Делаем документооборот проще: переход на электронное подписание внутренних документов в «Логеме»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Для всех, кто использует в работе Битрикс24 есть отличное решение, которое мы настроили и протестировали у себя. Вас ждут: понятная дорожная карта, описание процесса и преимуществ подключения электронного документооборота. Почему это важно?

• В среднестатистической компании сотрудники тратят в 2 раза больше времени на создание, печать и подписание документов по сравнению с теми компаниями, кто уже внедрил КЭДО.
• В некоторых сферах ЭДО уже обязательно, с 2024-го полностью на него должны перейти бюджетные организации.
• На старте КЭДО требует затрат: оформление подписи, подключение к системе, обучение сотрудников. Но вложения окупятся — бизнес в России может сэкономить до 3,5 трлн рублей в год (бумага, картриджи, оборудование архивов, обработка документов, курьерские услуги и т. д.).
• Использование КЭДО помогает соблюдать требования законодательства и нормативных актов, регулирующих работу с документами. В 2021 году вступили в силу два закона, 377-ФЗ и 407-ФЗ, которые утвердили электронные документы в сфере кадровых дел как равноправные бумажным.

На момент написания статьи КЭДО успешно применяется в компании более двух месяцев.

ПОЧЕМУ МЫ РЕШИЛИ ВНЕДРИТЬ КЭДО

У «Логемы» 60+ сотрудников — отделу кадров всегда есть, чем заняться. Но четких критериев по переходу на КЭДО в нашей компании не было. Казалось, что нет никакой необходимости переходить на электронное подписание кадровых документов, ведь непонятно, сколько времени занимают процессы формирования, рассылки и контроля.

Меня зовут Екатерина Никульшина, я работаю в «Логеме». В статье расскажу о том, как с помощью КЭДО можно упростить работу отдела кадров и автоматизировать процессы, связанные с подписанием документов в два счета.

Конечной целью стала идея сократить рутинную работу отдела кадров — в несколько кликов стало возможно сформировать документ по шаблону, отправить на проверку и подпись адресатам. Чтобы значительно сократить время на создание и отправку документов, а также усилить контроль за их подписанием, было решено воспользоваться связкой «КЭДО+Госключ».

В компании из 60+ сотрудников документооборот может доходить до нескольких сотен файлов ежемесячно. С точки зрения руководителя этот процесс и вовсе хаотичен: на подпись постоянно приходят бумаги из отдела кадров или напрямую от сотрудников. КЭДО облегчает жизнь компании — это оптимизация документооборота и сокращение времени на согласование. Например, подписание кадровых документов с сотрудниками теперь занимает 15-20 минут.

Как было до: до внедрения КЭДО сотрудникам отдела кадров нужно было распечатать бумажные документы, отправить их на подпись руководителю, перепроверить и переслать работнику по почте, вручную контролируя процесс подписания. Некоторые документы удаленные работники должны были отправить Почтой России или курьером обратно. Весь процесс мог занимать от нескольких дней до недели и это не считая ситуаций с ошибками в шаблонах документов или личных данных сотрудников, за актуальностью которых тоже нужно было следить.

Форс-мажор никто не отменял. А временные и материальные затраты (бумага, деньги за отправление корреспонденции) оценить в совокупности сложно. При этом не получится использовать обычную электронную почту, даже если у всех заинтересованных сторон оформлена цифровая подпись:

• нужно не просто доставить документ сотруднику, но и дать получателю возможность автоматически его обработать, т.е. отразить документ в учетной системе;
• необходима формализация документа — верный шаблон, читаемый формат;
• при обмене документами через электронную почту нет возможности проверить достоверность цифровой подписи, которой подписан документ;
• высока вероятность просто потерять письмо и вовремя не принять поступившие документы.

Проблема кроется в деталях: как только начинает расти количество документов, которые надо согласовывать и подписывать (объем документооборота) и количество участников в этом процессе — растет количество ошибок, которые могут возникать по разным причинам. Плюс затраты времени: раньше процесс работы с документом мог занимать несколько дней, сейчас тратим 1-3 часа. Автоматизация стала логичным шагом; у нас большой опыт работы в этом направлении, мы не могли не попробовать КЭДО.

Екатерина Никульшина

интегратор и аналитик Битрикс24, компания «Логема»

На внедрение КЭДО меня натолкнуло одно из исследований. Консалтинговая компания Siemens Business Services опубликовала данные по продуктивности электронного документооборота в сравнении с бумажным:

– 60% распечатываемых документов оказывались в мусорной корзине к концу рабочего дня;

– 90% документов большую часть времени находятся в процессе передачи от одного сотрудника другому и из одного отдела в другой;

– до 20 раз в среднем копируется каждый внутренний документ – доработки, утеря, порча бумаги и еще множество причин, по которым один документ перепечатывают множество раз;

– 60% распечатываемых копий документов теряют актуальность в течение рабочей недели.

Получается, что с введением КЭДО мы могли сократить процесс «пути» документа — до передачи в общую базу или в руки коллеге — до нескольких кликов. Кроме того, можно было бы быстрее вносить правки и редактировать документы, поддерживать их в актуальном состоянии и минимизировать риск утери.

