировалось создать продуктовую команду, разработать MVP продукта и подготовить его к массовому использованию для миллионов пользователей.

Основная гипотеза заключалась в создании полнофункционального HRM-решения, доступного для использования HR-специалистами, руководителями и персоналом малого и среднего бизнеса. Платформа в первую очередь нацелена на предоставление доступов через облако, которое можно развернуть за 1 день. Дополнительным толчком к возникновению идеи HR-продукта стал еще и отток иностранных решений с российского рынка.

Ключевыми задачами стали:

1. Провести маркетинговое исследование, анализ рынка.

2. Сформировать команду и выстроить процесс продуктовой разработки.

3. Определить функционал MVP продукта.

4. Построить дорожную карту развития продукта.

5. Разработать архитектуру решения, с возможностью масштабирования на тысячи компаний и миллионы сотрудников.

6. Реализовать MVP в сжатые сроки и предоставить ее в массовую эксплуатацию.

7. Разработать мобильное приложение.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Исследование

Для увеличения доверия бизнеса к финансированию нового стартапа необходимо было осуществить сбор информации о текущем состоянии сферы HR-tech на российском рынке.

1. Кабинетное исследование:

В рамках кабинетного исследования был проведен конкурентный анализ российских и международных компаний: SWOT-анализ, PEST-анализ, в котором были разложены основные риски проекта: политические, экономические, социальные и технологические.

По итогу анализа рынка и интервью с собственниками были скорректированы первые гипотезы относительно состояния рынка HRM-систем, целевой аудитории, приоритетных отраслей, бизнес-модели платформы, основных конкурентов, в дальнейшем работа с гипотезами шла по HADI-циклам. На основе сформулированных гипотез, продуктовая команда приступила к полевому анализу.

2. Экспертное интервью

Для подтверждения гипотез были проведены Custdev и экспертные интервью с HR-специалистами и Product-менеджерами. После 16 интервью были скорректированы гипотезы, выделен первый пул проблем HR-специалистов. В ходе интервью были выявлены дополнительные проблемы, такие как нехватка инструментов для эффективного удержания и развития удаленных команд, необходимость автоматизации процессов подбора и оценки персонала.

3. Маркетинговый анализ

Для окончательного подтверждения гипотез и сбора объективной информации с рынка было проведено тестирование в реальных условиях. Маркетологи запустили лендинг с описанием болей HR-специалистов и руководителей МСП с их решением с помощью функционала нашей платформы.

После активной рекламной кампании, длительностью 1,5 месяца, мы получили более 27 обращений от потенциальных клиентов, большинство из которых проявили интерес к нашему продукту. Однако им не хватало функциональных возможностей, которые мы планировали включить в наш MVP.

Было обнаружено, что существующие решения на рынке не удовлетворяют полностью потребности бизнеса в эффективном управлении, развитии и удержании персонала.

4. Продуктовый анализ конкурентов / клиентов

Мы знали, что на международном рынке более развита HR-культура в работе с сотрудниками, и HR-сервисы там применяют широко. Для продуктового анализа конкурентов мы в первую очередь сосредоточились на этом рынке.

Мы провели функциональный анализ аналогичных продуктов, составили батл-карты, приоритизировали данные из опросов потенциальных клиентов и определили основной функционал, который лег в основу продукта.

По итогам анализа в MVP вошел следующий функционал:

• Базовый функционал корпоративного портала: личный кабинет сотрудника, лента новостей, организационная структура компании, график отсутствий, календарь.
• Цифровой паспорт сотрудника, который содержит контактные данные, текущие роли в компании, задачи, встречи, KPI, цели сотрудника.
• Управление отпусками и другими видами отсутствий. Мы решили, что в нашу MVP войдет автоматизация процесса подачи и согласования заявок на различные виды отсутствий на рабочем месте, такие как отпуска, больничные, отгулы и удаленная работа.
• Оценка 360, которая позволит настраивать оценочные циклы с учетом области интереса и компетенции, выявлять потенциал и точки роста, а также обсуждать результаты и планы развития талантов сотрудника.
• Встречи 1 на 1 — позволяют зафиксировать задачи, планы развития, этапы прохождения онбординга с возможностью дальнейшего контроля сотрудников.
• Онбординг, который позволит персонализировать программы и треки адаптации с задачами и материалами для ознакомления и наглядная статистика отслеживания прогресса по адаптации сотрудников.
• База знаний, которая позволит накапливать информацию о компании или профильных направлениях в структурированной форме, обеспечивая обучение сотрудников и быстрый доступ к важной информации.
• Управление имуществом, которое позволит контролировать оборудование компании с учетом территориально распределенных команд.

