Внедрение Битрикс24 для Legal Soft

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

«ЛегалСофт» предлагает лицензионное программное обеспечение через интернет-магазин. Компания обслуживает как физических, так и юридических лиц. Особенность «ЛегалСофт» — электронные ключи, которые отправляются клиентам на электронную почту.

Все процессы, от оформления заказа до завершения сделки, выполнялись вручную. Это приводило к задержкам в обработке заказов до 24 часов и увеличению времени ожидания ключей до нескольких часов. Внедрение Битрикс24 было направлено на сокращение этих сроков.

Аудит бизнес-процессов выявил проблемы с доставкой ключей клиентам. Также были обнаружены сложности с продлением лицензий и контролем сроков их действия. Это снижало лояльность клиентов и вело к потере заказов.

Потому требовалось решить такие задачи:

• Оптимизация процесса обработки заказов с использованием Битрикс24.
• Автоматизация процесса отправки лицензионных ключей от ПО для сокращения времени.
• Повышение скорости обработки сделок благодаря возможностям Битрикс24.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Процесс внедрения и особенности проекта

После обсуждения всех деталей команда «ЛегалСофт» определила конкретные шаги для достижения поставленных целей:

• Использование более наглядных форматов для хранения информации о клиентах и заказах.
• Сортировка заказов по типу ключей: постоянные (коробочная версия) и подписки (ограниченный срок).
• Внедрение автоматизированной системы для генерации уведомлений о продлении лицензий, минимизации участия менеджеров в обработке заказов и оптимизации сделок, что позволит интернет-магазину для физических лиц работать автономно. Участие сотрудников потребуется только в экстренных случаях, таких как проблемы с доставкой заказов или оплатой.
• Сведение взаимодействия с клиентами к автоворонке, начиная с создания заказа и заканчивая отправкой ключей и уведомлениями о завершении срока действия лицензии.
• Эффективное управление задачами с помощью надёжной системы, содержащей информацию обо всех задачах и проектах компании, включая исполнителей и сроки выполнения.
• Внедрение CRM для взаимодействия с клиентами, которая будет контролировать все каналы коммуникации с покупателями и автоматизировать продажи, снижая зависимость от человеческого фактора.
• Использование сквозной аналитики отделом маркетинга для оценки эффективности рекламы и отслеживания пути клиента до оформления заказа.
• Внедрение платёжной системы, например, bePaid, связанной с эквайрингом для отслеживания статуса оплаты и выставления счетов.

Битрикс24 соответствует всем требованиям бизнеса и выгодно отличается от других предложений на рынке, поэтому выбор был сделан в пользу этой системы. Внедрение осуществлялось силами самой компании с поддержкой профессиональных разработчиков.

Сложности во время внедрения

Во время внедрения возникли определённые сложности:

• проведение обучения в компании, обоснование необходимости изменений (не все сотрудники сразу восприняли их положительно) и мотивация сотрудников работать в новой системе (некоторые считали это дополнительной обязанностью);
• параллельная работа в старой и новой системах на начальном этапе;
• трудности с настройкой интеграции с 1С и другими системами для оптимизации процессов в отделе маркетинга и бухгалтерии.

3. Результаты сотрудничества

Несмотря на сложности на начальном этапе, внедрение Битрикс24 было успешно завершено.

В результате «ЛегалСофт» удалось:

• Настроить воронку продаж с автоматическим обновлением статуса заказа в CRM, что обеспечивает автоматический приём и обработку заказов.
• Оптимизировать процесс отправки ключей лицензионного ПО клиентам с автоматической проверкой оплаты и отправкой ключей на электронную почту покупателя.
• Улучшить визуальные и настроить цифровые воронки для карточек клиентов.
• Автоматизировать автоматическую рассылку уведомлений о необходимости продления лицензий.
• Добавить новые каналы в CRM, такие как Facebook, Instagram, ВКонтакте, для продвижения рекламы и обратной связи с клиентами.
• Запустить аналитику и использовать её в работе, что позволяет использовать инструменты ABC-анализа, отслеживать результативность рекламных акций, динамику стоимости привлечения клиентов и выбирать наиболее эффективные каналы для рекламы.
• Добиться автономной работы интернет-магазина для физических лиц, хотя платформа для юридических лиц пока работает в ручном режиме, что позволяет оценить преимущества использования Битрикс24.