CRM и складской учет для волгоградского торгового предприятия «ТахографТракСервис»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания работает с 2011 года, занимает заметное положение на рынке специализированной грузовой техники Волгограда, однако до недавнего времени отдел продаж не имел системы учета и инструментов для работы с клиентской базой. В работе менеджеры использовали Excel и другие приложения из Microsoft Office.

С ростом клиентской базы отсутствие системы учета начало приводить к проблемам: например, разные менеджеры отдела продаж могли продать один и тот же товар, существующий на складе в единственном экземпляре, двум клиентам. Как следствие, приходилось тратить дополнительное время на поиск уже проданного товара и его доставку на склад компании.

Необходимо было внедрить для сотрудников отдела продаж систему, которая бы предлагала функционал базового рабочего места сотрудника: CRM, складской учет, история взаимодействия с клиентом в рамках сделки. Руководство компании уже было поверхностно знакомо с Битрикс24 и понимало, что это тот программный продукт, который решит их задачи. В качестве интегратора была выбрана компания ООО «Логема», поскольку наши компетенции соответствовали требованиям. Также мы территориально находимся в одном городе — Волгограде, что было важно для клиента с точки зрения возможности оперативного решения вопросов и технической поддержки.

По результату переговоров был разработан список задач:

• внедрить CRM для отдела продаж (4 рабочих места);
• организовать отслеживание наличия и перемещения товаров на складе;
• предоставить менеджеру по продажам возможность резервировать товар на складе;
• структурировать список пользователей по отделам.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

В рамках внедрения и настройки Битрикс24 наша команда реализовала следующие задачи:

• создана иерархия отделов в соответствии с внутренней структурой компании;
• пользователи зарегистрированы в системе, им назначены индивидуальные права доступа, обеспечивающие необходимые уровни конфиденциальности и контроля;
• оптимизировано рабочее пространство менеджера по продажам с использованием специализированных инструментов CRM: фильтров, триггеров и автоматизированных агентов (роботов). Рабочее место включает воронку продаж и карточки сделки, контакта и компании.

Для упрощения рабочего процесса с помощью роботов и триггеров Битрикс24 была реализована автоматизация. Роботы выполняют такие задачи, как отправка писем, создание документов, формирование счетов и платежных ссылок. Это способствует более эффективному продвижению сделок через воронку продаж и снижает количество рутинной работы.

Роботы рассылают уведомления и напоминания на каждом этапе сделки, помогая сотрудникам оставаться в курсе и продвигать работу вперед.

Для отображения информации используется канбан-доска в соответствии с пожеланием клиента.

Внедрен складской учет с использованием типовой облачной системы Битрикс24, заведены товары, выполнены настройки для стандартных операций – приход, реализация, перемещение между складами, списание.

Также реализована возможность резервирования товара, подбор методов расчета себестоимости, согласование срочности поставки.

Для помощи в обучении сотрудников работе с новой системой была предоставлена видео-инструкция по складскому учету, а также ссылки на текстовую документацию.

3. Результаты сотрудничества

В результате внедрения Битрикс24 у менеджеров по продажам появилась возможность вести учет товаров. Улучшилось взаимодействие внутри отдела, возможность резервирования избавила от ситуации с двойными продажами одной и той же позиции.

Менеджерам стало проще работать с клиентами благодаря хранению всей необходимой информации в карточке.

Галанов Илья

управляющий СТО, компания «ТахографТракСервис»

Идея внедрить CRM в работу отдела продаж фур и прицепов появилась давно: хотелось больше системности и контроля всех этапов сделки. Кроме того, привычный Excel не позволял автоматически актуализировать информацию о складских остатках. А в нашей работе – это риск продать один и тот же товар дважды.

Среди отечественных ПО Битрикс24 показался надежным и простым в использовании. Внедрение доверили Волгоградской компании «Логема»: с ребятами быстро нашли общий язык и понимание результата, плюс нас подкупила готовность помочь с внедрением CRM за короткий срок. Сотрудники «Логемы» провели интервью с потенциальными пользователями Битрикс24, описали процессы продаж как есть, учли специфику нашего бизнеса. Далее были произведены необходимые настройки в Битрикс24: роли и доступы сотрудников, стадии сделок, алерты для отдела продаж, отслеживание перемещения товаров.