По итогам собранной информации была проведена встреча с собственниками и инвесторами, где был представлен анализ рынка и дорожная карта развития продукта. В результате положительной оценки перспектив продукта проект по созданию HR-сервиса «МояКоманда» был запущен в этап разработки.

Разработка продукта

Для успешного вывода продукта на рынок была сформирована продуктовая команда, нацеленная на сбор обратной связи от потенциальных и текущих клиентов, а также команда разработки, которая занималась непосредственной реализацией продукта. Первый этап разработки начался с функционала, который был определен на этапе сбора результатов анализа рынка. После запуска MVP требовалось выстроить подход к развитию продукта, который позволил бы выявлять реальные потребности текущих и потенциальных клиентов и включать их в разработку нового функционала платформы.

Продуктовый подход был реализован следующим образом:

1. Выстроили процесс тестирования гипотез продукта с акцентом на приоритезацию ценностей для конечных пользователей, используя методологию JTBD. Организовали проведение CustDev и проблемных интервью, которые служили подтверждением наших гипотез.

2. Ежемесячно проводили анализ причин отказа в работе платформы, а также проводили решенческие интервью с клиентами, которые приостановили продление лицензии на использование платформы.

3. Системно формировали и приоритизировали бэклог из запросов пользователей по методологии WSJF (Weighted Shortest Job First).

4. Был выстроен процесс тестирования нового функционала платформы с помощью проведения:

• коридорного тестирования UI/UX,
• решенческих интервью нового функционала на разных целевых группах: экспертах в сфере HR и рядовых сотрудниках не связанных с HR. Особенное внимание уделялось методологически сложным модулям, таким как оценка, онбординг, КЭДО и т.д.,
• проведения альфа-тестирования на группе внутренних пользователей компании-разработчика.

5. Выстроили процесс по формированию дорожной карты на основе анализа конкурентов, интервью с HR-экспертами рынка, опросов текущих пользователей и всех клиентов, которые решили не приобретать платформу.

Разработка функционала решения

Формирование команды:

• Технический директор,
• Product-менеджер,
• Инженер DevOps,
• Три Backend-разработчика,
• Два Frontend-разработчика,
• Системный аналитик,
• Дизайнер,
• Руководитель мобильной разработки,
• Мобильный разработчик,
• Два тестировщика.

Для разработки была выбрана методология Scrum, которая помогла обеспечить гибкость и быструю реакцию на изменения требований по результатам исследований продуктовой команды.

В первую очередь мы реализовали весь функционал, который был в MVP (описано выше). На следующих этапах мы выпустили несколько крупных релизов на основе продуктового анализа описанного ранее. В «МояКоманда» появились крупные модули:

1. Оценка эффективности: реализовали модуль, который позволяет устанавливать цели, отслеживать выполнение задач с возможностью анализа результатов. Визуализация продуктивности и отслеживание прогресса достижения целей осуществляются через панель управления.

2. Рекрутмент включает в себя запросы, вакансии и список кандидатов. Запросы на вакансии подаются в разделе «План найма», кроме требований в них указаны те, кто будет утверждать заявку на правильность заполнения (HR, рекрутер, руководитель отдела). Утвержденный запрос публикуется на выбранных сайтах.

3. Опросы: конструктор позволяет построить любые опросы, подходящие под уникальные HR-задачи компании. В нём можно настроить собственный справочник драйверов вовлеченности (вера в успех, волнение, возможность роста, здоровье и т. д.) и создать шаблоны опросов. Их можно делать анонимными, с обязательным комментарием, с необходимостью ответов на все вопросы.

4. Аналитика: реализовали учет статистики и наглядные дашборды для анализа отчетов – баланс отсутствий, задачи, запросы на отсутствия, история занятости, отработанные часы. Более 30 отчетов.

