Корпоративный портал для крупной промысловой компании

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Предыстория

В течение нескольких лет компания инвестирует в программу цифровой трансформации производства. Она включает в себя внедрение информационных технологий, автоматизацию рабочих процессов, разработку цифровых продуктов.

Выгоды от внедрения проекта

Корпоративный портал с цифровыми HR-сервисами стал одним из этапов программы цифровой трансформации производства. Его внедрение позволит сократить временные и ресурсные затраты на управление кадровыми процессами, улучшить коммуникацию между сотрудниками и управленческим составом, автоматизировать процессы рекрутинга, обучения и оценки персонала, а также повысить уровень удовлетворенности и мотивации сотрудников.

Предпосылке проекта

Промысловая компания решила разработать собственный корпоративный портал, чтобы оптимизировать свои бизнес-процессы. Вариантов было два: использовать импортное решение или отечественную платформу Битрикс24. В компании уже была установлена коробочная версия Битрикс24, поэтому было принято решение доработать его под требования и интегрировать с системами 1С. По итогам проекта сотрудники должны были получить удобный современный сервис. С этой задачей компания обратилась к веб-интегратору «Факт».

Цели

• Создание единого информационного пространства для сотрудников, которое обеспечит им доступ к актуальным сведениям о компании, внутренним сервисам и политикам.
• Формирование HR-бренда внутри компании.
• Развитие и упорядочение внутренних коммуникаций.

Задачи

• Повысить производительность за счёт удобного поиска корпоративной информации.
• Систематизировать базовые знания о компании за счёт реализации соответствующих разделов на портале.
• Снизить ассортимент ПО, используемого для корпоративной коммуникации вследствие создания «единого окна» для предоставления HR-услуг.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Описание проекта

Команда «Факт» подробно изучила потребности компании и реализовали ряд решений для организации корпоративного портала на базе платформы Битрикс24. HR-портал был создан в уникальном корпоративном стиле, выполнены доработки под требования компании, вся платформа имеет продуманную и удобную навигацию.

Главная страница портала аккумулирует основные блоки и меню. Центральное место занимает новостная лента, справа расположены статичные виджеты, где отражаются цифры по выполнению плана работ всей компании для мотивации команды, персональные задачи, цели, события пользователя, дни рождения и рейтинг благодарностей. В этом блоке частичная информация автоматически передается из систем 1С:ДО и 1С:ЗУП, с которыми интегрирован портал.

Этот блок виджетов позволяет сотруднику компании быть вовлеченным в бизнес-процессы, коммуникацию с коллегами. Кроме того, на портале есть возможности целенаправленного перехода на корпоративный сайт, в модальные окна service desk и «горячей линии» по различным вопросам. Таким образом любой сотрудник может оперативно получить помощь и ответ на любой вопрос. Эти сервисы помогают укреплять HR-бренд среди персонала, делая рабочую коммуникацию комфортнее, быстрее и результативнее.

«Живая» лента содержит такие категории, как новости, поздравления, кадровые изменения, опросы, мероприятия. Каждый раздел имеет интерфейс и инструменты как принято в стандартных социальных сетях: возможность ставить отметки «нравится», оставлять комментарии, получать уведомления об ответах на комментарии и новых публикациях. Это удобно и понятно с точки зрения дружелюбности портала, пользователю не надо привыкать к новому функционалу, всё кажется привычным и простым.

Для обеспечения комфортной адаптации новых сотрудников предусмотрен специально выделенный блок, который предназначен для новичков. Внутри располагается видео о компании, справочник нового сотрудника, раздел с информацией о Welcome Training с возможностью скачать документацию.

Каждый пользователь имеет доступ к более чем 20 услугам через статичное меню с основными HR-сервисами и информационными блоками.

