Разработка модуля оптимизации работы с обходными листами бля компании Виталюр

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Проблема заключалась в том, что процесс увольнения сотрудников в ОДО «Виталюр» связан с подписанием обходных листов, что занимает много времени и создаёт неудобства для обеих сторон.

Цель оптимизации процесса — сокращение времени, затрачиваемого на подписание обходных листов, минимизация потерь документов и упрощение процесса для увольняющихся сотрудников.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Мы предложили разработать и внедрить электронный обходной лист, интегрировав его с системой 1С:Бухгалтерия и используя платформу Битрикс24. Основная цель этого решения — упростить процедуру выдачи и оформления обходного листа, а также автоматизировать процесс согласования для каждого сотрудника из списка.

Вот как работает система на практике:

• Когда сотрудник увольняется, отдел кадров оформляет соответствующий приказ и список (обычно увольняются сразу несколько человек). В этот список заносятся данные: Ф. И. О., должность, название структурного подразделения и дата увольнения.
• 1С:Бухгалтерия сохраняет эти данные и отправляет файл со списком (в формате XML) в систему Bitrix24. Через 60 минут после создания файла в папке Bitrix запускается бизнес-процесс.

Затем:

• Система определяет вид обходного листа для согласования в зависимости от должности увольняющегося сотрудника из списка.
• Bitrix24 формирует список сотрудников, которые должны подписать обходной лист, и добавляет их данные в бизнес-процесс.
• Бизнес-процессу присваивается название, соответствующее Ф. И. О. увольняющегося сотрудника из списка.
• Система отправляет уведомления сотрудникам из списка, которые должны согласовать обходной лист.
• Каждый сотрудник из списка, который должен подписать обходной лист, проверяет наличие задолженностей у увольняющегося сотрудника. Если задолженность есть, сотрудник указывает это в комментарии к бизнес-процессу и ждёт погашения задолженности увольняющимся сотрудником. Если задолженности нет, сотрудник просто согласовывает обходной лист увольняющегося сотрудника.
• Система проверяет, согласовали ли все сотрудники из списка обходной лист. Если все сотрудники прошли согласование, Bitrix отмечает бизнес-процесс как успешно завершённый. Если не все сотрудники согласовали обходной лист, система ожидает согласования обходного листа всеми сотрудниками из списка, которые должны согласовать обходной лист, после чего отмечает его как успешно заверенный.

3. Результаты сотрудничества

Разработанное и внедрённое решение помогло достичь следующих результатов:

• Сокращение времени на оформление обходных листов и исключение случаев увольнения с незаполненным или частично заполненным обходным листом, а также предотвращение присвоения имущества компании.
• Освобождение уходящего сотрудника от необходимости обращаться в бухгалтерию за уточнением списка материальных ценностей, подлежащих сдаче, и посещения отделов, не участвующих в подписании документа.
• Усиление контроля над процессом подписания обходного листа.