5. Заявки и процессы возможно осуществить в электронном формате без использования бумажных документов. Запросы от сотрудников автоматически поступают в уведомления HR-профиля. Можно легко настраивать маршруты согласования заявок, указывать ответственных, настраивать сроки исполнения и напоминания, изменять процессы для оптимизации работы сотрудников в любой момент.

6. В мобильном приложении полностью реализованы следующие функции: главная страница, профиль сотрудника, календарь и уведомления, разделы: задачи, активности, список сотрудников. Имеется возможность авторизации с помощью QR-кода, размещенного в шапке профиля на веб-версии. Функции, которые не реализованы в мобильном приложении, доступны через веб-просмотр (WebView).

Мобильное приложение реализовано на современном фреймворке Flutter, которое позволило разработать приложение сразу под Android и iOS. Приложение доступно на App Store и Google Play.

По запросу пользователей, мы также решили сделать гибкие настройки главного экрана под каждого пользователя с помощью панели виджетов. Делается это в том же окне, прямо поверх самой страницы, что сразу же позволяет увидеть результат настроек.

Портал функционально имеет разделение по ролям: для сотрудников и руководителей. В первом случае могут быть доступны любые опции, кроме блоков оценки и эффективности. У руководителя всегда под рукой многофункциональные дашборды, по которым можно оценить эффективность по подразделениям и общую. Сотрудник видит назначенные ему KPI, цели, оценку и встречи. В дополнительных настройках возможно реализовать гибкие доступы по ролям.

В последней версии продукта, мы реализовали следующий функционал:

1. Индивидуальный план развития с возможностью составить план по развитию сотрудника, внести в него цели, задачи, статьи из базы знаний, обучающие курсы и др.

2. Модуль «Есть идея» дает возможность сотрудникам оставлять идеи по развитию компании, голосовать за них, а руководство может реализовать топовые идеи.

3. Расширили оценку 360: добавили шаблоны вопросов (автоматическое создание должностного шаблона при выборе должности), ninebox matrix (сотрудники разбиты на категории по своим компетенциям и личным характеристикам).

4. Геймификация: благодарности, награды, корпоративная валюта и магазин.

5. В модуле рекрутинга разработали расширения браузера, которые позволяют добавлять кандидатов с job-порталов, с заполненными полями: персональные данные, контакты, опыт работы, резюме в PDF.

5. Подключили искусственный интеллект на базе GigaChat с виртуальным помощником. Ассистент умеет создавать описание вакансии, устанавливать задачи, создавать объявления.

Архитектура решения, интеграции

Разработка архитектуры решения

Для разработки платформы мы выбрали облачные сервисы Cloud.ru. «МояКоманда» была создана на базе PaaS-сервисов облачной платформы Advanced, сервис позволяет запустить в несколько кликов. Подключили Cloud Container Engine для работы в кластерах Kubernetes и RDS for PostgreSQL для управления базами данных.

На базе первого сервиса развернули три среды для разработки, тестирования ПО и его эксплуатации. Второй PaaS-сервис хранит все данные, которые важны для работы приложения. Дополнительно для размещения необходимых файлов подключили два хранилища: Elastic Volume Service и Object Storage Service.

Интеграции

Разработали готовые интеграции для «МояКоманда», которые дают возможность пользователям быстро начать обмениваться данными в следующих системах:

1. 1С:ЗУП,

2. Битрикс24,

3. Календарями Google и Яндекс,

4. HH.ru,

5. SuperJob

Кроме того, интеграции с другими системами с помощью Webhook и REST API, а также сквозной авторизации SSO (интеграция с AD FS).

3. Результаты сотрудничества

• Разработали продукт с нуля: от идеи до полноценно готового продукта за 1 год.
• Проект стал лауреатом премии «Цифровая пирамида – 2023»
• Разработали удобное и нативное мобильное приложение.
• На 2024 год более 100 компаний, от малого до крупного бизнеса, и 100 000 пользователей уже успешно используют платформу для подбора, развития и вовлечения специалистов.
• Создали отказоустойчивую систему, способную масштабироваться на миллионы пользователей, без дополнительных доработок.
• Реализовали серверную архитектуру решения, которая позволяет предоставлять доступы к платформе всего за 1 день.