Разделы HR-портала: основная информация и события

Раздел «О компании» содержит статичную информацию : миссия, ценности, перечень продукции, оргструктура, вакансии компании. Кроме того, в блоке есть специальная разработка от команды «Факт» — поиск сотрудников по карте помещений с помощью фильтра планов этажей. Так как компания имеет два офиса во одном городе и 31 судно флота, то этот инструмент повышает удобство коммуникации между сотрудниками. Флот также вынесен в отдельный блок, в нем указаны названия судов, командный состав — вся информация передается из системы Active Directory, которая интегрирована с порталом.

В разделе «Сервисы» включены инструменты, которые позволяют оперативно вносить изменения в кадровую информацию, заказывать и просматривать бухгалтерскую документацию. Блок интегрирован с системами 1С:ЗУП и 1С:ДО и включает следующие услуги:

• Внесение изменений в личные данные
• Заказ справки 2-НДФЛ
• Реестр расчетных листков

В разделе «Обучение» находятся информация о внешних площадках, где можно пройти обучение, оставив заявку через специальную форму, которая автоматически передается в HR-отдел.

В разделе «Мероприятия» отражаются предстоящие события, которые пользователь может не только просмотреть, но и добавить в свой календарь, записаться на участие именно в этом мероприятии, получать оперативную информацию: дату, время, карту с местоположением, подробности, итоговый фотоотчет, доступ в общий чат по событию. Организатор может формировать файл с участниками событиями, автоматически делать им рассылку, что в несколько раз оптимизирует время на подготовку к мероприятию.

Забота о сотрудниках в каждом сервисе

Для раздела «Здоровье и спорт» были выполнены доработки под потребности, так как компания уделяет значительное внимание здоровью своих сотрудников. Для всего персонала действует обширная программа ДМС, которая включает различные направления. Однако у пользователей возникало много вопросов по этой программе и HR-отдел был перегружен работой с ответами. Для того чтобы упростить процесс получения информации, были созданы отдельные блоки с наиболее часто задаваемыми вопросами по разным темам. Теперь сотрудникам гораздо проще найти ответы, а HR-отдел может более качественно предоставить поддержку в сложных случаях.

В этом же разделе, был создан сервис Антистресс с техниками расслабления и перезагрузки. С целью обеспечения психологического комфорта для своих сотрудников компания предоставляет бесплатные консультации с психологом. Для их организации был создан сервис по работе со специалистами, которым можно отправить вопрос, получить ответ и сохранить всю переписку. Прямо через портал сотрудники могут записаться на различные спортивные занятия, группы и направления. Здесь можно просто оставить заявку в выбранную секцию: бассейн, тренажерный зал и тд. Для организатора спортивных мероприятий также представлен удобный функционал, который позволяет выгрузить список участников группы, их контактные данные и комментарии.

Через сервис «Вопросы и ответы» сотрудники могут получать ответы на часто задаваемые вопросы, их поиск ускоряет ранжирование по темам. Кроме того, в этом разделе создан сервис Мои вопросы, где есть возможность подать заявку на консультацию со специалистом компании по интересующим вопросам.

Проект проходил в несколько стандартных этапов: обследование, разработка, промышленная эксплуатация и занял период с сентября 2022 года по июнь 2023.

Выполненные интеграции:

• «1С:Документооборот (1С:ДО)» для выгрузки нормативных документов в Базу знаний Корпоративного портала и настройке поиска по документам.
• «1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП)» для блока получения персональной информации сотрудников, выгрузки данных для HR-сервисов и отправки заявок с Корпоративного портала в систему 1С.
• Active Directory для выгрузки оргсхемы, командного состава флота и настройки бесшовной авторизации пользователей домена на Корпоративном портале.

3. Результаты сотрудничества

• Компания получила единое информационное пространство для сотрудников, которое обеспечивает доступ к актуальным сведениям о компании, внутренним сервисам и политикам
• В ходе проекта команда «Факт» сделала полный редизайн корпоративного портала и дополнительные доработки по функционалу
• В результате проекта внутренние коммуникации стали более организованы и структурированы