Сергей Горелов

генеральный директор, компания «Логема»

По сути, вы не можете строить и развивать компанию целостно, если не готовы вкладываться в ее инфраструктуру. Можно заявлять, что вы внедряете современные ИТ-решения, но если сами не стремитесь максимально использовать технологические возможности — не держите руку на пульсе. Подключение КЭДО в компании — это курс на то, чтобы высвободить ресурс HR в пользу более важных задач, повысить общую операционную эффективность бизнеса.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ

«Логема» уже работала в едином пространстве Битрикс24, так что нам не нужно было регистрировать всех в отдельном сервисе для документов. Сотрудники работали над задачами и легко могли получать документ на подпись прямо внутри CRM. Это важный нюанс — никаких дополнительных оплат за электронную подпись не нужно! Связка с мобильным приложением Госключ от Минцифры РФ позволяет бесплатно получить сертификат усиленной электронной подписи.

• Важно: подать заявку можно через процесс подписания документа на портале Битрикс24.
• Результат рассмотрения заявки поступит на указанную почту в течение 7 рабочих дней, после чего можно перейти к получению API-ключа на Госуслугах.
• Оформление доверенности может инициировать только руководитель компании, а получить API-ключ — тот, на кого она выдана. После оформления доверенности, пользователя, который будет получать API-ключ, необходимо добавить на технологический портал на Госуслугах.
• Представитель компании, на которого выдана доверенность, обязательно должен получить API-ключ на Госуслугах для организаций. И только после этого, API-ключ может быть добавлен в ваш Битрикс24.

КАК ВСЕ РАБОТАЕТ

Сотрудники кадровой службы создают разнообразные кадровые документы, которые касаются приема на работу, кадровых переводов, увольнения, дополнительных соглашений, приказов и заявлений. Нам требовалось обеспечить возможность подписания печатных форм этих документов с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) как со стороны организации, так и со стороны работника.

Для начала согласования, необходимо нажать на кнопку «подписать» и получить форму для заполнения. Сам файл документа можно перетянуть с рабочего стола или воспользоваться блоком «недавние документы».

Код документа необходимо выбрать в выпадающем списке, а название — заполняет сам пользователь.

Следующий этап — выбор компании и ответственных за согласование и подписание документа. В провайдере подписи необходимо выбрать способ подписания.

Вы контролируете весь процесс: кто будет подписывать документ от лица компании, кто будет согласовать простановку подписей и заполнение данных.

Например, в редакторе документов, можно заполнить необходимые поля.

Перед отправкой на согласование и подпись вы можете проверить все поля на корректность заполнения.

После чего сформированный документ может быть отправлен на подпись.

Битрикс24 позволяет организовать весь процесс пошагово.

После отправки документа на согласование вы получаете карточку по этому документу, с которой можете продолжить работу.

Кроме того, согласование ответственных можно провести через чат — удобные уведомления не позволят пропустить или потерять документ.

Здесь же есть возможность отменить согласование в любой момент.

3. Результаты сотрудничества

ЧТО МЫ ПОЛУЧИЛИ ОТ ВНЕДРЕНИЯ

Очевидное преимущество — полный контроль над статусом документов. Сотрудник отдела кадров, который инициировал процесс отправки документа на подпись, видит, на каком этапе находится подписание. Этапы взаимодействия выглядят просто:

• Отправка документа в Битрикс24 и заполнение данных;
• Подписание от имени организации;
• Приглашение сотрудника к подписанию;
• Ожидание подписания документа сотрудником;
• Скачивание подписанного документа и сохранение в файловом хранилище.

При этом, документы в безопасности, и в любое время доступны в системе Битрикс24: их удобно искать и скачивать с любого устройства всем заинтересованным сторонам. Мы тестировали КЭДО на кадровых документах по приему на работу, а затем расширили на другие процессы и типы документов — заявления и заявки сотрудников, документы, связанные с обработкой персональных данных и т.п. Начинать перевод компании на КЭДО можно постепенно, в зависимости от приоритетов бизнеса и загруженности кадрового отдела. Например, вы можете начать с оцифровки приказов или распоряжений, а затем перейти к другим типам документов.

По итогам внедрения можно сказать, что нам удалось:

• Исключить человеческий фактор при формировании и отправке документов.
• Полностью контролировать статусы подписания документов со стороны работодателя и работников.
• Добиться значительной экономии времени кадровой службы компании и руководящего состава.
• Упростить подписание документов работниками.
• Обеспечить прозрачность и безопасность документооборота благодаря использованию ЭЦП.

Сергей Горелов

генеральный директор, компания «Логема»

Подписывать трудовой договор и прочие документы с удаленными сотрудниками без КЭДО — то еще приключение. Наконец, в Битрикс24 появилась возможность решать эти задачи. Да, пока всё не идеально: явно не хватает интеграции с бизнес-процессами, однако прикладную задачу решать уже можно. Мы испытали механизм на себе и включили эту процедуру в процесс трудоустройства новых сотрудников.

Теперь мгновенно подписываем документы в Битрикс24 и не ждем, пока оригиналы документов доедут до сотрудника, а потом вернутся к нам. КЭДО обеспечивает сохранность документов без использования места для хранения распечатанных и подписанных документов, и предотвращая их потерю или повреждение. КЭДО — это вопрос удобства, автоматизации и экономии. В Битрикс24 нет постоянных дополнительных трат. Так, наша компания из 60 сотрудников за два месяца уже сэкономила 200 000 ₽, а за год эта сумма может вырасти до 1 200 000 рублей на КЭДО, эти средства пойдут на развитие и масштабирование бизнеса.